Een probleemanalyse wordt tijdens een verzuimtraject gemiddeld één tot drie keer bijgesteld, afhankelijk van het verloop van het herstel en eventuele wijzigingen in de situatie van de medewerker. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat de bedrijfsarts de probleemanalyse actualiseert wanneer de omstandigheden daar aanleiding toe geven, bijvoorbeeld bij stagnatie van het herstel of een verandering in de belastbaarheid. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over het bijstellen van de probleemanalyse, van wettelijke verplichtingen tot praktische tips om vertraging te voorkomen.

Wanneer is bijstelling van de probleemanalyse wettelijk verplicht?

De Wet Verbetering Poortwachter verplicht een bijstelling van de probleemanalyse zodra de situatie van de medewerker wezenlijk verandert. Dat kan zowel een verbetering als een verslechtering zijn. De bedrijfsarts beoordeelt of de eerder vastgestelde beperkingen en mogelijkheden nog actueel zijn en past de probleemanalyse aan wanneer dat niet het geval is.

Concreet betekent dit dat bijstelling verplicht is op de volgende momenten in het verzuimtraject:

• Bij de eerstejaarsevaluatie, wanneer werkgever en werknemer het Plan van Aanpak evalueren en het re-integratietraject herijken.
• Wanneer het UWV een deskundigenoordeel aanvraagt en de bestaande probleemanalyse niet meer aansluit bij de actuele situatie.
• Bij het opstellen van het re-integratieverslag richting de WIA-aanvraag na 88 weken verzuim.

Het niet tijdig bijstellen van de probleemanalyse vormt een risico voor werkgevers. Het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag of het re-integratiedossier compleet en actueel is. Een verouderde probleemanalyse kan leiden tot een loonsanctie, waarbij de werkgever tot een jaar langer het loon moet doorbetalen. Zorg er daarom voor dat de probleemanalyse altijd de werkelijke situatie weerspiegelt.

Wie neemt het initiatief voor een bijstelling?

Het initiatief voor het bijstellen van de probleemanalyse ligt primair bij de bedrijfsarts, maar ook de werkgever, de casemanager en de medewerker zelf kunnen een bijstelling in gang zetten. In de praktijk signaleert vaak de casemanager dat de bestaande probleemanalyse niet meer aansluit bij de actuele situatie.

De rol van de bedrijfsarts

De bedrijfsarts is de enige professional die bevoegd is om de probleemanalyse op te stellen en bij te stellen. Tijdens reguliere spreekuren beoordeelt de bedrijfsarts of de eerder vastgestelde beperkingen en het verwachte herstelverloop nog kloppen. Wanneer de bedrijfsarts constateert dat de situatie is gewijzigd, stelt hij of zij een geactualiseerde probleemanalyse op. Dit vormt vervolgens de basis voor aanpassing van het Plan van Aanpak.

De rol van casemanager en werkgever

De casemanager bewaakt het gehele verzuimproces en signaleert wanneer het re-integratietraject stagneert of wanneer de medewerker andere klachten ontwikkelt. In die gevallen vraagt de casemanager de bedrijfsarts om een herziening. Ook de werkgever of leidinggevende kan een bijstelling aanvragen, bijvoorbeeld wanneer het werk niet meer past bij de mogelijkheden van de medewerker. Daarnaast heeft de medewerker zelf het recht om een nieuw consult bij de bedrijfsarts aan te vragen als hij of zij vindt dat de probleemanalyse niet meer klopt.

Welke situaties leiden in de praktijk tot een herziening?

In de praktijk wordt een probleemanalyse herzien wanneer het herstel anders verloopt dan verwacht, wanneer er nieuwe klachten ontstaan, of wanneer de werksituatie verandert. Deze drie categorieën dekken het overgrote deel van de bijstellingen in een verzuimtraject.

De meest voorkomende situaties die aanleiding geven tot een herziening van de probleemanalyse zijn:

• Stagnatie van het herstel: De medewerker herstelt langzamer dan de bedrijfsarts aanvankelijk inschatte. De prognose en het re-integratieadvies moeten dan worden aangepast.
• Nieuwe of bijkomende klachten: Naast de oorspronkelijke klachten ontwikkelt de medewerker aanvullende beperkingen, bijvoorbeeld psychische klachten bovenop fysieke problematiek.
• Sneller herstel dan verwacht: De medewerker herstelt sneller dan voorzien, waardoor de opbouw van werkhervatting versneld kan worden.
• Wijziging in de werksituatie: Een reorganisatie, functiewijziging of verandering in de werkplek maakt dat de eerder vastgestelde mogelijkheden opnieuw beoordeeld moeten worden.
• Conflict op de werkvloer: Wanneer de oorzaak van het verzuim verschuift van medisch naar niet-medisch, bijvoorbeeld door een arbeidsconflict, verandert de aard van de beperkingen en het bijbehorende advies.
• Resultaat van een arbeidsdeskundig onderzoek: Een ADO kan nieuwe inzichten opleveren over de belastbaarheid van de medewerker, waardoor de probleemanalyse moet worden bijgesteld.

