Een werkgever gebruikt de probleemanalyse als startpunt om samen met de werknemer een concreet plan van aanpak op te stellen voor re-integratie. De probleemanalyse van de bedrijfsarts beschrijft de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop, en vormt daarmee de basis voor alle vervolgstappen binnen de Wet Verbetering Poortwachter. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je als werkgever de probleemanalyse in de praktijk inzet.

Welke concrete stappen volgt een werkgever na ontvangst van de probleemanalyse?

Na ontvangst van de probleemanalyse bespreekt de werkgever het document met de werknemer, stelt samen een plan van aanpak op en zet de afgesproken re-integratieactiviteiten in gang. Dit moet binnen twee weken na ontvangst van de probleemanalyse gebeuren om te voldoen aan de wettelijke termijnen van de Wet Verbetering Poortwachter.

In de praktijk ziet het stappenplan er als volgt uit:

1. Lees de probleemanalyse zorgvuldig door. Let op de beschreven beperkingen, de mogelijkheden die de bedrijfsarts ziet en het verwachte herstelverloop.
2. Plan een gesprek met de werknemer. Bespreek de inhoud van de probleemanalyse en inventariseer samen welke werkzaamheden wél mogelijk zijn.
3. Stel het plan van aanpak op. Leg hierin vast welke re-integratieactiviteiten jullie ondernemen, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke aanpassingen nodig zijn.
4. Schakel zo nodig aanvullende expertise in. Denk aan een arbeidsdeskundig onderzoek als onduidelijk is welk werk passend is, of aan een casemanager die het proces bewaakt.
5. Leg alles vast in het verzuimdossier. Documentatie is belangrijk voor de toetsing door het UWV na twee jaar ziekte.

De casemanager speelt hierbij een waardevolle rol. Deze persoon coördineert het verzuimproces, bewaakt de voortgang en zorgt dat alle stappen op tijd worden uitgevoerd. Zo voorkom je dat termijnen worden gemist en verklein je het risico op een loonsanctie.

Wat staat er precies in een probleemanalyse van de bedrijfsarts?

De probleemanalyse van de bedrijfsarts bevat een beoordeling van de aard van de beperkingen, de resterende mogelijkheden van de werknemer en een prognose over het verwachte herstel. Het document beschrijft niet de medische diagnose, maar richt zich op wat de werknemer wel en niet kan in relatie tot het werk.

Concreet vind je in een probleemanalyse de volgende onderdelen:

• Beperkingen: Welke fysieke, mentale of cognitieve beperkingen heeft de werknemer op dit moment?
• Mogelijkheden: Welke taken of werkzaamheden kan de werknemer nog wél uitvoeren, eventueel in aangepaste vorm?
• Herstelprognose: Hoe lang verwacht de bedrijfsarts dat het herstel duurt en welke factoren beïnvloeden dit?
• Advies voor re-integratie: Welke stappen adviseert de bedrijfsarts om terugkeer naar werk te bevorderen?
• Oorzaken van het verzuim: Zijn er werkgerelateerde factoren die bijdragen aan het ziekteverzuim?

Belangrijk om te weten: de bedrijfsarts deelt geen medische details met de werkgever. De probleemanalyse richt zich uitsluitend op functionele beperkingen en mogelijkheden. Als werkgever ontvang je dus informatie waarmee je concreet aan de slag kunt, zonder dat je de diagnose kent.

Hoe vertaalt een werkgever de probleemanalyse naar een plan van aanpak?

De werkgever vertaalt de probleemanalyse naar een plan van aanpak door de beschreven beperkingen en mogelijkheden om te zetten in concrete afspraken over aangepast werk, werktijden, begeleiding en evaluatiemomenten. Het plan van aanpak is een verplicht document dat werkgever en werknemer samen opstellen en ondertekenen.

Van beperkingen naar werkbare afspraken

Neem de beperkingen uit de probleemanalyse als vertrekpunt. Kan de werknemer bijvoorbeeld niet langdurig zitten? Dan spreek je af dat er sta-zitmogelijkheden komen of dat de werktijd wordt opgebouwd. Heeft de werknemer concentratieproblemen? Dan pas je de taken aan en beperk je prikkels op de werkplek. Elk punt uit de probleemanalyse krijgt zo een praktische vertaling.

Verplichte onderdelen van het plan van aanpak

Het plan van aanpak bevat minimaal de volgende elementen:

• Het einddoel van de re-integratie: volledige terugkeer in eigen werk, aangepast werk of ander werk
• De activiteiten die werkgever en werknemer ondernemen om dat doel te bereiken
• Wie de casemanager is die het proces begeleidt
• Wanneer jullie de voortgang evalueren (minimaal elke zes weken)
• Eventuele aanpassingen aan de werkplek, werktijden of taken

Zorg dat het plan van aanpak aansluit bij de realiteit. Een te ambitieus plan leidt tot terugval, terwijl een te voorzichtig plan het herstel onnodig vertraagt. De probleemanalyse geeft je hiervoor de kaders, maar het gesprek met de werknemer bepaalt de precieze invulling.

Wat als werkgever en werknemer het oneens zijn over de probleemanalyse?

Als werkgever of werknemer het oneens is met de probleemanalyse, kan een van beiden een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dit is een onafhankelijke second opinion die duidelijkheid geeft over de beperkingen, mogelijkheden of het re-integratieadvies van de bedrijfsarts.

