Een plan van aanpak dat voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter stel je binnen acht weken na de eerste ziektedag, samen met je werknemer, op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts op. Het document beschrijft concrete afspraken over het re-integratiedoel, de activiteiten en de verantwoordelijkheden van beide partijen. Zonder een compleet en tijdig plan van aanpak riskeer je als werkgever een loonsanctie van het UWV.

In de praktijk zien we dat veel werkgevers worstelen met de exacte eisen en deadlines rondom het re-integratieplan. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het plan van aanpak, zodat je precies weet wat er moet gebeuren, wanneer en door wie.

Wanneer moet het plan van aanpak uiterlijk klaar zijn?

Het plan van aanpak moet uiterlijk in week acht na de eerste ziektedag klaar zijn. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat de werkgever en werknemer dit document samen opstellen nadat de bedrijfsarts de probleemanalyse heeft afgerond, wat uiterlijk in week zes gebeurt. Je hebt dus maximaal twee weken om het plan op te stellen na ontvangst van die analyse.

In de praktijk verloopt dit als volgt:

• Week 1: De werknemer meldt zich ziek en je schakelt de arbodienst in voor verzuimbegeleiding.
• Uiterlijk week 6: De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op met daarin de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop.
• Uiterlijk week 8: Werkgever en werknemer stellen samen het plan van aanpak op en ondertekenen het.

Wacht niet tot het laatste moment. Hoe eerder je begint met het formuleren van concrete afspraken, hoe sneller de re-integratie op gang komt. Bovendien laat een tijdig opgesteld plan aan het UWV zien dat je als werkgever actief werkt aan terugkeer naar werk.

Welke onderdelen moeten verplicht in het plan van aanpak staan?

Een plan van aanpak bevat verplicht het einddoel van de re-integratie, de activiteiten die werkgever en werknemer ondernemen, afspraken over aanpassing van het werk, een tijdpad en de evaluatiemomenten. Daarnaast moet het plan vermelden wie de casemanager is die het proces bewaakt.

Concreet moet je de volgende onderdelen opnemen:

1. Het re-integratiedoel: Wat is het beoogde resultaat? Denk aan volledige terugkeer in de eigen functie, aangepast werk of een andere functie binnen of buiten de organisatie.
2. Activiteiten en afspraken: Welke stappen nemen werkgever en werknemer om het doel te bereiken? Bijvoorbeeld opbouwschema’s, scholing, werkplekaanpassingen of een arbeidsdeskundig onderzoek.
3. Tijdpad: Wanneer starten de activiteiten en wanneer verwacht je resultaat? Werk met concrete data in plaats van vage termijnen.
4. Evaluatiemomenten: Minimaal elke zes weken evalueren werkgever en werknemer de voortgang en stellen het plan bij waar nodig.
5. Naam van de casemanager: De persoon die het verzuimproces coördineert en erop toeziet dat alle stappen volgens de Wet Verbetering Poortwachter worden uitgevoerd.
6. Handtekeningen: Zowel werkgever als werknemer ondertekenen het plan, waarmee beiden instemmen met de gemaakte afspraken.

Zorg ervoor dat het plan van aanpak aansluit op de probleemanalyse van de bedrijfsarts. Het UWV controleert of de gekozen activiteiten logisch voortvloeien uit de vastgestelde beperkingen en mogelijkheden.

Wie is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van het plan?

De werkgever is eindverantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van het plan van aanpak. De werknemer is verplicht hieraan mee te werken. In de praktijk coördineert de casemanager het proces, maar de verantwoordelijkheid blijft bij de werkgever liggen.

De rol van de werkgever

Als werkgever neem je het initiatief om het plan van aanpak op te stellen. Je plant het gesprek met de werknemer, zorgt dat de afspraken concreet en haalbaar zijn en bewaakt de deadlines. Bij elke evaluatie, minimaal elke zes weken, bekijk je samen met de werknemer of het plan nog actueel is. Veranderen de omstandigheden? Dan pas je het plan aan en documenteer je de wijzigingen.

De rol van de casemanager

De casemanager begeleidt het gehele verzuimproces en fungeert als spil tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts. Deze persoon bewaakt de voortgang, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat alle stappen op tijd worden gezet. Hoewel de casemanager veel praktisch werk uit handen neemt, ontslaat dat de werkgever niet van de eindverantwoordelijkheid.

De werknemer heeft ook verplichtingen. Actieve medewerking aan de re-integratie is wettelijk verplicht. Weigert een werknemer mee te werken, dan mag je als werkgever maatregelen treffen, zoals het opschorten van het loon. Documenteer dit altijd zorgvuldig.