Belangrijk om te weten: ongeveer 40% van het langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak. Denk aan problemen in de privésfeer, een verstoorde werkrelatie of een mismatch tussen de medewerker en het werk. Wanneer dergelijke factoren tijdens het verzuimtraject aan het licht komen, is dat een duidelijk signaal om de probleemanalyse te herzien en het Plan van Aanpak daarop aan te passen.

Wat verandert er inhoudelijk bij een bijgestelde probleemanalyse?

Bij een bijgestelde probleemanalyse past de bedrijfsarts de beschrijving van beperkingen, mogelijkheden en de verwachte herstelduur aan op basis van de actuele situatie. Het document weerspiegelt daarmee de werkelijke stand van zaken in plaats van de oorspronkelijke inschatting.

De inhoudelijke wijzigingen kunnen betrekking hebben op verschillende onderdelen:

1. Beperkingen: De bedrijfsarts beschrijft welke functionele beperkingen de medewerker op dat moment ervaart. Deze kunnen zijn toegenomen, afgenomen of van aard veranderd.
2. Mogelijkheden: Op basis van de actuele beperkingen geeft de bedrijfsarts aan welke werkzaamheden de medewerker wél kan uitvoeren en onder welke voorwaarden.
3. Prognose: De verwachte herstelduur wordt bijgesteld. Soms verschuift de verwachting van volledig herstel naar gedeeltelijke werkhervatting, of juist andersom.
4. Re-integratieadvies: De bedrijfsarts adviseert over de richting van de re-integratie. Dat kan variëren van terugkeer in eigen werk (spoor 1) tot het zoeken naar werk bij een andere werkgever (spoor 2).

Na de bijstelling van de probleemanalyse moeten werkgever en medewerker ook het Plan van Aanpak aanpassen. Het PvA beschrijft immers de concrete afspraken over de re-integratie, en die afspraken moeten aansluiten bij de geactualiseerde probleemanalyse. Vergeet dit niet: een PvA dat niet overeenkomt met de probleemanalyse is een veelvoorkomende reden voor een loonsanctie door het UWV.

Hoe voorkom je vertraging door een ontbrekende of verouderde probleemanalyse?

Je voorkomt vertraging door proactief te monitoren of de probleemanalyse nog actueel is en tijdig een bijstelling aan te vragen bij de bedrijfsarts. Wacht niet tot het UWV constateert dat het dossier verouderd is, maar neem zelf de regie over het verzuimtraject.

Met deze stappen houd je het re-integratiedossier op orde:

• Plan vaste evaluatiemomenten in: Evalueer minimaal elke zes weken of de probleemanalyse nog aansluit bij de situatie. Noteer deze momenten in je agenda.
• Werk samen met een vaste casemanager: Een casemanager die het dossier goed kent, signaleert sneller wanneer een bijstelling nodig is.
• Bereid spreekuren goed voor: Geef de bedrijfsarts vooraf relevante informatie over het verloop van de re-integratie, zodat het consult effectief verloopt.
• Documenteer alles: Leg wijzigingen in de situatie schriftelijk vast, zodat de bedrijfsarts een goed onderbouwde bijstelling kan maken.
• Anticipeer op wettelijke deadlines: Houd de eerstejaarsevaluatie (week 52) en de WIA-aanvraag (week 88) in het vizier en zorg dat de probleemanalyse ruim voor die momenten actueel is.

Een veelgemaakte fout is dat werkgevers pas in actie komen wanneer het UWV om documenten vraagt. Op dat moment is het vaak te laat om een zorgvuldig bijgestelde probleemanalyse te laten opstellen. Door het verzuimtraject actief te managen en regelmatig af te stemmen met de bedrijfsarts en casemanager, voorkom je onnodige vertraging en het risico op een loonsanctie.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het bijstellen van de probleemanalyse

Bij Masters in Vitaliteit zorgen we ervoor dat de probleemanalyse altijd actueel is en aansluit bij de werkelijke situatie van je medewerker. Onze aanpak richt zich op het voorkomen van vertraging en het opbouwen van een compleet re-integratiedossier.

Dit bieden we concreet via onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding:

• Vaste casemanager: Je krijgt een vaste casemanager die het verzuimtraject bewaakt en proactief signaleert wanneer een bijstelling van de probleemanalyse nodig is.
• Ervaren bedrijfsartsen: Onze directie bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen, waardoor medische expertise direct beschikbaar is voor het opstellen en bijstellen van probleemanalyses.
• Korte communicatielijnen: Met een compact team van 45 professionals schakelen we snel. Dat betekent geen weken wachten op een bijgestelde probleemanalyse.
• Integrale verzuimbegeleiding: We kijken niet alleen naar medische factoren, maar ook naar werk, privé en persoonlijke omstandigheden die het verzuim beïnvloeden.
• Webportaal voor dossierinzicht: Via ons portaal heb je altijd inzicht in de status van het verzuimdossier en de actuele documenten.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie ondersteunen bij verzuimbegeleiding en het tijdig bijstellen van de probleemanalyse? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.