In dit reglement wordt verstaan onder:
en/of deelnemer van) Masters in Vitaliteit;
in dienst is of als professional actief is);
coördineert de verdere afhandeling;
Masters in Vitaliteit draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen.
De behandeling van de klacht geschiedt door een medewerker die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Indien nodig gewenst kan een klacht over een bedrijfsarts voorgelegd worden aan de onafhankelijke klachtencommissie waarbij wij aangesloten zijn. De klachtenfunctionaris voorziet u desgewenst over de contactgegevens van deze instantie.
a. waarover al eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is behandeld, anders dan onder toepassing van artikel 6, eerste en tweede lid;
b. die langer dan één jaar vóór indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie is dan wel
onderworpen is geweest;
d. zolang inzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een
vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en inzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is;
Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht evenals de daarbij door de respondent meegezonden stukken toegezonden.
Masters in Vitaliteit draagt zorg voor registratie van de bij haar ingediende klachten.
Onder een klacht wordt verstaan iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door (een medewerker van) Masters in Vitaliteit. Wanneer twijfel bestaat over de bedoeling van een uiting wordt navraag gedaan bij de respondent.
Masters in Vitaliteit streeft naar een laagdrempelige, heldere procedure. Deze procedure geldt zowel voor schriftelijke als voor mondelinge klachten. Als dat nodig is wordt een mondelinge klacht door Masters in Vitaliteit in overleg met de respondent op schrift gesteld.
Omdat de klachtenprocedure goed bekend zal worden gemaakt bij alle deelnemers en medewerkers, en alle klachten onder die procedure zullen vallen, zullen alle als zodanig gekwalificeerde klachten volgens de formele procedure worden afgedaan.
Indien de klacht niet kennelijk ongegrond is en de respondent niet heeft verklaard af te willen zien van de mogelijkheid gehoord te worden zal op enigerlei wijze gelegenheid tot horen gegeven dienen te worden. Het horen gebeurt op initiatief van Masters in Vitaliteit. Dat initiatief kan gericht zijn op (snel en informeel) telefonisch horen.
Ondanks de afhandelingstermijn van 6 weken zoals wettelijk voorgeschreven, met een verdagingmogelijkheid tot 10 weken, die in het reglement wordt gehandhaafd, is het streven van Masters in Vitaliteit gericht op het behalen van een zo kort mogelijke afhandelingstermijn voor alle klachten.
Schriftelijk afgehandelde klachten vereisen een gemotiveerde kennisgeving van de bevindingen en de bijbehorende conclusies. Daartoe bevat de beslissing op de klacht: een weergave van de klacht; een weergave van de feiten die aan de beslissing ten grondslag liggen; een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht en een oordeel over de klacht. In het algemeen zal de klachtenbehandeling moeten eindigen met het oordeel gegrond of ongegrond.