Een goede probleemanalyse helpt bij het voorkomen van een WIA-aanvraag doordat de bedrijfsarts vroegtijdig de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel van een zieke medewerker in kaart brengt. Op basis van deze analyse stellen werkgever en werknemer een gericht Plan van Aanpak op, waardoor re-integratie sneller en effectiever verloopt. Zonder een gedegen probleemanalyse mist het verzuimtraject richting, neemt de kans op langdurig verzuim toe en komt een WIA-aanvraag dichterbij.

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft precies voor wanneer en hoe de probleemanalyse moet worden opgesteld. Toch gaat het in de praktijk regelmatig mis: te laat, te vaag of zonder concrete re-integratieadviezen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de probleemanalyse, van de wettelijke deadline tot de rol van de werkgever na ontvangst.

Wanneer moet de probleemanalyse uiterlijk zijn opgesteld?

De probleemanalyse moet uiterlijk in de zesde week van ziekteverzuim zijn opgesteld door de bedrijfsarts. Dit is een wettelijke verplichting vanuit de Wet Verbetering Poortwachter. De werkgever moet vervolgens binnen twee weken na ontvangst, dus uiterlijk in week acht, samen met de medewerker een Plan van Aanpak opstellen.

Deze deadline van zes weken is niet willekeurig gekozen. Onderzoek laat zien dat de eerste weken van verzuim bepalend zijn voor het verdere verloop. Hoe eerder de bedrijfsarts de situatie beoordeelt, hoe sneller gerichte acties kunnen worden ingezet. Wacht je te lang, dan neemt de kans op langdurig verzuim aanzienlijk toe.

In de praktijk betekent dit dat de werkgever de ziekmelding tijdig moet doorgeven aan de arbodienst. Gebeurt dat niet, dan verschuift de hele planning en loop je als werkgever het risico op een loonsanctie van het UWV. Een loonsanctie houdt in dat je tot een jaar langer het loon moet doorbetalen, bovenop de reguliere twee jaar.

Wat staat er precies in een probleemanalyse?

In een probleemanalyse beschrijft de bedrijfsarts de functionele beperkingen van de medewerker, de resterende mogelijkheden voor werk en een prognose voor herstel. Het document bevat geen medische diagnose, maar richt zich op wat de medewerker wel en niet kan in relatie tot het werk.

Concreet bevat een probleemanalyse de volgende onderdelen:

• Aard van de beperkingen: welke taken of activiteiten kan de medewerker op dit moment niet uitvoeren?
• Mogelijkheden: welke werkzaamheden kan de medewerker nog wel verrichten, eventueel in aangepaste vorm?
• Verwacht herstelverloop: wanneer verwacht de bedrijfsarts dat de medewerker (gedeeltelijk) kan terugkeren naar werk?
• Re-integratieadvies: welke stappen raadt de bedrijfsarts aan om terugkeer naar werk te bevorderen?
• Eventuele niet-medische factoren: spelen er omstandigheden op het werk of in de privésituatie die het verzuim beïnvloeden?

Dat laatste punt is bijzonder relevant. Ongeveer 40% van het langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak. Denk aan een arbeidsconflict, hoge werkdruk of problemen in de thuissituatie. Een goede probleemanalyse brengt ook deze factoren in beeld, zodat het Plan van Aanpak zich niet alleen richt op medisch herstel, maar ook op het wegnemen van andere belemmeringen.

Hoe voorkomt een goede probleemanalyse langdurig verzuim?

Een goede probleemanalyse voorkomt langdurig verzuim doordat deze concrete handvatten biedt voor een gericht re-integratietraject. Wanneer beperkingen, mogelijkheden en herstelprognose helder zijn vastgelegd, kunnen werkgever en medewerker direct aan de slag met een realistisch Plan van Aanpak in plaats van af te wachten.

Het verschil tussen een effectieve en een zwakke probleemanalyse zit in de mate van concreetheid. Een analyse die alleen vermeldt dat een medewerker “beperkt belastbaar” is, geeft de werkgever weinig om mee te werken. Een analyse die aangeeft dat de medewerker vier uur per dag licht administratief werk kan verrichten en binnen zes weken kan opbouwen naar zes uur, biedt direct een werkbaar kader.

Vroegsignalering van risicofactoren

De bedrijfsarts kijkt bij de probleemanalyse verder dan alleen de medische klachten. Door vroegtijdig risicofactoren te signaleren, zoals een verstoorde werkrelatie met de leidinggevende of onrealistische werkverwachtingen, kunnen deze factoren worden aangepakt voordat ze het verzuim verlengen. De leidinggevende is namelijk een van de grootste voorspellers van verzuim. Wanneer de probleemanalyse dit signaleert, kan de werkgever gericht actie ondernemen.

Richting geven aan het Plan van Aanpak

Het Plan van Aanpak is zo sterk als de probleemanalyse waarop het is gebaseerd. Een gedegen analyse maakt het mogelijk om meetbare doelen te stellen, een realistisch tijdpad af te spreken en duidelijke verantwoordelijkheden te benoemen. Zonder die basis wordt het Plan van Aanpak een vrijblijvend document dat niemand echt volgt, en dat is precies het scenario waarin verzuim onnodig lang voortduurt en een WIA-aanvraag dichterbij komt.

