Een loonsanctie van het UWV is een van de duurste verrassingen die je als werkgever kunt tegenkomen. Wanneer het UWV bij de WIA-aanvraag oordeelt dat je onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie, moet je als werkgever tot een jaar langer het loon doorbetalen. Dat betekent een derde jaar loondoorbetaling bij ziekte, bovenop de twee jaar waartoe je al verplicht bent. In de praktijk zien we dat veel werkgevers zich niet bewust tekortschieten, maar simpelweg onvoldoende op de hoogte zijn van wat de Wet Verbetering Poortwachter precies van hen verwacht. In dit artikel bespreken we de vijf meest voorkomende redenen waarom werkgevers een loonsanctie krijgen en laten we zien hoe je dat structureel voorkomt.

Wat kost een loonsanctie werkgevers écht?

De financiële impact van een loonsanctie wordt vaak onderschat. Gemiddeld kost een verzuimdag zo’n 300 euro. Bij een loonsanctie van maximaal 52 weken praat je al snel over tienduizenden euro’s aan extra loonkosten, werkgeverslasten en vervangingskosten. Maar de schade gaat verder dan alleen geld: een loonsanctie van het UWV verstoort de bedrijfsvoering, belast HR-afdelingen en kan de relatie met de zieke medewerker onder druk zetten.

Het UWV beoordeelt bij de poortwachtertoets of je als werkgever voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Die toets vindt plaats rond de WIA-aanvraag, na 104 weken ziekte. Voldoe je niet aan de re-integratieverplichtingen als werkgever? Dan volgt een loonsanctie voor de werkgever. Het goede nieuws: met de juiste verzuimbegeleiding en een proactieve aanpak is een loonsanctie volledig te voorkomen.

1: Onvoldoende re-integratie-inspanningen

De meest voorkomende reden voor een loonsanctie is dat het UWV oordeelt dat je als werkgever te weinig hebt gedaan om de medewerker terug te laten keren naar werk. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat je actief werkt aan re-integratie, zowel binnen je eigen organisatie (eerste spoor) als eventueel bij een andere werkgever (tweede spoor). Het UWV verwacht dat je alle redelijke mogelijkheden hebt onderzocht en benut.

In de praktijk gaat het vaak mis doordat werkgevers te afwachtend zijn. Ze wachten op initiatief van de medewerker of vertrouwen erop dat het vanzelf goed komt. Maar de wet legt de regie nadrukkelijk bij de werkgever. Denk aan het aanbieden van aangepast werk, het aanpassen van taken of werktijden, en het actief zoeken naar passende functies binnen de organisatie. Documenteer elke stap die je zet, want bij de poortwachtertoets moet je kunnen aantonen wat je hebt gedaan.

Belangrijk om te weten: ook wanneer een medewerker niet meewerkt aan re-integratie, blijf je als werkgever verantwoordelijk. Je moet aantoonbaar actie ondernemen, bijvoorbeeld door de medewerker schriftelijk aan te spreken of een loonsanctie op te leggen aan de medewerker zelf. Niets doen is geen optie.

2: Gebrekkig re-integratieverslag

Bij de WIA-aanvraag lever je als werkgever een re-integratieverslag in bij het UWV. Dit verslag bevat alle documenten die laten zien wat er gedurende twee jaar ziekte is gedaan: de probleemanalyse van de bedrijfsarts, het Plan van Aanpak, de bijstellingen, de eerstejaarsevaluatie en de eindevaluatie. Ontbreken er documenten of zijn ze onvolledig? Dan is dat op zichzelf al reden voor een loonsanctie.

Veel werkgevers onderschatten het belang van een compleet en actueel dossier. Een Plan van Aanpak dat niet tijdig is opgesteld, evaluaties die ontbreken of een probleemanalyse die niet is bijgesteld na veranderde omstandigheden: het zijn allemaal valkuilen. Het UWV beoordeelt niet alleen of je de juiste stappen hebt gezet, maar ook of je die stappen hebt vastgelegd.

Zorg er daarom voor dat je vanaf dag één een gestructureerd dossier bijhoudt. Een casemanager kan hierbij een grote rol spelen door de voortgang te bewaken en ervoor te zorgen dat alle documenten op tijd worden opgesteld en bijgewerkt. Zo voorkom je dat je bij de poortwachtertoets voor verrassingen komt te staan.

3: Te laat inschakelen van de bedrijfsarts

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat de bedrijfsarts uiterlijk in de zesde week van het verzuim een probleemanalyse opstelt. In deze analyse beoordeelt de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden voor werkhervatting en het verwachte herstel. Op basis van deze probleemanalyse stel je samen met de medewerker het Plan van Aanpak op.

Wanneer je de bedrijfsarts te laat inschakelt, loop je direct achter op het wettelijke schema. Het Plan van Aanpak moet uiterlijk in week acht klaarliggen. Zonder tijdige probleemanalyse is dat onmogelijk. Het UWV ziet dit als een teken dat je de re-integratie niet serieus genoeg hebt opgepakt, en dat kan leiden tot een loonsanctie.

