Een probleemanalyse is een medische beoordeling door de bedrijfsarts over de beperkingen en mogelijkheden van een zieke werknemer, terwijl een re-integratieadvies een breder advies is over de stappen die werkgever en werknemer samen moeten zetten om terugkeer naar werk te realiseren. De probleemanalyse vormt de medische basis; het re-integratieadvies vertaalt die basis naar concrete acties. Beide documenten zijn verplicht binnen de Wet verbetering Poortwachter en vullen elkaar aan in het verzuimtraject. Hieronder lees je precies wanneer elk document wordt opgesteld, wat erin staat en wat er gebeurt als een van beide ontbreekt.

Wanneer stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op?

De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op uiterlijk in de zesde week van ziekteverzuim. Dit is een wettelijke verplichting vanuit de Wet verbetering Poortwachter. In de probleemanalyse beschrijft de bedrijfsarts welke beperkingen de werknemer heeft, welke mogelijkheden er zijn voor werkhervatting en wat het verwachte herstelverloop is.

De probleemanalyse van de bedrijfsarts bevat geen diagnose of medische details die de werkgever kan inzien. Wel geeft het document antwoord op drie belangrijke vragen:

• Welke functionele beperkingen heeft de werknemer op dit moment?
• Welke taken of werkzaamheden kan de werknemer nog wél uitvoeren?
• Wat is de verwachte duur van het verzuim en het herstel?

De timing van de probleemanalyse is niet willekeurig gekozen. Na zes weken is er doorgaans voldoende zicht op het verloop van de klachten om een onderbouwde inschatting te maken. Tegelijkertijd is het vroeg genoeg om tijdig een Plan van Aanpak op te stellen, wat uiterlijk in week acht moet gebeuren. De probleemanalyse vormt dus het startpunt van het formele re-integratietraject.

Wat staat er in een re-integratieadvies en wie maakt het?

Een re-integratieadvies is een advies dat beschrijft welke concrete stappen werkgever en werknemer moeten nemen om de werknemer terug te laten keren naar werk. Het advies wordt opgesteld door de bedrijfsarts, soms in samenwerking met een arbeidsdeskundige, en bouwt voort op de bevindingen uit de probleemanalyse.

Waar de probleemanalyse zich richt op de medische situatie en beperkingen, gaat het re-integratieadvies een stap verder. Het bevat praktische aanbevelingen zoals:

• Of de werknemer kan starten met aangepast werk of een opbouwschema
• Welke aanpassingen in taken, werktijden of werkplek nodig zijn
• Of een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) wenselijk is
• Of re-integratie in het eigen werk (spoor 1) haalbaar is, of dat re-integratie bij een andere werkgever (spoor 2) moet worden overwogen

Het re-integratieadvies is geen eenmalig document. Gedurende het verzuimtraject kan de bedrijfsarts het advies bijstellen op basis van nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als het herstel sneller of langzamer verloopt dan verwacht. Elke keer dat de werknemer op het spreekuur komt, beoordeelt de bedrijfsarts of het eerder gegeven advies nog actueel is.

Hoe vullen de probleemanalyse en het re-integratieadvies elkaar aan?

De probleemanalyse en het re-integratieadvies vormen samen de ruggengraat van het re-integratietraject. De probleemanalyse legt het medische fundament door beperkingen en mogelijkheden in kaart te brengen, terwijl het re-integratieadvies die informatie vertaalt naar concrete werkafspraken en acties.

Je kunt het verschil tussen probleemanalyse en re-integratieadvies het beste vergelijken met een diagnose en een behandelplan. Zonder de probleemanalyse weet je niet waar je aan toe bent. Zonder het re-integratieadvies weet je niet wat je moet doen. Beide documenten zijn nodig om tot een goed Plan van Aanpak te komen.

In de praktijk werkt het als volgt: de bedrijfsarts stelt in week zes de probleemanalyse op en geeft daarin direct een eerste re-integratieadvies mee. Op basis van beide documenten stellen werkgever en werknemer samen het Plan van Aanpak op, waarin zij vastleggen hoe de re-integratie wordt vormgegeven. De casemanager bewaakt vervolgens of alle partijen zich aan de afspraken houden.

