De ziekteperiode is de aaneengesloten periode waarin een werknemer arbeidsongeschikt is wegens ziekte, en deze telt mee vanaf de eerste dag van de ziekmelding. Gedurende maximaal 104 weken (twee jaar) is de werkgever verplicht het loon door te betalen en actief te werken aan re-integratie. Hoe de ziekteperiode precies wordt berekend, welke verplichtingen erbij horen en hoe je als werkgever de duur kunt verkorten, lees je hieronder.

Wanneer begint de ziekteperiode officieel te lopen?

De ziekteperiode begint officieel op de eerste dag dat een werknemer zich ziek meldt en niet in staat is om te werken. Vanaf dat moment start de loondoorbetalingsverplichting van de werkgever en gaan de termijnen van de Wet Verbetering Poortwachter lopen.

Het is daarbij niet relevant of de werknemer zich ’s ochtends vroeg of halverwege de dag ziek meldt. De dag van de ziekmelding geldt als dag één. Werkgevers doen er goed aan om elke ziekmelding direct en zorgvuldig te registreren, want een late of onvolledige registratie kan later problemen opleveren bij het UWV. Denk aan het bijhouden van de datum, het tijdstip en de verwachte duur van het verzuim.

Binnen een week na de ziekmelding moet de werkgever het ziekteverzuim melden bij de arbodienst of bedrijfsarts. Dit is een wettelijke verplichting die ervoor zorgt dat de juiste begeleiding op tijd kan starten. Hoe sneller je als werkgever handelt, hoe beter je grip houdt op het verzuimproces.

Hoe wordt de ziekteperiode berekend bij meerdere ziekmeldingen?

Bij meerdere ziekmeldingen worden de ziekteperiodes bij elkaar opgeteld wanneer er minder dan vier weken tussen twee ziekmeldingen zitten. Dit heet de ketenregeling voor ziekte. De teller van 104 weken loopt dan door alsof het om één aaneengesloten ziekteperiode gaat.

Stel dat een werknemer zes weken ziek is, daarna twee weken werkt en vervolgens opnieuw uitvalt. Omdat er minder dan vier weken tussen beide ziekmeldingen zit, worden de periodes samengevoegd. De werknemer zit dan al in week zeven van de ziekteperiode, niet in week één.

Pas wanneer een werknemer langer dan vier weken volledig heeft gewerkt tussen twee ziekmeldingen, begint de teller opnieuw. Dit heeft grote gevolgen voor:

• De duur van de loondoorbetaling bij ziekte
• De termijnen binnen de Wet Verbetering Poortwachter
• Het moment waarop een eventuele WIA-aanvraag aan de orde komt

Voor werkgevers is het daarom belangrijk om bij frequent kortdurend verzuim goed bij te houden hoe de periodes zich tot elkaar verhouden. Een casemanager kan hierbij ondersteunen door het overzicht te bewaken en tijdig te signaleren wanneer ziekmeldingen dreigen samen te vallen.

Welke verplichtingen gelden er tijdens de ziekteperiode volgens de Wet Verbetering Poortwachter?

Tijdens de ziekteperiode schrijft de Wet Verbetering Poortwachter (WvP) een reeks verplichtingen voor aan zowel werkgever als werknemer. Het doel van deze wet is om beide partijen actief te laten werken aan een zo snel mogelijke terugkeer naar werk en daarmee langdurig verzuim te voorkomen.

De belangrijkste verplichtingen volgen een vast tijdpad:

1. Week 1: De werkgever meldt de ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts.
2. Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Hierin beschrijft de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel.
3. Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen een Plan van Aanpak (PvA) op. Dit document beschrijft concrete afspraken over de re-integratie.
4. Elke 6 weken: Werkgever en werknemer evalueren de voortgang en passen het Plan van Aanpak aan waar nodig.
5. Week 42: De werkgever meldt de zieke werknemer bij het UWV.
6. Week 52: Er vindt een eerstejaarsevaluatie plaats waarin werkgever en werknemer het re-integratietraject beoordelen.
7. Week 88: De werknemer ontvangt een WIA-aanvraagformulier van het UWV.
8. Week 93: De WIA-aanvraag moet uiterlijk zijn ingediend.

Wanneer het UWV oordeelt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan aan re-integratie, kan een loonsanctie volgen. Dit betekent dat de werkgever tot een jaar langer het loon moet doorbetalen. Zorgvuldige naleving van de Wet Verbetering Poortwachter is dus niet alleen wettelijk verplicht, maar beschermt je ook financieel.

