Een bijstelling van de probleemanalyse is een geactualiseerd oordeel van de bedrijfsarts over de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel van een zieke werknemer, opgesteld wanneer de situatie wezenlijk verandert ten opzichte van de oorspronkelijke probleemanalyse. De Wet Verbetering Poortwachter verplicht werkgevers en werknemers om het re-integratietraject actueel te houden, en de bijstelling is daar een belangrijk onderdeel van.

In de praktijk zien we dat werkgevers regelmatig te laat of helemaal niet om een bijstelling vragen, met alle risico’s van dien bij de RIV-toets door het UWV. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het bijstellen van de probleemanalyse: wanneer het moet, wie het aanvraagt, en wat er gebeurt als het ontbreekt.

Wanneer moet de bedrijfsarts de probleemanalyse bijstellen?

De bedrijfsarts moet de probleemanalyse bijstellen zodra de medische situatie, de beperkingen of de mogelijkheden van de werknemer wezenlijk veranderen ten opzichte van de eerdere beoordeling. Dit geldt zowel bij verslechtering als bij verbetering van de gezondheid. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat het re-integratiedossier altijd actueel moet zijn.

Concrete situaties waarin een bijstelling nodig is:

• De werknemer krijgt een nieuwe diagnose of er komen extra klachten bij
• Het herstel verloopt sneller of juist trager dan verwacht
• De werknemer kan meer of minder uren werken dan eerder ingeschat
• Er is een operatie of behandeling geweest die de belastbaarheid verandert
• De werksituatie wijzigt, bijvoorbeeld door een andere functie of werkplek
• Het Plan van Aanpak moet worden aangepast op basis van nieuwe inzichten

Een vuistregel: bij elke evaluatie van het Plan van Aanpak (minimaal elke zes weken) beoordeel je of de probleemanalyse nog klopt. Is dat niet het geval, dan vraag je een bijstelling aan bij de bedrijfsarts. Wacht hier niet mee tot de eerstejaarsevaluatie of de WIA-aanvraag nadert.

Wat is het verschil tussen een probleemanalyse en een bijstelling?

De probleemanalyse is het eerste oordeel van de bedrijfsarts over de beperkingen en mogelijkheden van een zieke werknemer, opgesteld binnen zes weken na de eerste ziektedag. Een bijstelling is een geactualiseerde versie van diezelfde probleemanalyse, opgesteld op een later moment wanneer de situatie is veranderd.

De oorspronkelijke probleemanalyse

De probleemanalyse vormt de basis voor het gehele re-integratietraject. De bedrijfsarts beschrijft hierin welke beperkingen de werknemer heeft, welke mogelijkheden er zijn om (gedeeltelijk) te werken, en wat het verwachte herstelverloop is. Op basis van dit document stellen werkgever en werknemer samen het Plan van Aanpak op. De probleemanalyse is een wettelijke verplichting binnen de Wet Verbetering Poortwachter.

De bijstelling als actualisatie

Een bijstelling van de probleemanalyse is geen volledig nieuw document, maar een actualisatie. De bedrijfsarts beschrijft wat er is veranderd, welke beperkingen er nu gelden en hoe het verwachte herstel eruitziet. De bijstelling vervangt de eerdere probleemanalyse niet, maar vult deze aan. In het re-integratiedossier bewaar je zowel de oorspronkelijke probleemanalyse als alle bijstellingen, zodat het UWV het volledige verloop kan beoordelen.

Het verschil zit dus niet in de inhoud of het format, maar in het moment en de aanleiding. De eerste probleemanalyse is standaard en verplicht. Een bijstelling volgt alleen wanneer de omstandigheden dat vragen.

Wie vraagt een bijstelling aan en hoe verloopt het proces?

Zowel de werkgever als de werknemer kan een bijstelling van de probleemanalyse aanvragen bij de bedrijfsarts. In de praktijk neemt meestal de werkgever of de casemanager het initiatief, omdat zij het verzuimproces coördineren en signalen van verandering als eerste opvangen.

Het proces verloopt in een aantal stappen:

1. Signalering: De werkgever, casemanager of werknemer constateert dat de situatie is veranderd. Denk aan stagnatie in het herstel, nieuwe klachten of juist snellere vooruitgang dan verwacht.
2. Aanvraag: De werkgever of casemanager vraagt een nieuw consult aan bij de bedrijfsarts, met de specifieke vraag om de probleemanalyse bij te stellen. Geef hierbij aan wat er is veranderd en waarom je een actueel oordeel nodig hebt.
3. Spreekuur: De bedrijfsarts nodigt de werknemer uit voor een spreekuur. Tijdens dit consult beoordeelt de bedrijfsarts de actuele beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel.
4. Bijstelling: De bedrijfsarts stelt de bijstelling op en deelt deze met werkgever en werknemer.
5. Aanpassing Plan van Aanpak: Op basis van de bijstelling passen werkgever en werknemer het Plan van Aanpak aan. Dit is een verplichte stap die je niet mag overslaan.

