De werkgever is verantwoordelijk voor het volledige verzuimbeleid binnen de organisatie: van de ziekmelding op dag één tot en met de re-integratie bij langdurig verzuim. De Wet verbetering Poortwachter (WvP) schrijft precies voor welke stappen je als werkgever moet zetten en binnen welke termijnen. Doe je dat niet of onvoldoende, dan riskeer je een loonsanctie van het UWV. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de rol van de werkgever bij verzuimbegeleiding, van wettelijke verplichtingen tot veelgemaakte fouten en preventie.

Welke wettelijke verplichtingen heeft een werkgever bij ziekteverzuim?

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om het loon van een zieke werknemer maximaal twee jaar door te betalen (minimaal 70% van het loon) en actief mee te werken aan re-integratie. De Wet verbetering Poortwachter vormt hierbij het wettelijke kader en schrijft concrete acties en termijnen voor.

De verplichtingen van de werkgever bij ziekteverzuim omvatten onder meer:

• Ziekmelding bij de arbodienst: je meldt de werknemer uiterlijk binnen een week ziek bij een gecertificeerde arbodienst.
• Loondoorbetaling: gedurende twee jaar ziekte betaal je minimaal 70% van het loon door, waarbij het eerste jaar niet onder het minimumloon mag zakken.
• Probleemanalyse laten opstellen: binnen zes weken stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op met daarin de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel.
• Plan van Aanpak (PvA) opstellen: uiterlijk in week acht stel je samen met de werknemer een Plan van Aanpak op voor de re-integratie.
• Voortgang bewaken: je evalueert het Plan van Aanpak minimaal elke zes weken en past het aan waar nodig.
• Re-integratieverslag opstellen: na 20 maanden stel je een re-integratieverslag op voor de WIA-aanvraag bij het UWV.

Voldoe je niet aan deze verplichtingen, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je tot een jaar langer het loon moet doorbetalen. In 2026 zien we dat het UWV hier strenger op toetst, waardoor een zorgvuldige naleving van de Wet verbetering Poortwachter als werkgever belangrijker is dan ooit.

Hoe ziet het re-integratieproces er stap voor stap uit?

Het re-integratieproces volgt een vast tijdpad dat de Wet verbetering Poortwachter voorschrijft. Het begint bij de ziekmelding en loopt door tot uiterlijk 104 weken, wanneer een eventuele WIA-beoordeling plaatsvindt. Elke stap heeft een eigen deadline en verantwoordelijke.

De eerste acht weken

Direct na de ziekmelding begint de klok te lopen. In week 1 meld je de werknemer ziek bij de arbodienst. Binnen zes weken beoordeelt de bedrijfsarts de situatie en stelt een probleemanalyse op. Deze analyse beschrijft de medische beperkingen, de mogelijkheden tot werkhervatting en het verwachte hersteltijdpad. Op basis van deze probleemanalyse stel je samen met de werknemer uiterlijk in week 8 het Plan van Aanpak op. Hierin leg je vast welke re-integratieactiviteiten jullie ondernemen, wie wat doet en wanneer jullie de voortgang evalueren.

Van week 8 tot en met de WIA-aanvraag

Na het opstellen van het Plan van Aanpak evalueer je de voortgang minimaal elke zes weken. Werkt de aanpak niet, dan pas je het plan aan. Rond week 42 meld je de werknemer ziek bij het UWV. In week 52 voer je een eerstejaarsevaluatie uit, waarin je beoordeelt of de re-integratie op koers ligt of dat je een andere richting moet inslaan, bijvoorbeeld re-integratie bij een andere werkgever (het zogenaamde tweede spoor). Uiterlijk in week 88 stel je samen het re-integratieverslag op, zodat de werknemer in week 93 de WIA-aanvraag kan indienen. Het UWV beoordeelt vervolgens of je als werkgever voldoende hebt gedaan aan re-integratie.

Een casemanager speelt in dit hele traject een coördinerende rol. Deze persoon bewaakt de termijnen, houdt contact met alle betrokkenen en zorgt dat geen enkele stap wordt overgeslagen.

Wat is het verschil tussen de rol van werkgever en bedrijfsarts?

De werkgever is verantwoordelijk voor het verzuimbeleid, de loondoorbetaling en de uitvoering van re-integratieactiviteiten. De bedrijfsarts adviseert over de medische aspecten van het verzuim en bepaalt welke beperkingen en mogelijkheden een werknemer heeft. De werkgever beslist, de bedrijfsarts adviseert.

In de praktijk betekent dit dat je als werkgever niet mag vragen naar de diagnose of medische details van een zieke werknemer. Dat is privacygevoelige informatie die onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts valt. Wat je wél mag en moet weten: welke taken de werknemer nog kan uitvoeren, hoelang het verzuim naar verwachting duurt en welke aanpassingen nodig zijn.

De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op en geeft advies over de belastbaarheid. Op basis van dat advies neem jij als werkgever, samen met de werknemer, beslissingen over het re-integratietraject. Denk aan aangepast werk, andere taken of een geleidelijke opbouw van uren. Soms schakelt de bedrijfsarts een arboverpleegkundige in die onder taakdelegatie werkt en de dagelijkse begeleiding van de werknemer op zich neemt.