Welke fouten in de probleemanalyse leiden tot een WIA-aanvraag?

De meest voorkomende fouten die uiteindelijk tot een WIA-aanvraag leiden, zijn een te late opstelling, vage formuleringen zonder concrete re-integratieadviezen en het negeren van niet-medische oorzaken van verzuim. Deze fouten vertragen het re-integratieproces en vergroten de kans dat een medewerker na twee jaar ziekte een WIA-uitkering moet aanvragen.

Dit zijn de fouten die we in de praktijk het vaakst tegenkomen:

1. Te laat opstellen: wanneer de probleemanalyse pas na acht of tien weken klaar is, gaan kostbare weken verloren waarin al gewerkt had kunnen worden aan terugkeer.
2. Te vage beperkingen: formuleringen als “medewerker is niet in staat te werken” zonder specificatie van wat wél kan, maken een gericht Plan van Aanpak onmogelijk.
3. Ontbrekend re-integratieadvies: de probleemanalyse beschrijft wel de beperkingen, maar geeft geen richting aan mogelijke stappen voor werkhervatting.
4. Niet-medische factoren over het hoofd zien: als een arbeidsconflict of privéproblematiek niet wordt benoemd, richt het Plan van Aanpak zich uitsluitend op medisch herstel terwijl de werkelijke oorzaak blijft bestaan.
5. Geen tussentijdse bijstelling: de situatie van een medewerker verandert. Wanneer de probleemanalyse niet wordt geactualiseerd bij gewijzigde omstandigheden, raakt het re-integratietraject uit koers.

Elke dag verzuim kost gemiddeld 300 euro. Bij deze fouten lopen de kosten snel op, en het risico op een loonsanctie van het UWV neemt toe wanneer blijkt dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende waren.

Wat is de rol van de werkgever na ontvangst van de probleemanalyse?

Na ontvangst van de probleemanalyse moet de werkgever binnen twee weken samen met de medewerker een Plan van Aanpak opstellen. Dit plan beschrijft concrete afspraken over de re-integratie: welke werkzaamheden de medewerker gaat oppakken, welke aanpassingen nodig zijn en welk tijdpad wordt gevolgd.

De werkgever heeft hierin een actieve rol die verder gaat dan alleen het ondertekenen van documenten. Dit zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Bespreek de probleemanalyse met de medewerker: ga in gesprek over de bevindingen en zorg dat beide partijen dezelfde verwachtingen hebben.
• Stel een realistisch Plan van Aanpak op: baseer dit op de adviezen uit de probleemanalyse en maak afspraken die haalbaar zijn voor zowel de medewerker als de organisatie.
• Faciliteer de re-integratie: zorg voor aangepast werk, flexibele werktijden of andere aanpassingen die de bedrijfsarts adviseert.
• Houd de voortgang bij: evalueer regelmatig of de afspraken worden nagekomen en stel het plan bij wanneer de situatie verandert.
• Schakel tijdig een arbeidsdeskundig onderzoek in: wanneer terugkeer in de eigen functie niet mogelijk lijkt, laat dan onderzoeken welke andere mogelijkheden er zijn.

De leidinggevende speelt hierbij een bepalende rol. Een leidinggevende die regelmatig contact houdt met de medewerker, meedenkt over oplossingen en een veilige werkomgeving biedt, draagt direct bij aan een snellere terugkeer. Omgekeerd kan een afwachtende houding het verzuim onnodig verlengen.

Vergeet ook niet om alle stappen en afspraken zorgvuldig te documenteren. Bij een eventuele WIA-aanvraag beoordeelt het UWV het volledige re-integratiedossier. Ontbrekende documentatie kan leiden tot een loonsanctie, waarbij je als werkgever tot een jaar langer het loon moet doorbetalen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het voorkomen van een WIA-aanvraag

Bij Masters in Vitaliteit zorgen we ervoor dat de probleemanalyse niet alleen aan de wettelijke eisen voldoet, maar ook daadwerkelijk bijdraagt aan een snelle en duurzame re-integratie. Onze aanpak richt zich op vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon, waardoor we ook niet-medische oorzaken van verzuim vroegtijdig aanpakken.

Dit is wat je van ons kunt verwachten:

• Tijdige en concrete probleemanalyses door ervaren bedrijfsartsen die niet alleen beperkingen benoemen, maar ook heldere re-integratieadviezen geven.
• Een vaste casemanager die het volledige verzuimproces coördineert, de voortgang bewaakt en zorgt dat alle stappen volgens de Wet Verbetering Poortwachter worden uitgevoerd.
• Actieve ondersteuning van leidinggevenden bij het voeren van verzuimgesprekken en het creëren van een werkomgeving die terugkeer bevordert.
• Korte communicatielijnen met een compact team van 45 professionals, zodat vragen snel worden beantwoord en het re-integratietraject geen vertraging oploopt.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij het voorkomen van langdurig verzuim en WIA-aanvragen? Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.