Je stelt de probleemanalyse bij door de bedrijfsarts opnieuw te laten beoordelen of de eerder vastgestelde beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop nog actueel zijn, en het plan van aanpak daarop aan te passen. Doe je dit niet op de juiste momenten, dan oordeelt het UWV bij de WIA-aanvraag dat je als werkgever onvoldoende aan re-integratie hebt gedaan, wat leidt tot een loonsanctie van maximaal een jaar extra loondoorbetaling. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over het bijstellen van de probleemanalyse en hoe je een loonsanctie voorkomt.

Wanneer is een bijstelling van de probleemanalyse verplicht?

Een bijstelling van de probleemanalyse is verplicht zodra de medische situatie, de beperkingen of de mogelijkheden van de werknemer wezenlijk veranderen ten opzichte van de oorspronkelijke probleemanalyse. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat het re-integratiedossier altijd actueel moet zijn, en de probleemanalyse vormt daarvan de basis.

In de praktijk zijn er verschillende situaties waarin je de probleemanalyse moet laten bijstellen:

• Verandering in de gezondheidstoestand: de werknemer herstelt sneller dan verwacht, of juist trager, of er ontstaan nieuwe klachten.
• Stagnatie in de re-integratie: het plan van aanpak levert niet het verwachte resultaat op en de bedrijfsarts moet opnieuw beoordelen wat er mogelijk is.
• Rond de eerstejaarsevaluatie: na 52 weken verzuim evalueren werkgever en werknemer het re-integratieverloop. Een actuele probleemanalyse is daarbij noodzakelijk.
• Bij een wijziging in de werksituatie: denk aan een andere functie, andere taken of een organisatieverandering die invloed heeft op de re-integratiemogelijkheden.

Het UWV verwacht dat je als werkgever proactief handelt. Wacht je te lang met het aanvragen van een bijstelling, dan loop je het risico dat het re-integratiedossier bij de WIA-aanvraag als onvolledig wordt beoordeeld.

Wat is het verschil tussen een probleemanalyse en een bijstelling?

De probleemanalyse is de eerste beoordeling door de bedrijfsarts, opgesteld binnen zes weken na de eerste ziekmelding. De bijstelling is een geactualiseerde versie van diezelfde probleemanalyse, opgesteld op een later moment wanneer de situatie van de werknemer is veranderd. Beide documenten hebben dezelfde opbouw, maar de bijstelling vervangt de eerdere analyse of vult die aan.

De oorspronkelijke probleemanalyse

De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op als startpunt van het re-integratietraject. Hierin beschrijft de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de functionele mogelijkheden van de werknemer en een prognose voor herstel. Op basis van deze probleemanalyse stellen werkgever en werknemer samen het plan van aanpak op. Dit plan beschrijft concrete afspraken over hoe de terugkeer naar werk wordt vormgegeven.

De bijstelling van de probleemanalyse

De bijstelling volgt hetzelfde format, maar houdt rekening met de actuele situatie. De bedrijfsarts beoordeelt opnieuw wat de werknemer wel en niet kan, en of de eerder gestelde prognose nog klopt. Wanneer de bijstelling afwijkt van de oorspronkelijke analyse, moet ook het plan van aanpak worden aangepast. Het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag of deze keten van probleemanalyse, bijstelling en plan van aanpak logisch en consistent is opgebouwd.

Hoe leidt een ontbrekende bijstelling tot een loonsanctie?

Een ontbrekende bijstelling van de probleemanalyse leidt tot een loonsanctie omdat het UWV bij de WIA-aanvraag concludeert dat de werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd. Zonder actuele probleemanalyse ontbreekt de onderbouwing voor het re-integratiebeleid, en dat beschouwt het UWV als een tekortkoming in het verzuimdossier.

Het mechanisme werkt als volgt: rond de 88e week van verzuim vraagt de werknemer een WIA-uitkering aan. Het UWV toetst dan het volledige re-integratieverslag. Daarbij kijkt het UWV niet alleen naar wat er is gedaan, maar ook naar of de stappen logisch voortvloeien uit een actuele medische beoordeling. Als de gezondheidssituatie tussentijds is veranderd maar de probleemanalyse niet is bijgesteld, concludeert het UWV dat de werkgever niet adequaat heeft gereageerd.

De gevolgen zijn aanzienlijk. Een loonsanctie betekent dat je als werkgever tot maximaal een jaar langer het loon moet doorbetalen. Bedenk dat een gemiddelde verzuimdag zo’n 300 euro kost. Over een heel jaar loopt dat op tot een fors bedrag dat je met tijdige actie had kunnen voorkomen.

Veelvoorkomende situaties die tot een loonsanctie leiden:

1. De werknemer heeft tussentijds nieuwe klachten ontwikkeld, maar de probleemanalyse is niet aangepast.
2. De re-integratie is vastgelopen zonder dat de bedrijfsarts opnieuw is geconsulteerd.
3. Het plan van aanpak is wel bijgesteld, maar zonder onderliggende bijstelling van de probleemanalyse door de bedrijfsarts.

Welke stappen doorloop je om de probleemanalyse tijdig bij te stellen?

