De frequentie van contact met je arbodienst hangt af van je situatie. Bij ziekteverzuim zijn er wettelijke contactmomenten: week 1 voor de ziekmelding, week 6 voor de probleemanalyse en week 8 voor het plan van aanpak. Voor preventief contact adviseren we maandelijks tot driemaandelijks contact, afhankelijk van je bedrijfsgrootte en verzuimcijfers.

Wanneer moet je verplicht contact hebben met je arbodienst?

Bij ziekteverzuim ben je wettelijk verplicht om op specifieke momenten contact te hebben met je arbodienst. De Wet verbetering poortwachter schrijft deze contactmomenten precies voor om goede begeleiding te waarborgen.

In week 1 moet je als werkgever de ziekmelding doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Dit gebeurt zo snel mogelijk nadat de werknemer zich ziek heeft gemeld. Week 6 brengt het eerste inhoudelijke gesprek: de bedrijfsarts stelt dan de probleemanalyse op, waarin staat wat de werknemer nog wel en niet kan doen.

Week 8 is het moment voor het plan van aanpak. Werkgever en werknemer stellen samen dit document op, waarin concrete afspraken staan over de re-integratie. Bij langdurige ziekte volgen er meer verplichte momenten: week 42 voor de melding bij UWV, week 52 voor de eerstejaarsevaluatie en week 91 voor de eindevaluatie.

Deze wettelijke momenten zijn minimumvereisten. Je kunt altijd vaker contact hebben als de situatie daarom vraagt. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot een loonsanctie, waarbij je als werkgever langer loon moet doorbetalen.

Wat is de ideale contactfrequentie met je arbodienst?

De ideale contactfrequentie verschilt per bedrijf en hangt af van je verzuimcijfers, bedrijfsgrootte en specifieke risico’s. Voor preventief contact raden we aan om maandelijks tot driemaandelijks structureel overleg te hebben met je arbodienst.

Kleine bedrijven tot 50 medewerkers kunnen vaak volstaan met driemaandelijks contact, tenzij er specifieke problemen zijn. Middelgrote bedrijven (50-250 medewerkers) hebben meestal baat bij maandelijks contact om trends tijdig te signaleren. Grote organisaties hebben vaak wekelijks of tweewekelijks contact nodig vanwege de complexiteit.

Let ook op je verzuimpercentage. Ligt dit boven het landelijk gemiddelde van 5,8%, dan is intensiever contact zinvol. Sectoren met hoge werkdruk, zoals de zorg (8,1% verzuim) of het onderwijs, hebben vaak meer begeleiding nodig. In de zorgsector zit bijvoorbeeld 1 op de 4 werkenden tegen een burn-out aan.

Bij acute situaties, zoals een verzuimgolf, reorganisatie of werkdrukproblemen, is tijdelijk dagelijks of wekelijks contact normaal. Je arbodienst kan dan snel bijsturen en escalatie voorkomen.

Welke vormen van contact kun je hebben met je arbodienst?

Je hebt verschillende manieren om contact te onderhouden met je arbodienst. Telefonisch contact is het meest directe en werkt goed voor acute vragen of korte updates. E-mail gebruik je voor formele communicatie, het delen van documenten en het vastleggen van afspraken.

Webportalen worden steeds populairder, omdat je daar 24/7 toegang hebt tot dossiers, rapporten en de voortgang van verzuimgevallen. Je kunt er ook meldingen doen en communiceren met je casemanager. Dit bespaart tijd en geeft je meer inzicht in je verzuimcijfers.

Face-to-facegesprekken zijn waardevol voor complexe situaties, teamoverleg of wanneer je strategische vragen hebt over je verzuimbeleid. Videocalls combineren de voordelen van persoonlijk contact met de efficiëntie van digitale communicatie.

Voor spoedgevallen gebruik je altijd de telefoon. Voor routine-updates en rapportages zijn webportalen ideaal. Complexe re-integratietrajecten vereisen vaak een mix van telefonisch contact en persoonlijke gesprekken. Kies de vorm die past bij de urgentie en complexiteit van je vraag.

Hoe zorg je voor effectieve communicatie met je arbodienst?

Effectieve communicatie begint met goede voorbereiding. Maak vooraf een lijst van je vragen en verzamel relevante informatie, zoals verzuimcijfers, specifieke zorgen of veranderingen in je organisatie. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je niets vergeet.

Stel concrete vragen in plaats van algemene. Vraag bijvoorbeeld niet: “Hoe gaat het met het verzuim?”, maar: “Welke trend zie je in ons verzuimpercentage en wat kunnen we doen om de uitvalduur van gemiddeld 250-300 dagen bij stress te verkorten?” Dit helpt je arbodienst om gerichte adviezen te geven.

Zorg voor een vaste contactpersoon binnen je organisatie die de communicatie coördineert. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor continuïteit in de samenwerking. Deel relevante ontwikkelingen proactief, zoals reorganisaties, toenemende werkdruk of veranderingen in je team.

Documenteer belangrijke afspraken en follow-upacties. Dit helpt bij de voortgangsbewaking en voorkomt misverstanden. Geef ook feedback over de dienstverlening; dit helpt je arbodienst om de service te verbeteren en beter aan te sluiten bij jouw behoeften.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met optimale arbodienstcommunicatie

Wij zorgen voor heldere communicatie door je een vaste casemanager toe te wijzen die jouw organisatie en medewerkers kent. Deze persoon is je vaste aanspreekpunt en coördineert alle communicatie tussen werkgever, werknemer en onze professionals.

Onze aanpak voor effectieve communicatie omvat:

• Een vaste casemanager als schakel tussen alle partijen
• Toegang tot ons webportaal voor 24/7 inzicht in dossiers en voortgang
• Proactieve signalering van trends en risico’s in jouw organisatie
• Begeleiding van dag 1 tot en met 104 weken met duidelijke rapportage
• Ondersteuning bij alle documenten in het kader van de Wet verbetering poortwachter
• Flexibele communicatie via telefoon, e-mail of persoonlijke gesprekken

Door onze compacte organisatie met korte communicatielijnen krijg je snel antwoord op je vragen. Onze ervaren bedrijfsartsen en casemanagers werken samen om jouw specifieke situatie optimaal te begeleiden.

Wil je weten hoe wij de communicatie met jouw organisatie kunnen verbeteren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw verzuimsituatie en communicatiebehoeften. Bekijk ook onze volledige dienstverlening voor arbodiensten om te zien hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen.