Een arbodienst wisselen is een stap die je niet lichtvaardig neemt. Toch merken veel organisaties dat hun huidige arbodienst niet meer aansluit bij wat ze nodig hebben. Misschien stagneert het verzuimpercentage, voelt de samenwerking stroef of mist er aandacht voor preventie. Voordat je de overstap maakt naar een nieuwe arbodienst, is het verstandig om jezelf en potentiële partners een aantal gerichte vragen te stellen. In dit artikel zetten we zes vragen op een rij die je helpen om een weloverwogen keuze te maken bij het overstappen van arbodienst.

Wanneer is het tijd om van arbodienst te wisselen?

Niet elke onvrede rechtvaardigt direct een overstap. Soms is een goed gesprek met je huidige arbodienst voldoende om de samenwerking te verbeteren. Maar er zijn signalen die erop wijzen dat het tijd is om serieus te kijken naar een andere partij. Denk aan situaties waarin je verzuimcijfers structureel hoog blijven, je geen vaste contactpersonen hebt, of je het gevoel hebt dat de dienstverlening reactief in plaats van proactief is.

Andere veelvoorkomende redenen om van arbodienst te wisselen zijn: onduidelijke communicatie over de voortgang van verzuimdossiers, het ontbreken van concrete adviezen voor leidinggevenden, of een aanpak die puur medisch is terwijl veel verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Als je merkt dat je arbodienst meer een administratieve afhandeling biedt dan echte begeleiding, is dat een helder signaal om te gaan vergelijken.

1: Past de aanpak bij onze verzuimoorzaken?

De eerste en misschien wel belangrijkste vraag bij het kiezen van een arbodienst is of hun werkwijze aansluit bij de verzuimoorzaken binnen jouw organisatie. Onderzoek laat zien dat ongeveer 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Denk aan werkdruk, conflicten op de werkvloer, privéproblemen of een mismatch tussen medewerker en functie. Een arbodienst die alleen naar het medische plaatje kijkt, mist dan een groot deel van het verhaal.

Vraag potentiële arbodiensten hoe zij omgaan met verzuim dat voortkomt uit een combinatie van factoren. Kijken zij naar vier domeinen, namelijk gezondheid, werk, privé en persoon? Hebben zij ervaring met gedragsbeïnvloeding? Het verschil tussen ziek zijn en arbeidsongeschikt zijn zit vaak in gedrag, en een goede arbodienst begrijpt dat.

Deze vraag is vooral relevant voor organisaties met een divers personeelsbestand of met functies die veel mentale belasting kennen. Hoe breder de blik van de arbodienst, hoe effectiever de verzuimbegeleiding.

2: Hoe ziet de dagelijkse samenwerking eruit?

Een arbodienst kan op papier uitstekend scoren, maar als de dagelijkse samenwerking stroef verloopt, merk je daar direct de gevolgen van. Vraag daarom concreet hoe de communicatie is georganiseerd. Krijg je een vaste casemanager die het verzuimproces coördineert en de voortgang bewaakt? Of spreek je elke keer iemand anders die het dossier opnieuw moet doornemen?

Korte communicatielijnen maken een groot verschil. Wanneer een leidinggevende snel een vraag kan stellen over een verzuimsituatie en daar binnen afzienbare tijd een concreet antwoord op krijgt, voorkomt dat vertraging in het re-integratietraject. Vraag ook of er een webportaal beschikbaar is waar je de status van dossiers kunt volgen en of de arbodienst proactief contact opneemt bij belangrijke momenten in het Wet verbetering Poortwachter-traject.

Deze vraag is het meest relevant voor HR-afdelingen en leidinggevenden die dagelijks met verzuimdossiers werken. Een arbodienst die meedenkt en meebeweegt, bespaart je tijd en frustratie.

3: Welke rol speelt preventie in het aanbod?

Veel organisaties kiezen een arbodienst op basis van verzuimbegeleiding, maar vergeten te vragen naar preventieve diensten. Terwijl juist daar de grootste winst te behalen valt. Een arbodienst die alleen in actie komt als iemand al ziek is, loopt per definitie achter de feiten aan.

Vraag welke preventieve instrumenten de arbodienst aanbiedt. Denk aan een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) om gezondheidsrisico’s vroegtijdig te signaleren, of een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO) dat zich richt op werkgerelateerde risico’s. Biedt de arbodienst ook ondersteuning bij de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)? En zijn er workshops of trainingen beschikbaar over thema’s als werkdruk, stress en duurzame inzetbaarheid?

Preventie is vooral waardevol voor organisaties die hun verzuimpercentage structureel willen verlagen in plaats van alleen de symptomen te bestrijden. Een goede arbodienst helpt je om problemen te voorkomen voordat ze tot uitval leiden.

4: Wat zijn de werkelijke kosten per verzuimdag?

Bij het vergelijken van arbodiensten kijken veel organisaties naar het tarief per medewerker of per consult. Maar de werkelijke kosten zitten elders. Een verzuimdag kost gemiddeld zo’n 300 euro aan directe en indirecte kosten: loondoorbetaling, productiviteitsverlies, vervanging en administratieve lasten. Een goedkope arbodienst die verzuim niet effectief terugdringt, is uiteindelijk duurder dan een kwalitatieve partner met een hoger tarief.