De werknemer kan ook zelf om een bijstelling vragen, bijvoorbeeld wanneer hij of zij vindt dat de beperkingen niet goed zijn vastgelegd of wanneer er nieuwe klachten zijn ontstaan. De bedrijfsarts is verplicht om dit verzoek serieus te nemen en een nieuw oordeel te geven.

Wat zijn de gevolgen als een bijstelling ontbreekt bij de RIV-toets?

Als een bijstelling van de probleemanalyse ontbreekt terwijl de situatie wel is veranderd, loopt de werkgever een serieus risico op een loonsanctie van het UWV. Bij de RIV-toets (Re-integratieverslag) na twee jaar ziekte beoordeelt het UWV of het re-integratiedossier compleet en actueel is. Een ontbrekende bijstelling is een veelvoorkomende reden voor een negatief oordeel.

De gevolgen op een rij:

• Loonsanctie: Het UWV kan de werkgever verplichten om tot maximaal een jaar extra loon door te betalen. Dit betekent een derde jaar loondoorbetaling bovenop de reguliere twee jaar.
• Vertraging WIA-beoordeling: De WIA-aanvraag van de werknemer wordt uitgesteld totdat de loonsanctie is afgelopen. Dit raakt dus ook de werknemer.
• Herstelperiode: De werkgever krijgt de kans om het verzuim in de loonsanctieperiode alsnog te herstellen, maar dit kost tijd, geld en energie.
• Financiële schade: Met gemiddelde verzuimkosten van 300 euro per dag kan een loonsanctie van een jaar oplopen tot meer dan 75.000 euro aan extra kosten.

Het UWV toetst niet alleen of er een probleemanalyse aanwezig is, maar ook of deze actueel is. Wanneer uit het dossier blijkt dat de situatie tussentijds is veranderd (bijvoorbeeld doordat het Plan van Aanpak is aangepast of doordat er een arbeidsdeskundig onderzoek heeft plaatsgevonden), maar er geen bijstelling is opgesteld, beschouwt het UWV dit als een tekortkoming in de re-integratie-inspanningen.

Hoe voorkom je dat een bijstelling te laat wordt aangevraagd?

Je voorkomt een te late bijstelling door het verzuimproces actief te monitoren en bij elke evaluatie van het Plan van Aanpak bewust te toetsen of de probleemanalyse nog actueel is. Structureel werken met vaste evaluatiemomenten en alert casemanagement maakt het verschil.

Praktische tips om grip te houden op het proces:

• Plan vaste evaluatiemomenten: Evalueer het Plan van Aanpak minimaal elke zes weken. Stel bij elke evaluatie de vraag: klopt de probleemanalyse nog?
• Betrek de leidinggevende: De direct leidinggevende ziet als eerste veranderingen in het functioneren of de belastbaarheid van de werknemer. Zorg dat leidinggevenden weten wanneer ze aan de bel moeten trekken.
• Gebruik een casemanager: Een vaste casemanager bewaakt de voortgang, signaleert stagnatie en zorgt dat alle stappen volgens de Wet Verbetering Poortwachter worden uitgevoerd.
• Communiceer open met de werknemer: Moedig de werknemer aan om veranderingen in gezondheid of belastbaarheid direct te melden. Hoe eerder je signalen opvangt, hoe sneller je kunt handelen.
• Houd het dossier bij: Documenteer alle contactmomenten, afspraken en wijzigingen. Een compleet dossier maakt het eenvoudiger om te beoordelen of een bijstelling nodig is.

Vergeet niet dat ook positieve veranderingen een bijstelling rechtvaardigen. Als een werknemer sneller herstelt dan verwacht, wil je dat vastleggen zodat de re-integratie versneld kan worden. Wachten tot het volgende geplande spreekuur kan betekenen dat je weken verliest waarin de werknemer al meer had kunnen werken.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het bijstellen van de probleemanalyse

Bij ons draait verzuimbegeleiding om meer dan alleen het afvinken van wettelijke verplichtingen. We zorgen ervoor dat de probleemanalyse altijd actueel is en dat je als werkgever nooit voor verrassingen komt te staan bij de RIV-toets. Dit doen we door:

• Vaste casemanagers die het verzuimproces actief bewaken en tijdig signaleren wanneer een bijstelling nodig is
• Korte communicatielijnen met onze bedrijfsartsen, waardoor een actueel oordeel snel beschikbaar is
• Proactieve evaluaties waarbij we bij elk contactmoment toetsen of de probleemanalyse nog aansluit bij de werkelijke situatie
• Een compleet webportaal waarin alle documenten, waaronder probleemanalyses en bijstellingen, overzichtelijk worden vastgelegd
• Ondersteuning van leidinggevenden zodat zij veranderingen bij medewerkers herkennen en weten wanneer actie nodig is

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.