In de eerste week van verzuim moet je als werkgever de ziekmelding registreren, contact opnemen met de zieke medewerker, de arbodienst informeren en ervoor zorgen dat je geen medische gegevens opvraagt die je niet mag vastleggen. De Wet verbetering Poortwachter (WvP) schrijft deze stappen voor, en het niet naleven ervan kan leiden tot een loonsanctie van het UWV. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over de verplichtingen van een werkgever in week 1 van verzuim.

Wanneer moet een werkgever de ziekmelding registreren?

Een werkgever moet de ziekmelding registreren op de eerste dag dat de medewerker zich ziek meldt. De verzuimregistratie begint direct bij de melding en vormt het startpunt van alle wettelijke termijnen uit de Wet verbetering Poortwachter. Hoe eerder je registreert, hoe beter je grip houdt op het proces.

In de praktijk betekent dit dat je de datum, het tijdstip en de wijze van ziekmelding vastlegt in je verzuimsysteem of webportaal. Veel organisaties werken met een digitaal verzuimregistratiesysteem waarin de casemanager en leidinggevende direct toegang hebben tot de gegevens. Zorg ervoor dat je registratie volledig is, want deze informatie heb je later nodig voor het Plan van Aanpak en eventuele toetsing door het UWV.

Let op: de ziekmelding bij het UWV heeft een andere termijn. Als een medewerker na 42 weken nog steeds ziek is, moet je dit uiterlijk op de eerste werkdag na die 42 weken melden bij het UWV. Maar de interne registratie begint altijd op dag 1.

Welke stappen moet een werkgever op de eerste verzuimdag zetten?

Op de eerste verzuimdag moet je als werkgever drie dingen doen: de ziekmelding registreren, persoonlijk contact opnemen met de medewerker en de arbodienst informeren over het verzuim. Deze stappen vormen de basis voor een goed re-integratietraject volgens de WvP.

Een overzicht van de stappen op de eerste verzuimdag:

• Ziekmelding registreren: Leg de melding vast in je verzuimsysteem met datum, tijdstip en contactgegevens.
• Contact opnemen met de medewerker: De leidinggevende belt de medewerker om te vragen hoe het gaat, wat de verwachte duur is en of er werkafspraken moeten worden overgedragen.
• Arbodienst informeren: Meld het verzuim bij je arbodienst zodat zij het dossier kunnen openen en indien nodig een bedrijfsarts of arboverpleegkundige kunnen inschakelen.
• Werkafspraken regelen: Zorg dat lopende taken worden overgedragen of herverdeeld binnen het team.

Het contact met de medewerker is meer dan een formaliteit. Onderzoek laat zien dat de leidinggevende de grootste voorspeller is van de duur van verzuim. Een betrokken, warm maar zakelijk gesprek op dag 1 laat de medewerker zien dat hij of zij gemist wordt en dat er aandacht is voor terugkeer. Stel open vragen over wat de medewerker nog wel kan doen en maak afspraken over vervolgcontact.

Wat mag een werkgever wel en niet vragen bij een ziekmelding?

Bij een ziekmelding mag je als werkgever vragen naar de verwachte duur van het verzuim, of de medewerker bereikbaar is en of er lopend werk moet worden overgedragen. Je mag niet vragen naar de aard van de ziekte, de diagnose of de behandeling. De Autoriteit Persoonsgegevens verbiedt het verwerken van medische gegevens door werkgevers.

Wat mag je wel vragen?

Je mag als werkgever de volgende informatie opvragen en registreren:

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres waarop de medewerker bereikbaar is
• De verwachte duur van het verzuim
• Lopende afspraken en werkzaamheden die moeten worden overgedragen
• Of de medewerker onder een vangnetbepaling valt (zoals zwangerschap), zonder te vragen welke
• Of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval
• Of er aangepast werk mogelijk is

Wat mag je niet vragen?

De volgende vragen zijn niet toegestaan en de antwoorden mag je niet registreren:

• Wat de medewerker precies mankeert (diagnose)
• Welke medicijnen de medewerker gebruikt
• Welke arts of specialist de medewerker bezoekt
• Details over de behandeling of therapie

Zelfs als een medewerker vrijwillig vertelt wat er aan de hand is, mag je deze informatie niet vastleggen in het verzuimdossier. Alleen de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken en bewaren. Doe je dit toch, dan riskeer je een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe snel moet de arbodienst worden ingeschakeld bij verzuim?