Wat is het verschil tussen kortdurend en langdurend verzuim voor de ziekteperiode?

Het verschil zit in de duur en de impact op het re-integratieproces. Kortdurend verzuim duurt doorgaans enkele dagen tot maximaal zes weken, terwijl langdurend verzuim langer dan zes weken aanhoudt en formele re-integratieverplichtingen activeert.

Kortdurend verzuim

Bij kortdurend verzuim herstelt de werknemer relatief snel en keert zonder uitgebreid traject terug naar het werk. De werkgever betaalt het loon door, maar de verplichtingen uit de Wet Verbetering Poortwachter worden nog niet volledig geactiveerd. Denk aan griep, een lichte blessure of een korte periode van overspanning.

Toch verdient ook kortdurend verzuim aandacht. Frequent kortdurend verzuim kan een signaal zijn van onderliggende problemen, zoals werkdruk, een verstoorde werkrelatie of privéomstandigheden. Bovendien tellen korte ziekteperiodes mee in de ketenregeling wanneer er minder dan vier weken tussen zit.

Langdurend verzuim

Bij langdurend verzuim komen alle verplichtingen van de Wet Verbetering Poortwachter in beeld. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op, er wordt een Plan van Aanpak gemaakt en de voortgang wordt regelmatig geëvalueerd. De kosten lopen bij langdurig verzuim snel op. Gemiddeld kost een verzuimdag rond de 300 euro aan directe en indirecte kosten.

Belangrijk om te weten: ongeveer 40% van het langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak. Denk aan conflicten op de werkvloer, een gebrek aan autonomie of problemen in de privésfeer. Juist in deze gevallen maakt vroegtijdige interventie een groot verschil.

Hoe kan een werkgever de ziekteperiode verkorten met effectieve verzuimbegeleiding?

Een werkgever kan de ziekteperiode verkorten door vanaf dag één actief te sturen op herstel en re-integratie, met aandacht voor zowel medische als niet-medische factoren. Snelle interventie, goede communicatie en een vaste contactpersoon maken het verschil tussen kort en langdurig verzuim.

Concrete stappen die je als werkgever kunt nemen:

• Meld het verzuim direct bij de arbodienst zodat de juiste begeleiding snel op gang komt.
• Voer binnen twee dagen een eerste gesprek met de zieke werknemer om betrokkenheid te tonen en verwachtingen af te stemmen.
• Schakel een vaste casemanager in die het verzuimproces coördineert en de voortgang bewaakt op het niveau van de werknemer, de leidinggevende en de organisatie.
• Investeer in de rol van de leidinggevende, want de direct leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim. Training en coaching helpen leidinggevenden om signalen vroeg te herkennen en het juiste gesprek te voeren.
• Focus op wat de werknemer wél kan in plaats van op de beperkingen. Aangepast werk of tijdelijke taakverschuiving versnelt het herstel.
• Zet preventie in door middel van een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) of een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO) om risico’s vroegtijdig te signaleren.

Gedrag speelt hierbij een grote rol. Er is een verschil tussen ziek zijn en arbeidsongeschikt zijn. Door actief te sturen op gedrag en werkhervatting, verkort je de ziekteperiode en voorkom je dat kortdurend verzuim onnodig langdurig wordt.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimbegeleiding en het verkorten van de ziekteperiode

Als gecertificeerde arbodienst ondersteunen wij werkgevers bij elke stap van het verzuimproces. Ons team van bedrijfsartsen, arboverpleegkundigen en vaste casemanagers werkt samen om de ziekteperiode zo kort mogelijk te houden en te voldoen aan alle verplichtingen van de Wet Verbetering Poortwachter.

Wat wij concreet voor je doen:

• Verzuimbegeleiding vanaf dag één met een vaste casemanager die werkt op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie.
• Snelle inzet van de bedrijfsarts voor een probleemanalyse en helder advies over re-integratie.
• Aandacht voor niet-medische oorzaken van verzuim, omdat wij weten dat 40% van het langdurig verzuim daar zijn oorsprong vindt.
• Praktische ondersteuning voor leidinggevenden bij het voeren van verzuimgesprekken en het creëren van een gezonde werkcultuur.
• Flexibele pakketten die passen bij de omvang en behoeften van je organisatie, van Vitaal Basis tot Vitaal Totaal. Bekijk ons volledige aanbod van diensten en pakketten voor meer informatie.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het terugdringen van verzuim en het verkorten van de ziekteperiode? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.