Onenigheid over de probleemanalyse komt regelmatig voor. Soms vindt de werknemer dat de beperkingen onvoldoende zijn beschreven, of meent de werkgever dat er meer mogelijkheden zijn dan de bedrijfsarts aangeeft. In beide gevallen is het belangrijk om niet stil te blijven zitten.

Dit kun je doen bij een meningsverschil:

• Ga eerst in gesprek. Bespreek met de werknemer waar het verschil van inzicht zit. Vaak lost een open gesprek al veel op.
• Vraag de bedrijfsarts om toelichting. Soms is de probleemanalyse anders geïnterpreteerd dan bedoeld. Een verduidelijking kan het verschil overbruggen.
• Vraag een deskundigenoordeel aan bij het UWV. Dit kost een klein bedrag en levert een onafhankelijk oordeel op. Zowel werkgever als werknemer kan dit aanvragen.
• Overweeg een second opinion bij een andere bedrijfsarts. De werknemer heeft wettelijk recht op een second opinion.

Blijf tijdens het meningsverschil wel werken aan de re-integratie. Stilstand in het proces kan later leiden tot een loonsanctie van het UWV, ongeacht wie gelijk had in het geschil.

Wanneer moet de probleemanalyse worden bijgesteld of herhaald?

De probleemanalyse moet worden bijgesteld wanneer de situatie van de werknemer wezenlijk verandert, bijvoorbeeld bij verbetering of verslechtering van de gezondheid, bij nieuwe beperkingen of wanneer de re-integratie stagneert. Daarnaast is een actuele probleemanalyse nodig bij de eerstejaarsevaluatie en bij de WIA-aanvraag na twee jaar.

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat werkgever en werknemer het plan van aanpak minimaal elke zes weken evalueren. Bij zo’n evaluatie kan blijken dat de probleemanalyse niet meer klopt. In dat geval vraag je de bedrijfsarts om een nieuwe beoordeling.

Situaties waarin een bijgestelde probleemanalyse nodig is:

• De werknemer herstelt sneller of langzamer dan verwacht
• Er ontstaan nieuwe klachten of beperkingen
• De werknemer kan meer of minder dan eerder ingeschat
• De re-integratie loopt vast en het plan van aanpak biedt geen oplossing meer
• Er vindt een arbeidsdeskundig onderzoek plaats dat nieuwe inzichten oplevert

Wacht niet te lang met het aanvragen van een nieuwe probleemanalyse. Een verouderd document leidt tot een plan van aanpak dat niet meer aansluit bij de werkelijkheid, en dat vergroot het risico op vertraging in de re-integratie.

Welke fouten maken werkgevers het vaakst bij de probleemanalyse?

De meest voorkomende fout is dat werkgevers de probleemanalyse ontvangen, maar er vervolgens te weinig mee doen. Ze lezen het document oppervlakkig, bespreken het niet met de werknemer of vertalen het niet naar concrete acties in het plan van aanpak.

Dit zijn de fouten die we in de praktijk het vaakst tegenkomen:

• Te laat reageren. De werkgever laat de probleemanalyse weken liggen voordat het plan van aanpak wordt opgesteld. Dit levert problemen op bij de toetsing door het UWV.
• De probleemanalyse niet bespreken met de werknemer. Het document is bedoeld als gezamenlijk vertrekpunt. Zonder gesprek mist de werknemer betrokkenheid bij het re-integratieproces.
• Eigen interpretatie boven het advies van de bedrijfsarts stellen. Sommige werkgevers vinden dat een werknemer meer kan dan de bedrijfsarts aangeeft en dwingen taken af. Dit kan leiden tot terugval en juridische problemen.
• Niet bijstellen bij veranderingen. De situatie van de werknemer verandert, maar de werkgever blijft werken met een verouderde probleemanalyse.
• Onvoldoende documentatie. Afspraken worden mondeling gemaakt, maar niet vastgelegd. Bij een WIA-beoordeling ontbreekt dan het bewijs van goede re-integratie-inspanningen.

Al deze fouten vergroten het risico op een loonsanctie. Het UWV kan de werkgever verplichten om tot een jaar langer het loon door te betalen als blijkt dat de re-integratie onvoldoende is uitgevoerd. Zorgvuldig omgaan met de probleemanalyse bij ziekteverzuim is daarom niet alleen wettelijk verplicht, maar beschermt ook je organisatie financieel.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met de probleemanalyse

Bij Masters in Vitaliteit zorgen we ervoor dat je als werkgever nooit alleen staat bij het interpreteren en toepassen van de probleemanalyse. Onze aanpak richt zich op het volledige re-integratieproces, van de eerste ziekmelding tot succesvolle terugkeer naar werk.

Dit bieden we concreet via onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding:

• Ervaren bedrijfsartsen die heldere, bruikbare probleemanalyses opstellen met concrete adviezen voor re-integratie
• Vaste casemanagers die het verzuimproces coördineren, termijnen bewaken en je helpen bij het opstellen van het plan van aanpak
• Begeleiding op drie niveaus: we ondersteunen de werknemer, de leidinggevende én de organisatie, omdat we weten dat 40% van langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft
• Korte communicatielijnen zodat je snel antwoord krijgt op vragen over de probleemanalyse of het re-integratietraject
• Praktische ondersteuning bij het vertalen van de probleemanalyse naar werkbare afspraken die passen bij jouw organisatie

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.