De arbodienst moet zo snel mogelijk worden ingeschakeld, bij voorkeur op de eerste verzuimdag. De Wet verbetering Poortwachter schrijft voor dat de bedrijfsarts uiterlijk in de zesde week van het verzuim een probleemanalyse opstelt, maar dat betekent niet dat je tot die tijd kunt wachten met het inschakelen van de arbodienst.

Door de arbodienst direct op dag 1 te informeren, kan een casemanager het dossier openen en beoordelen of vroege interventie nodig is. Bij veel verzuimgevallen blijkt dat snelle actie het verschil maakt tussen kort en langdurig verzuim. Ongeveer 40% van het langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak, zoals werkdruk, een conflict of privéproblemen. Een casemanager kan dit vroegtijdig signaleren en de juiste ondersteuning inzetten.

In de praktijk werkt het als volgt:

1. Dag 1: Je meldt het verzuim bij de arbodienst via het verzuimportaal of telefonisch.
2. Week 1 tot 2: De casemanager beoordeelt de situatie en neemt zo nodig contact op met de medewerker en leidinggevende.
3. Week 6: De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op als de medewerker nog steeds verzuimt.
4. Week 8: Op basis van de probleemanalyse stellen werkgever en medewerker samen het Plan van Aanpak op.

Wacht je te lang met het inschakelen van de arbodienst, dan loop je het risico dat je de wettelijke termijnen niet haalt. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben.

Wat zijn de gevolgen als een werkgever te laat handelt in week 1?

Als je als werkgever te laat handelt in de eerste week van verzuim, riskeer je een loonsanctie van het UWV. Dit betekent dat je verplicht wordt om tot een jaar langer het loon van de zieke medewerker door te betalen, bovenop de reguliere twee jaar loondoorbetaling. Daarnaast verlies je grip op het re-integratieproces.

De gevolgen van te laat handelen zijn concreet en financieel voelbaar:

• Loonsanctie: Het UWV beoordeelt na twee jaar ziekte of je als werkgever voldoende hebt gedaan aan re-integratie. Een slechte start in week 1 kan leiden tot het oordeel dat je te weinig hebt ondernomen.
• Hogere verzuimkosten: Elke verzuimdag kost gemiddeld 300 euro. Door te laat te handelen duurt het verzuim langer en lopen de kosten snel op.
• Verstoorde arbeidsrelatie: Een medewerker die in de eerste week geen contact heeft met de leidinggevende, voelt zich minder betrokken bij de organisatie. Dit vertraagt het herstel.
• Onvolledig verzuimdossier: Zonder goede registratie vanaf dag 1 ontbreken gegevens die je later nodig hebt voor de probleemanalyse en het Plan van Aanpak.

Het UWV kijkt bij de WIA-beoordeling terug naar het volledige re-integratietraject, inclusief de eerste week. Een gebrekkige start is moeilijk later te herstellen. Daarom is het belangrijk om vanaf de eerste verzuimdag alle stappen zorgvuldig te doorlopen en vast te leggen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij verzuim in week 1

Bij ons staat snelle, deskundige begeleiding vanaf de eerste verzuimdag centraal. We weten dat een goede start het verschil maakt tussen kort en langdurig verzuim. Daarom ondersteunen we werkgevers direct bij het naleven van alle verplichtingen in week 1.

Dit bieden we concreet:

• Vaste casemanager vanaf dag 1: Bij ons Vitaal Plus- en Vitaal Totaal-pakket krijg je een vaste casemanager die het verzuim direct oppakt en de voortgang bewaakt.
• Toegang tot ons webportaal: Je registreert de ziekmelding eenvoudig digitaal, waarna ons team direct wordt geïnformeerd en actie onderneemt.
• Begeleiding op drie niveaus: We ondersteunen niet alleen de medewerker, maar ook de leidinggevende en de organisatie. Zo pakken we zowel medische als niet-medische oorzaken van verzuim aan.
• Directe lijnen met onze bedrijfsartsen: Met twee ervaren bedrijfsartsen in ons directieteam zorgen we voor snelle, deskundige beoordelingen wanneer dat nodig is.
• Advies over privacy en communicatie: We helpen leidinggevenden met de juiste gespreksvoering bij ziekmeldingen, zodat je voldoet aan de privacywetgeving.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding vanaf dag 1? Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding of neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.