Je voorkomt een loonsanctie bij verzuim door vanaf dag één de re-integratieverplichtingen uit de Wet Verbetering Poortwachter nauwkeurig op te volgen, alle stappen goed te documenteren en tijdig een bedrijfsarts in te schakelen. Het UWV beoordeelt na twee jaar ziekte of je als werkgever voldoende hebt gedaan. Heb je steken laten vallen, dan betaal je tot een jaar extra loon door. In dit artikel lees je precies wat een loonsanctie inhoudt, welke fouten je moet vermijden en hoe je jezelf beschermt.

Wat is een loonsanctie en wanneer legt het UWV deze op?

Een loonsanctie is een maatregel van het UWV waarbij je als werkgever verplicht wordt om tot maximaal één jaar langer het loon van een zieke werknemer door te betalen. Het UWV legt deze sanctie op wanneer het oordeelt dat je onvoldoende hebt gedaan voor de re-integratie van je werknemer tijdens de eerste twee ziektejaren.

Normaal gesproken duurt de loondoorbetaling bij ziekte 104 weken. Na die periode beoordeelt het UWV of de werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Op dat moment toetst het UWV ook het re-integratieverslag: het complete dossier van alle inspanningen die jij en je werknemer hebben geleverd. Schiet dat verslag tekort, dan volgt een loonsanctie.

De financiële impact is aanzienlijk. Met een gemiddelde verzuimkost van 300 euro per dag loopt een loonsanctie van twaalf maanden al snel op tot meer dan 75.000 euro aan extra loonkosten. Daarbovenop komen de kosten voor voortgezette re-integratie-inspanningen en eventuele juridische bijstand.

Welke re-integratieverplichtingen heeft een werkgever volgens de Wet Verbetering Poortwachter?

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft een reeks verplichte stappen voor die je als werkgever moet doorlopen zodra een werknemer ziek wordt. Het doel is om samen actief te werken aan terugkeer naar werk, met duidelijke termijnen en documentatie-eisen.

De belangrijkste verplichtingen op een rij:

• Week 1: Meld de zieke werknemer aan bij je arbodienst of bedrijfsarts.
• Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Hierin staan de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop van de werknemer.
• Week 8: Stel samen met je werknemer een Plan van Aanpak (PvA) op. Hierin leg je vast welke re-integratieactiviteiten jullie gaan ondernemen.
• Elke 6 weken: Voer voortgangsgesprekken en evalueer het Plan van Aanpak. Pas het aan wanneer de situatie verandert.
• Week 42: Meld de werknemer ziek bij het UWV.
• Week 52: Voer een eerstejaarsevaluatie uit waarin je de re-integratie-inspanningen tot dan toe beoordeelt.
• Week 87: Stel het re-integratieverslag op en dien de WIA-aanvraag in bij het UWV.

Naast deze tijdgebonden stappen moet je als werkgever ook onderzoeken of je werknemer ander passend werk kan doen, zowel binnen je eigen organisatie (spoor 1) als bij een andere werkgever (spoor 2). Een arbeidsdeskundig onderzoek helpt om te bepalen welke mogelijkheden er zijn. Het niet tijdig inzetten van spoor 2 is een veelgemaakte fout die regelmatig tot een loonsanctie leidt.

Welke fouten leiden het vaakst tot een loonsanctie?

De meest voorkomende fout die tot een UWV-loonsanctie leidt, is het onvoldoende of te laat inzetten van re-integratieactiviteiten. Het UWV verwacht dat je als werkgever actief en voortvarend handelt, en beoordeelt zowel de inhoud als de timing van je inspanningen.

Gebrekkige documentatie en gemiste deadlines

Veel werkgevers onderschatten het belang van een compleet re-integratieverslag. Ontbrekende documenten zoals de probleemanalyse, het Plan van Aanpak of de eerstejaarsevaluatie zijn directe aanleiding voor een loonsanctie. Ook het missen van de 42e-weekmelding of het te laat indienen van de WIA-aanvraag levert problemen op. Het UWV toetst streng op volledigheid.

Te weinig initiatief bij re-integratie

Een andere veelvoorkomende fout is dat je je als werkgever afwachtend opstelt. Denk aan situaties waarin je geen spoor 2 traject inzet terwijl terugkeer in de eigen functie niet mogelijk blijkt, of waarin je het advies van de bedrijfsarts niet opvolgt. Ook het niet aanpassen van het Plan van Aanpak bij veranderende omstandigheden valt hieronder. Het UWV verwacht dat je als werkgever het initiatief neemt en niet wacht tot de werknemer zelf met oplossingen komt.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Geen arbeidsdeskundig onderzoek laten uitvoeren wanneer terugkeer in eigen werk stagneert
• Onvoldoende contact houden met de zieke werknemer
• Het niet inschakelen van een casemanager om het proces te bewaken
• Vertrouwen op mondelinge afspraken in plaats van schriftelijke vastlegging

Hoe kun je als werkgever bezwaar maken tegen een loonsanctie?

