Je bespreekt de uitkomsten van een probleemanalyse met je medewerker door het gesprek goed voor te bereiden, de conclusies helder en begrijpelijk samen te vatten en samen concrete afspraken te maken voor de re-integratie. De probleemanalyse van de bedrijfsarts vormt de basis voor het plan van aanpak, en als leidinggevende speel je een belangrijke rol in het vertalen van die analyse naar werkbare stappen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het bespreken van de probleemanalyse, van voorbereiding tot het omgaan met meningsverschillen.

Wat staat er precies in een probleemanalyse?

Een probleemanalyse is een beoordeling door de bedrijfsarts over de aard van de beperkingen, de mogelijkheden en het verwachte herstel van een zieke medewerker. De bedrijfsarts stelt dit document uiterlijk in de zesde week van het verzuim op, zoals de Wet Verbetering Poortwachter voorschrijft. Het vormt de basis voor het verdere re-integratietraject.

In de probleemanalyse vind je doorgaans de volgende onderdelen:

• Beperkingen en mogelijkheden: welke taken kan de medewerker nog wel of niet uitvoeren?
• Verwachte herstelduur: hoe lang verwacht de bedrijfsarts dat het verzuim duurt?
• Advies voor re-integratie: welke stappen zijn nodig om terugkeer naar werk mogelijk te maken?
• Eventuele werkgerelateerde factoren: speelt de werkomgeving of werkdruk een rol bij het verzuim?

Belangrijk om te weten: de probleemanalyse bevat geen medische diagnose. De bedrijfsarts beschrijft functionele beperkingen, niet de ziekte zelf. Als leidinggevende ontvang je dus informatie over wat je medewerker wel en niet kan, zonder dat je weet wat de exacte medische oorzaak is.

Hoe bereid je het gesprek over de probleemanalyse voor?

Een goede voorbereiding begint met het zorgvuldig lezen van de probleemanalyse en het noteren van vragen of onduidelijkheden. Plan het gesprek op een rustig moment, kies een plek waar je ongestoord kunt praten en zorg dat je medewerker vooraf weet wat het doel van het gesprek is.

Inhoudelijke voorbereiding

Lees de probleemanalyse minstens twee keer door. Let daarbij op de beperkingen die de bedrijfsarts beschrijft en koppel die aan de taken van je medewerker. Bedenk alvast welke aanpassingen mogelijk zijn binnen het team of de functie. Noteer concrete vragen die je wilt stellen, bijvoorbeeld over de haalbaarheid van bepaalde taken of de gewenste opbouw van werkuren.

Neem ook het verzuimdossier erbij. Welke afspraken zijn er eerder gemaakt? Wat is de huidige stand van zaken? Hoe verhoudt de probleemanalyse zich tot eerdere gesprekken die je met je medewerker hebt gevoerd? Door deze context mee te nemen, voorkom je dat het gesprek in herhaling valt.

Praktische voorbereiding

Stuur je medewerker een paar dagen van tevoren een uitnodiging met een korte toelichting. Geef aan dat jullie samen de uitkomsten van de probleemanalyse gaan bespreken en dat het doel is om afspraken te maken over de volgende stappen. Reserveer voldoende tijd, minimaal dertig minuten, zodat je niet gehaast hoeft te zijn. Zorg dat je de probleemanalyse bij de hand hebt tijdens het gesprek.

Welke gesprekstechnieken werken het beste bij een verzuimgesprek?

Bij een verzuimgesprek over de probleemanalyse werken open vragen, actief luisteren en samenvatten het beste. Deze technieken helpen je om de medewerker te betrekken bij het re-integratieproces en zorgen ervoor dat jullie samen tot werkbare afspraken komen.

Begin het gesprek door de uitkomsten van de probleemanalyse kort en helder samen te vatten in je eigen woorden. Vraag vervolgens hoe je medewerker de situatie zelf ervaart. Gebruik open vragen zoals “Hoe kijk jij naar de mogelijkheden die de bedrijfsarts beschrijft?” of “Wat heb je nodig om die stappen te kunnen zetten?” Dit geeft je medewerker ruimte om eigen inbreng te leveren.

Actief luisteren betekent dat je niet alleen hoort wat iemand zegt, maar ook doorvraagt en laat merken dat je het begrijpt. Vat regelmatig samen wat je medewerker vertelt: “Als ik het goed begrijp, zeg je dat…” Dit voorkomt misverstanden en laat zien dat je de input serieus neemt.

Vermijd een directieve toon. Het gesprek over de probleemanalyse is geen eenrichtingsverkeer. Je medewerker moet zich gehoord voelen, want dat vergroot de bereidheid om actief mee te werken aan de re-integratie. Sluit elke bespreking af met een concrete samenvatting van de gemaakte afspraken, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.

Wat mag je als leidinggevende wel en niet vragen over de probleemanalyse?

Je mag als leidinggevende vragen stellen over de functionele beperkingen, de verwachte herstelduur en de mogelijkheden voor aangepast werk. Je mag niet vragen naar de medische diagnose, de aard van de ziekte of behandelingen die de medewerker ondergaat. De privacywetgeving beschermt deze informatie.