Maar het gaat niet alleen om de eerste zes weken. Ook gedurende het verdere verzuimtraject moet de bedrijfsarts regelmatig betrokken blijven. Bij veranderingen in de gezondheidssituatie of bij stagnatie van de re-integratie is een nieuw consult nodig. Wacht niet tot problemen zich opstapelen, maar plan proactief spreekuren in zodat je altijd actueel advies hebt.

4: Geen of te laat tweede spoor gestart

Als terugkeer naar de eigen organisatie niet mogelijk blijkt, ben je als werkgever verplicht om re-integratie bij een andere werkgever te onderzoeken. Dit noemen we het tweede spoor. Het UWV verwacht dat je hier tijdig mee start, in de regel uiterlijk na het eerste ziektejaar, tenzij er goede redenen zijn om dat later te doen.

In de praktijk stellen werkgevers het tweede spoor vaak te lang uit. Soms uit hoop dat de medewerker alsnog intern kan terugkeren, soms omdat het als een grote stap voelt. Maar uitstel is riskant. Het UWV beoordeelt achteraf of je op het juiste moment de afweging hebt gemaakt en of je voldoende hebt ondernomen. Een arbeidsdeskundig onderzoek kan helpen om objectief vast te stellen of het eerste spoor nog realistisch is of dat het tweede spoor nodig is.

Start het tweede spoor op tijd en schakel een gespecialiseerd re-integratiebureau in. Documenteer waarom je op dat moment voor het tweede spoor kiest en welke stappen je onderneemt. Zo toon je bij de poortwachtertoets aan dat je als werkgever alle mogelijkheden hebt benut om de medewerker weer aan het werk te helpen.

5: Onvoldoende regie op het verzuimproces

De rode draad bij veel loonsancties is een gebrek aan regie. Werkgevers die het verzuimproces niet actief sturen, lopen het risico dat termijnen worden gemist, evaluaties achterblijven en de re-integratie stagneert. De Wet Verbetering Poortwachter legt de verantwoordelijkheid voor het proces nadrukkelijk bij de werkgever, niet bij de medewerker of de bedrijfsarts.

Regie voeren betekent dat je als werkgever of leidinggevende regelmatig contact houdt met de zieke medewerker, de voortgang bespreekt en bijstuurt waar nodig. Het betekent ook dat je de adviezen van de bedrijfsarts opvolgt en dat je een casemanager inzet die het overzicht bewaart. Wij zien in de praktijk dat de leidinggevende de grootste voorspeller is van verzuim. Een leidinggevende die betrokken is en het gesprek aangaat, maakt een groot verschil in het re-integratietraject.

Zonder duidelijke regie ontstaan er gaten in het dossier en in het proces. Het UWV ziet dit als een teken dat de werkgever zijn re-integratieverplichtingen niet serieus neemt. Investeer daarom in goede verzuimbegeleiding en zorg dat iemand binnen de organisatie of extern het proces bewaakt.

Zo voorkom je een loonsanctie structureel

Een loonsanctie voorkomen begint niet bij de WIA-aanvraag, maar op de eerste verzuimdag. Door vanaf het begin een helder proces te volgen, de juiste professionals in te schakelen en het dossier op orde te houden, verklein je het risico op een loonsanctie aanzienlijk. Hieronder de belangrijkste actiepunten:

• Schakel de bedrijfsarts tijdig in, uiterlijk in week zes, en plan gedurende het hele traject regelmatige consulten.
• Stel het Plan van Aanpak op binnen acht weken en evalueer dit minimaal elke zes weken.
• Wijs een casemanager aan die het volledige verzuimproces coördineert en bewaakt.
• Start tijdig met het tweede spoor wanneer terugkeer naar de eigen organisatie niet haalbaar is.
• Houd een compleet re-integratieverslag bij met alle verplichte documenten.
• Train leidinggevenden in het voeren van verzuimgesprekken en het nemen van regie.

Door deze stappen structureel in te bedden in je organisatie, voldoe je niet alleen aan de Wet Verbetering Poortwachter, maar bevorder je ook een snellere terugkeer naar werk en lagere verzuimkosten. Preventie en een proactieve aanpak zijn altijd goedkoper dan een loonsanctie achteraf.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het voorkomen van een loonsanctie

Als gecertificeerde arbodienst ondersteunen wij werkgevers bij elke stap van het verzuimproces. Ons team van bedrijfsartsen, casemanagers en arboverpleegkundigen zorgt ervoor dat je altijd voldoet aan de re-integratieverplichtingen en dat je dossier op orde is bij de poortwachtertoets. Dit is wat wij concreet voor je doen:

• Vaste casemanager die het verzuimproces vanaf week één coördineert en alle termijnen bewaakt.
• Tijdige inzet van de bedrijfsarts voor probleemanalyses, spreekuren en bijstellingen gedurende het hele traject.
• Compleet dossierbeheer via ons webportaal, zodat je re-integratieverslag altijd actueel en volledig is.
• Ondersteuning van leidinggevenden bij het voeren van regie, verzuimgesprekken en gedragsbeïnvloeding.
• Advies over eerste en tweede spoor, inclusief arbeidsdeskundig onderzoek wanneer dat nodig is.

Wij weten dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Daarom werken onze casemanagers op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie. Zo pakken we verzuim bij de kern aan en voorkomen we dat je als werkgever voor verrassingen komt te staan bij het UWV. Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding voor meer informatie. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.