Vraag potentiële arbodiensten hoe zij bijdragen aan het verlagen van de totale verzuimkosten. Kunnen zij laten zien welke resultaten zij bij vergelijkbare organisaties hebben behaald? Werken zij met meetbare doelstellingen? En hoe snel schakelen zij bij nieuwe verzuimmeldingen, want elke dag vertraging in de begeleiding kan het herstelproces vertragen.

Deze vraag helpt je om het gesprek te verschuiven van prijs naar waarde. Een arbodienst die investeert in snelle, effectieve begeleiding en preventie, levert op de lange termijn aanzienlijk meer op dan een partij die alleen op kosten concurreert.

5: Hoe wordt de leidinggevende ondersteund?

De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim binnen een team. Toch krijgen veel leidinggevenden nauwelijks ondersteuning van hun arbodienst. Ze worden geacht verzuimgesprekken te voeren, een Plan van Aanpak op te stellen en het re-integratieproces te begeleiden, maar weten vaak niet precies hoe.

Vraag daarom hoe de arbodienst leidinggevenden ondersteunt. Bieden zij coaching of training aan op het gebied van verzuimgesprekken? Helpen zij bij het creëren van een gezonde werkcultuur waarin de waarden van medewerkers en organisatie in balans zijn? En is er een vast aanspreekpunt dat de leidinggevende kan bellen bij twijfel over een specifieke situatie?

Organisaties die investeren in de vaardigheden van hun leidinggevenden zien doorgaans een snellere daling van het verzuimpercentage. Een arbodienst die op drie niveaus werkt, namelijk medewerker, leidinggevende en organisatie, pakt verzuim bij de wortel aan in plaats van alleen de gevolgen te behandelen.

6: Voldoet de arbodienst aan alle certificeringen?

Dit klinkt als een formaliteit, maar het is een vraag die je absoluut moet stellen. Een gecertificeerde arbodienst voldoet aan strenge kwaliteitseisen en wordt regelmatig getoetst. Zonder certificering loop je als werkgever risico’s, zowel juridisch als op het gebied van de kwaliteit van de dienstverlening.

Controleer of de arbodienst beschikt over de juiste registraties en of er voldoende kerndeskundigen in dienst zijn, zoals bedrijfsartsen, arbeidshygiënisten en veiligheidskundigen. Vraag ook of de arbodienst een erkende opleidingsinstelling is. Dat zegt iets over de mate waarin zij investeren in kennisontwikkeling en de professionalisering van hun vakgebied.

Daarnaast is het goed om te vragen hoe de arbodienst omgaat met de Wet verbetering Poortwachter. Een partij die deze wet tot in detail kent en jou actief helpt om aan alle verplichtingen te voldoen, beschermt je tegen een loonsanctie van het UWV. Dat is een maatregel waarbij je als werkgever tot een jaar langer loon moet doorbetalen als je onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie.

Een weloverwogen overstap in vijf stappen

Heb je op basis van bovenstaande vragen besloten dat een overstap de juiste keuze is? Dan helpt het om gestructureerd te werk te gaan. Hieronder vind je vijf stappen voor een soepele arbodienstoverstap:

1. Evalueer je huidige situatie: Breng in kaart wat goed gaat en wat beter moet. Gebruik de zes vragen uit dit artikel als checklist.
2. Bepaal je wensen en eisen: Wat verwacht je van een nieuwe arbodienst? Denk aan vaste contactpersonen, preventieve diensten, ondersteuning van leidinggevenden en een brede kijk op verzuimoorzaken.
3. Vergelijk minimaal drie arbodiensten: Vraag offertes aan en plan kennismakingsgesprekken. Let niet alleen op prijs, maar vooral op aanpak, ervaring en klik.
4. Check de opzegtermijn: De meeste contracten met arbodiensten kennen een opzegtermijn. Zorg dat je deze tijdig in kaart brengt zodat de overgang soepel verloopt.
5. Regel een warme overdracht: Zorg dat alle lopende verzuimdossiers, probleemanalyses en plannen van aanpak correct worden overgedragen aan de nieuwe arbodienst.

Een goed voorbereide overstap voorkomt dat er gaten vallen in de begeleiding van medewerkers die in een re-integratietraject zitten. Neem hier de tijd voor en betrek zowel HR als het management bij het proces.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het kiezen van de juiste arbodienst

Bij ons draait alles om een integrale benadering van verzuim en vitaliteit. We begrijpen dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, en daarom kijken we altijd naar vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon. Dit maakt ons anders dan arbodiensten die zich beperken tot het medische aspect.

Wat je van ons kunt verwachten:

• Vaste casemanagers die werken op het niveau van medewerker, leidinggevende én organisatie
• Drie pakketten afgestemd op jouw behoeften: Vitaal Basis, Vitaal Plus en Vitaal Totaal
• Twee ervaren bedrijfsartsen in de directie, wat zorgt voor korte lijnen en inhoudelijke sturing
• Preventieve diensten zoals PMO, PAGO en advies over werkdruk en duurzame inzetbaarheid
• Actieve ondersteuning van leidinggevenden bij het creëren van een gezonde werkcultuur
• Volledige certificering en erkenning als opleidingsinstelling

Bekijk ons volledige aanbod aan arbodienstverlening om te ontdekken welk pakket het beste bij jouw organisatie past. Overweeg je om van arbodienst te wisselen en wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een kennismakingsgesprek. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.