Belangrijk: het advies van de bedrijfsarts is niet vrijblijvend. Wijk je er zonder goede reden van af, dan kan dat bij een WIA-beoordeling tegen je werken. Tegelijkertijd mag je als werkgever wel een second opinion of een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) aanvragen als je twijfelt over het advies.

Welke fouten maken werkgevers het vaakst bij verzuimbegeleiding?

De meest voorkomende fout is te laat of helemaal niet handelen bij verzuim. Werkgevers wachten te lang met het inschakelen van een bedrijfsarts, missen termijnen uit de Wet verbetering Poortwachter of documenteren de re-integratie-inspanningen onvoldoende. Dit leidt regelmatig tot loonsancties.

Andere veelgemaakte fouten bij verzuimbegeleiding zijn:

• Geen contact houden met de zieke werknemer: regelmatig contact is belangrijk voor het herstel en de betrokkenheid. Stilte werkt vervreemding in de hand.
• Vragen naar de diagnose: dit mag niet en schendt de privacy van de werknemer. Beperk je tot functionele mogelijkheden en beperkingen.
• Het Plan van Aanpak niet bijwerken: de situatie verandert, en het PvA moet meebewegen. Evalueer minimaal elke zes weken.
• Re-integratie tweede spoor te laat starten: als terugkeer bij de eigen werkgever niet haalbaar blijkt, moet je tijdig een tweede spoor inzetten. Wacht hier niet mee tot het tweede ziektejaar.
• Alles overlaten aan de arbodienst: de verantwoordelijkheid voor re-integratie ligt bij jou als werkgever. De arbodienst ondersteunt, maar vervangt je rol niet.
• Verzuim alleen als medisch probleem zien: ongeveer 40% van het langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak, zoals een conflict op het werk, privéproblemen of een slechte match tussen werknemer en functie. Kijk daarom breder dan alleen de gezondheidsklachten.

Door deze fouten te vermijden, verklein je het risico op langdurig verzuim en voorkom je onnodige kosten. Gemiddeld kost een verzuimdag zo’n 300 euro, dus elke dag die je bespaart telt direct mee.

Hoe kan een werkgever langdurig verzuim voorkomen?

Langdurig verzuim voorkom je door vroegtijdig te signaleren, een open werkcultuur te creëren en structureel te investeren in de inzetbaarheid van je medewerkers. Preventie begint niet bij ziekte, maar bij het herkennen van risicofactoren voordat iemand uitvalt.

Investeer in leidinggevenden

De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim. Een leidinggevende die signalen van overbelasting herkent, het gesprek aangaat en ruimte biedt voor oplossingen, voorkomt dat kleine klachten uitgroeien tot langdurige uitval. Train je leidinggevenden in gespreksvaardigheden, het herkennen van stresssignalen en het voeren van verzuimgesprekken. Dit levert direct resultaat op.

Zet preventieve instrumenten in

Maak gebruik van beschikbare preventieve onderzoeken om risico’s vroegtijdig in kaart te brengen. Een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) brengt de gezondheid, vitaliteit en risico’s van je medewerkers in beeld. Een RI&E (Risico-Inventarisatie en Evaluatie) helpt je om arbeidsrisico’s op organisatieniveau te identificeren en aan te pakken. Door deze instrumenten regelmatig in te zetten, ontdek je knelpunten voordat ze tot verzuim leiden.

Daarnaast helpt het om aandacht te besteden aan werkdruk, autonomie en de balans tussen werk en privé. Medewerkers die het gevoel hebben dat hun werkwaarden aansluiten bij wat de organisatie biedt, zijn aantoonbaar minder vaak en minder lang ziek. Kijk dus niet alleen naar fysieke arbeidsomstandigheden, maar ook naar hoe medewerkers hun werk ervaren.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimbegeleiding

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we werkgevers bij elke stap van het verzuimproces. We combineren jarenlange expertise met korte lijnen en een persoonlijke aanpak. Onze aanpak richt zich op vier domeinen (gezondheid, werk, privé en persoon) en werkt op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie.

Concreet bieden we het volgende via onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding:

• Vaste casemanager die het volledige verzuimtraject coördineert en alle Wet Poortwachter-termijnen bewaakt
• Directe toegang tot bedrijfsartsen met twee ervaren bedrijfsartsen in ons directieteam voor snelle, deskundige adviezen
• Begeleiding vanaf week 1 met ons meest gekozen Vitaal Plus-pakket, inclusief webportaal voor overzicht en regie
• Preventieve diensten zoals PMO, advies over werkdruk en ondersteuning bij het creëren van een gezonde werkcultuur
• Ondersteuning van leidinggevenden bij het voeren van verzuimgesprekken en het herkennen van risicosignalen

Met een compact team van 45 professionals zorgen we voor persoonlijke aandacht en snelle schakelmomenten. We richten ons niet alleen op herstel, maar nadrukkelijk ook op gedragsverandering en het optimaal benutten van de 95% inzetbare medewerkers in je organisatie. Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen met verzuimbegeleiding? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.