Wat is het verschil tussen een plan van aanpak en een probleemanalyse?

De probleemanalyse is een medisch advies van de bedrijfsarts over de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Het plan van aanpak is het document waarin werkgever en werknemer op basis van die analyse concrete re-integratieafspraken vastleggen. De probleemanalyse beschrijft het probleem, het plan van aanpak beschrijft de oplossing.

De probleemanalyse wordt uiterlijk in week zes opgesteld door de bedrijfsarts. Hierin staat welke beperkingen de werknemer heeft, welke taken nog wel uitgevoerd kunnen worden en wat het verwachte herstelverloop is. De bedrijfsarts geeft ook een advies over de mogelijkheden voor werkhervatting.

Het plan van aanpak volgt daarna en vertaalt het medisch advies naar praktische afspraken. Waar de probleemanalyse bijvoorbeeld aangeeft dat iemand maximaal vier uur per dag kan werken, beschrijft het plan van aanpak hoe het opbouwschema eruitziet, welke taken de werknemer oppakt en wanneer de uren worden uitgebreid.

Beide documenten zijn verplicht binnen de Wet Verbetering Poortwachter en worden door het UWV beoordeeld bij een eventuele WIA-aanvraag. Ze vullen elkaar aan: zonder probleemanalyse kun je geen goed plan van aanpak opstellen, en zonder plan van aanpak blijft de probleemanalyse een advies zonder uitvoering.

Hoe voorkom je een loonsanctie van het UWV bij de toetsing?

Je voorkomt een loonsanctie door alle stappen van de Wet Verbetering Poortwachter tijdig en volledig uit te voeren, het re-integratiedossier zorgvuldig bij te houden en te laten zien dat je als werkgever voldoende inspanningen hebt geleverd. Het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag of het re-integratieresultaat bevredigend is, of je alle kansen hebt benut.

Een loonsanctie betekent dat je als werkgever tot een jaar langer het loon moet doorbetalen. Dat kan flink oplopen. Voorkom dit met de volgende stappen:

• Houd je aan de deadlines: Probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, eerstejaarsevaluatie in week 52 en een eindevaluatie bij de WIA-aanvraag.
• Evalueer minimaal elke zes weken: Leg de voortgang vast en pas het plan van aanpak aan wanneer de situatie verandert.
• Onderzoek spoor 2 tijdig: Als terugkeer bij de eigen werkgever niet mogelijk is, start dan op tijd met re-integratie bij een andere werkgever. Begin hier niet pas in het tweede ziektejaar mee.
• Documenteer alles: Bewaar verslagen van gesprekken, bijstellingen van het plan en adviezen van de bedrijfsarts. Een compleet re-integratiedossier is je beste bescherming.
• Volg adviezen van de bedrijfsarts op: Wijk je af van het advies? Leg dan vast waarom en welk alternatief je kiest.

Het UWV kijkt niet alleen naar het resultaat, maar vooral naar de inspanningen. Zelfs als de re-integratie niet succesvol is, kun je een loonsanctie voorkomen door aan te tonen dat je alles hebt gedaan wat redelijkerwijs mogelijk was.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met het plan van aanpak

Als gecertificeerde arbodienst begeleiden wij werkgevers bij elke stap van het re-integratieproces, van de eerste ziekmelding tot en met de WIA-aanvraag. Ons team van bedrijfsartsen en vaste casemanagers zorgt ervoor dat je plan van aanpak voldoet aan alle eisen van de Wet Verbetering Poortwachter.

Concreet helpen wij je op de volgende manieren:

• Vaste casemanager: Eén aanspreekpunt dat het volledige verzuimproces coördineert, deadlines bewaakt en je proactief adviseert over de juiste stappen.
• Tijdige probleemanalyse: Onze bedrijfsartsen stellen de probleemanalyse op tijd op, zodat je ruim binnen de wettelijke termijn het plan van aanpak kunt opstellen.
• Verzuimbegeleiding op drie niveaus: Wij werken met de werknemer, de leidinggevende en de organisatie, omdat gedrag en werkcultuur vaak het verschil maken bij succesvolle re-integratie. Bekijk ons volledige aanbod van arbodienstverlening voor meer informatie.
• Compleet re-integratiedossier: Via ons webportaal heb je altijd inzicht in de voortgang en beschik je over alle documentatie die het UWV bij de toetsing verwacht.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en het opstellen van een plan van aanpak? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.