Om de probleemanalyse tijdig bij te stellen, plan je een consult bij de bedrijfsarts zodra de situatie van de werknemer verandert, laat je de bijstelling schriftelijk vastleggen en pas je het plan van aanpak direct aan op de nieuwe bevindingen. Door deze stappen structureel te volgen, bouw je een compleet re-integratiedossier op dat voldoet aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter.

Doorloop de volgende stappen:

1. Signaleer veranderingen vroegtijdig. Houd als werkgever of casemanager actief contact met de werknemer. Merk je dat het herstel anders verloopt dan verwacht, of verandert de werksituatie? Noteer dit en onderneem actie.
2. Vraag een nieuw consult aan bij de bedrijfsarts. Beschrijf in je aanvraag waarom je een bijstelling nodig acht. Geef concrete voorbeelden van wat er is veranderd, zodat de bedrijfsarts gericht kan beoordelen.
3. Laat de bedrijfsarts de bijstelling opstellen. De bedrijfsarts beoordeelt de actuele beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop. Dit resulteert in een schriftelijke bijstelling van de probleemanalyse.
4. Pas het plan van aanpak aan. Bespreek de bijstelling met de werknemer en vertaal de nieuwe inzichten naar concrete afspraken in het plan van aanpak. Beide partijen ondertekenen het aangepaste plan.
5. Documenteer alles in het verzuimdossier. Zorg dat de bijstelling, het aangepaste plan van aanpak en de evaluatiemomenten netjes zijn opgeslagen. Bij de WIA-aanvraag moet je dit complete dossier aan het UWV overleggen.

Een goede vuistregel: evalueer bij elk spreekuurcontact met de bedrijfsarts of de probleemanalyse nog actueel is. Zo voorkom je dat je pas bij de eerstejaarsevaluatie of de WIA-aanvraag ontdekt dat er een bijstelling ontbreekt.

Wat kan een werkgever doen als het UWV toch een loonsanctie oplegt?

Als het UWV toch een loonsanctie oplegt, kan de werkgever bezwaar maken binnen zes weken na het besluit, of de geconstateerde tekortkomingen zo snel mogelijk herstellen om de loonsanctie te verkorten. Het UWV biedt namelijk de mogelijkheid om een zogenaamd bekortingsverzoek in te dienen zodra je de tekortkomingen hebt weggenomen.

Je hebt als werkgever twee routes:

• Bezwaar aantekenen: als je het niet eens bent met het oordeel van het UWV, dien je binnen zes weken een bezwaarschrift in. Onderbouw je bezwaar met concrete documenten uit het re-integratiedossier. Laat zien welke stappen je wel hebt genomen en waarom het UWV-oordeel volgens jou niet klopt.
• Tekortkomingen herstellen en bekorting aanvragen: herstel de geconstateerde tekortkomingen zo snel mogelijk. Laat bijvoorbeeld alsnog een bijstelling van de probleemanalyse opstellen, pas het plan van aanpak aan en hervat de re-integratie-inspanningen. Dien vervolgens een bekortingsverzoek in bij het UWV. Als het UWV oordeelt dat de tekortkomingen zijn opgelost, wordt de loonsanctie beëindigd.

In de praktijk is de tweede route vaak het snelst en meest effectief. Een bezwaarprocedure kan maanden duren, terwijl het herstellen van tekortkomingen en het indienen van een bekortingsverzoek direct resultaat kan opleveren. Combineer beide routes waar mogelijk: start met het herstellen van de tekortkomingen en dien tegelijkertijd bezwaar aan als je het inhoudelijk oneens bent met het oordeel.

Belangrijk: schakel altijd tijdig een bedrijfsarts in bij het herstellen van de tekortkomingen. Zonder medische onderbouwing accepteert het UWV het bekortingsverzoek niet.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het bijstellen van de probleemanalyse

Bij ons draait verzuimbegeleiding om het voorkomen van problemen voordat ze ontstaan. We weten dat een ontbrekende bijstelling van de probleemanalyse een van de meest voorkomende oorzaken is van een loonsanctie, en daarom hebben we dit proces stevig verankerd in onze werkwijze.

Wat we concreet voor je doen:

• Vaste casemanager die de regie houdt: jouw casemanager bewaakt alle termijnen en signaleert proactief wanneer een bijstelling nodig is.
• Directe lijnen met onze bedrijfsartsen: door ons compacte team van 45 professionals schakelen we snel. Een bijstelling van de probleemanalyse wordt zonder onnodige vertraging opgesteld.
• Compleet re-integratiedossier via ons webportaal: alle documenten, van probleemanalyse tot bijstelling en plan van aanpak, staan overzichtelijk bij elkaar. Zo ben je altijd voorbereid op een WIA-aanvraag.
• Begeleiding op drie niveaus: we ondersteunen niet alleen de werknemer, maar ook de leidinggevende en de organisatie bij elke stap in het re-integratieproces. Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding voor een volledig overzicht.

Wil je zeker weten dat jouw verzuimdossier op orde is en een loonsanctie voorkomen? Neem contact met ons op en ontdek hoe onze verzuimbegeleiding je organisatie beschermt tegen onnodige kosten en risico’s.