Concreet betekent dit dat je de volgende vragen wel kunt stellen:

• Welke taken kun je op dit moment wel uitvoeren?
• Hoeveel uren per dag of per week is werken haalbaar?
• Welke aanpassingen op de werkplek zouden je helpen?
• Hoe zie je de opbouw van je werkzaamheden voor je?

Vragen die je absoluut niet mag stellen zijn onder andere: “Wat heb je precies?”, “Welke medicijnen gebruik je?” of “Wat zei de specialist?” Zelfs als je medewerker uit zichzelf medische informatie deelt, mag je die niet vastleggen in het verzuimdossier. Noteer alleen functionele informatie die relevant is voor de re-integratie.

Twijfel je of een vraag gepast is? Stel jezelf dan de vraag: “Heb ik dit nodig om de terugkeer naar werk te organiseren?” Zo ja, dan is de vraag waarschijnlijk toelaatbaar. Zo nee, dan laat je de vraag achterwege.

Hoe vertaal je de probleemanalyse naar een plan van aanpak?

Je vertaalt de probleemanalyse naar een plan van aanpak door de adviezen van de bedrijfsarts om te zetten in concrete, haalbare afspraken over werkhervatting. Het plan van aanpak is een verplicht document binnen de Wet Verbetering Poortwachter en moet uiterlijk in de achtste week van het verzuim klaar zijn.

Het plan van aanpak bevat minimaal de volgende onderdelen:

1. Het einddoel: volledige terugkeer in de eigen functie, aangepast werk of een andere oplossing.
2. De stappen om daar te komen: denk aan een opbouwschema voor uren, aanpassingen in taken of tijdelijke herplaatsing.
3. De verantwoordelijkheden: wie doet wat? Wat pakt de medewerker op, wat regel jij als leidinggevende en wat doet de casemanager?
4. Evaluatiemomenten: wanneer bespreken jullie de voortgang?

Gebruik het re-integratiegesprek om samen met je medewerker het plan van aanpak in te vullen. Stel de afspraken zo concreet mogelijk op. Schrijf niet “medewerker bouwt langzaam op”, maar “medewerker start met vier uur per dag op maandag en woensdag en bouwt in twee weken op naar zes uur per dag.” Hoe specifieker de afspraken, hoe makkelijker het is om de voortgang te bewaken en bij te sturen.

Vergeet niet dat zowel jij als je medewerker het plan van aanpak ondertekenen. Jullie zijn beiden verantwoordelijk voor de uitvoering. De casemanager bewaakt het proces en zorgt dat alle stappen op tijd worden gezet.

Wat doe je als de medewerker het niet eens is met de probleemanalyse?

Als je medewerker het niet eens is met de probleemanalyse, kan hij of zij een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dit is een onafhankelijke beoordeling die duidelijkheid geeft over de beperkingen en mogelijkheden. Als leidinggevende is het belangrijk dat je dit recht benoemt en het gesprek open houdt.

Luister eerst goed naar de bezwaren van je medewerker. Vraag door: “Waar ben je het precies niet mee eens?” en “Hoe zie jij de situatie dan?” Soms blijkt dat de onenigheid voortkomt uit een misverstand over wat er in de probleemanalyse staat. In dat geval helpt het om de tekst samen nog eens door te nemen.

Is het meningsverschil inhoudelijk, dan zijn er verschillende opties:

• Terugkoppeling naar de bedrijfsarts: vraag of de bedrijfsarts de conclusies nader kan toelichten of een aanvullend gesprek kan voeren met de medewerker.
• Deskundigenoordeel bij het UWV: zowel de medewerker als de werkgever kan dit aanvragen. Het UWV geeft dan een onafhankelijk oordeel over de belastbaarheid.
• Inschakelen van de casemanager: de casemanager kan bemiddelen en helpen om het gesprek weer op gang te brengen.

Wat je in ieder geval wilt voorkomen, is dat het re-integratieproces stil ligt. Blijf in gesprek, documenteer de bezwaren en de stappen die je onderneemt. Dit beschermt je als werkgever tegen een mogelijke loonsanctie van het UWV, die wordt opgelegd wanneer blijkt dat je onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het bespreken van de probleemanalyse

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we leidinggevenden en HR-professionals bij elke stap van het verzuimproces, inclusief het bespreken van de probleemanalyse met medewerkers. Onze aanpak richt zich op vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon, omdat we weten dat zo’n 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft.

Concreet helpen we je op de volgende manieren:

• Vaste casemanager: je krijgt een vast aanspreekpunt dat het verzuimproces coördineert, de voortgang bewaakt en je adviseert bij lastige gesprekken.
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1: met ons Vitaal Plus pakket starten we direct met begeleiding, zodat je niet pas bij de probleemanalyse voor het eerst ondersteuning krijgt.
• Coaching van leidinggevenden: we helpen je om verzuimgesprekken effectief te voeren en de juiste balans te vinden tussen betrokkenheid en grenzen.
• Korte lijnen met de bedrijfsarts: onze directie bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen, waardoor je snel antwoord krijgt op vragen over de probleemanalyse.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en het bespreken van de probleemanalyse? Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.