Het is belangrijk om te begrijpen dat deze documenten niet los van elkaar staan. Een re-integratieadvies dat niet aansluit bij de beperkingen uit de probleemanalyse is niet uitvoerbaar. En een probleemanalyse zonder opvolgend advies leidt tot stilstand in het verzuimtraject.

Wat gebeurt er als de probleemanalyse of het re-integratieadvies ontbreekt?

Als de probleemanalyse of het re-integratieadvies ontbreekt, loopt de werkgever het risico op een loonsanctie van het UWV. Bij de WIA-beoordeling na twee jaar ziekte controleert het UWV of alle stappen uit de Wet verbetering Poortwachter correct zijn doorlopen. Ontbrekende documenten zijn een veelvoorkomende reden voor een loonsanctie.

Een loonsanctie betekent dat de werkgever verplicht wordt om maximaal een jaar langer het loon van de zieke werknemer door te betalen. Gezien de gemiddelde kosten van een verzuimdag is dat een forse financiële tegenvaller. Maar de gevolgen gaan verder dan geld alleen:

• Het re-integratietraject raakt vertraagd omdat er geen duidelijke basis is voor het Plan van Aanpak
• Werkgever en werknemer missen richting, waardoor het verzuim onnodig lang kan duren
• Bij een eventueel geschil over de re-integratie ontbreken de documenten die aantonen dat beide partijen zich hebben ingespannen

Ook voor de werknemer heeft het ontbreken van deze documenten gevolgen. Zonder probleemanalyse is er geen objectieve beoordeling van de beperkingen, wat kan leiden tot misverstanden tussen werknemer en werkgever over wat er wel en niet mogelijk is. Een goede verzuimbegeleiding begint daarom altijd met het tijdig en zorgvuldig opstellen van beide documenten.

Hoe zorgt een casemanager voor een soepel re-integratieproces?

Een casemanager coördineert het volledige verzuimproces, bewaakt de wettelijke termijnen en zorgt dat de probleemanalyse, het re-integratieadvies en het Plan van Aanpak op tijd worden opgesteld en op elkaar aansluiten. De casemanager is het centrale aanspreekpunt voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts.

In de praktijk betekent dit dat de casemanager een aantal concrete taken uitvoert:

• Signaleren wanneer de probleemanalyse moet worden aangevraagd bij de bedrijfsarts (uiterlijk week zes)
• Controleren of het Plan van Aanpak aansluit bij het re-integratieadvies
• De voortgang van de re-integratie bewaken en bijsturen waar nodig
• Werkgever en werknemer adviseren over hun rechten en plichten binnen de Wet verbetering Poortwachter
• Het re-integratiedossier compleet houden voor een eventuele WIA-aanvraag

Veel werkgevers onderschatten hoe complex het verzuimproces kan zijn. Er zijn tientallen termijnen en verplichtingen die nauwkeurig moeten worden nageleefd. Een ervaren casemanager voorkomt dat er stappen worden overgeslagen en dat het dossier bij de WIA-beoordeling onvolledig blijkt. Daarnaast werkt de casemanager op meerdere niveaus: met de werknemer aan herstel en motivatie, met de leidinggevende aan een passende werkomgeving en met de organisatie aan structureel verzuimbeleid.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met probleemanalyse en re-integratie

Bij Masters in Vitaliteit zorgen we ervoor dat de probleemanalyse en het re-integratieadvies naadloos op elkaar aansluiten, zodat jouw organisatie altijd voldoet aan de Wet verbetering Poortwachter en het verzuim zo kort mogelijk duurt. Onze aanpak kenmerkt zich door:

• Vaste casemanagers die het volledige verzuimproces coördineren en alle termijnen bewaken, vanaf dag één
• Ervaren bedrijfsartsen die tijdig een gedegen probleemanalyse opstellen en direct een helder re-integratieadvies meegeven
• Verzuimbegeleiding op drie niveaus: we ondersteunen de werknemer, de leidinggevende én de organisatie, omdat gedrag en werkcultuur vaak het verschil maken bij re-integratie
• Een compleet re-integratiedossier via ons webportaal, zodat je altijd inzicht hebt in de voortgang en voorbereid bent op een eventuele WIA-beoordeling

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Bekijk ons aanbod op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.