Als werkgever kun je binnen zes weken na ontvangst van het loonsanctiebesluit schriftelijk bezwaar maken bij het UWV. In je bezwaarschrift moet je onderbouwen waarom je vindt dat de loonsanctie onterecht is, ondersteund met bewijsstukken die aantonen dat je wel degelijk voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd.

Een succesvol bezwaar vereist een sterke dossieropbouw. Verzamel alle relevante documenten: het Plan van Aanpak, de probleemanalyse, verslagen van voortgangsgesprekken, correspondentie met de bedrijfsarts en eventuele rapportages van een arbeidsdeskundig onderzoek. Hoe completer je dossier, hoe sterker je positie.

Naast bezwaar maken kun je ook de tekortkomingen herstellen die het UWV heeft geconstateerd. Dit heet een bekortingsverzoek. Zodra je kunt aantonen dat je de gebreken hebt verholpen, kun je het UWV vragen de loonsanctie eerder te beëindigen. Het UWV beoordeelt dan opnieuw of je re-integratie-inspanningen inmiddels voldoende zijn.

Houd er rekening mee dat bezwaarprocedures tijd en energie kosten. Bovendien is de slagingskans beperkt als je dossier daadwerkelijk onvolledig is. Voorkomen blijft daarom altijd beter dan genezen. Investeer liever in een goed verzuimproces dan in juridische procedures achteraf.

Hoe helpt een arbodienst bij het voorkomen van een loonsanctie?

Een arbodienst helpt je een loonsanctie voorkomen door het volledige re-integratieproces te bewaken, tijdig de juiste professionals in te schakelen en ervoor te zorgen dat je dossier op elk moment voldoet aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter. De arbodienst fungeert als je vangnet voor alle wettelijke termijnen en inhoudelijke vereisten.

Concreet ondersteunt een arbodienst je op de volgende manieren:

• De bedrijfsarts stelt tijdig de probleemanalyse op en geeft medisch onderbouwd advies over de mogelijkheden van je werknemer.
• Een casemanager bewaakt alle deadlines, coördineert het verzuimproces en zorgt dat geen enkele stap wordt overgeslagen.
• De arbodienst signaleert wanneer een arbeidsdeskundig onderzoek of een spoor 2 traject nodig is, zodat je niet te laat handelt.
• Alle stappen worden vastgelegd in een compleet re-integratieverslag dat voldoet aan de UWV-toets.

Daarnaast kijkt een goede arbodienst verder dan alleen het medische aspect van verzuim. Omdat een groot deel van langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, is het belangrijk dat ook factoren op het gebied van werk, privé en persoonlijke omstandigheden worden meegenomen in de begeleiding. Een arbodienst die op meerdere niveaus werkt, met de werknemer, de leidinggevende én de organisatie, bereikt sneller resultaat.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het voorkomen van een loonsanctie

Bij Masters in Vitaliteit nemen we je het volledige verzuimproces uit handen, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan bij een UWV-toets. Onze aanpak is erop gericht om verzuim snel en effectief te begeleiden, met oog voor zowel de wettelijke verplichtingen als het welzijn van je medewerkers.

Dit bieden we concreet:

• Vaste casemanager vanaf week 1: Je krijgt een vast aanspreekpunt dat alle termijnen bewaakt en het re-integratieproces coördineert op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie.
• Tijdige inzet van bedrijfsarts en arboverpleegkundige: Onze bedrijfsartsen stellen de probleemanalyse op tijd op en onze arboverpleegkundigen ondersteunen bij de dagelijkse begeleiding in taakdelegatie.
• Compleet re-integratieverslag: We zorgen dat je dossier altijd UWV-proof is, met alle verplichte documenten op de juiste momenten.
• Aandacht voor niet-medische oorzaken: We kijken naar vier domeinen, gezondheid, werk, privé en persoon, omdat gedrag vaak het verschil maakt bij verzuim.
• Ondersteuning van leidinggevenden: We helpen je management bij het creëren van een werkcultuur die verzuim voorkomt.

Wil je zeker weten dat jouw organisatie voldoet aan alle re-integratieverplichtingen en een loonsanctie voorkomen? Neem contact met ons op en ontdek hoe ons Vitaal Plus of Vitaal Totaal pakket uit onze diensten voor verzuimbegeleiding en re-integratie je volledig ontzorgt bij ziekteverzuimbegeleiding.