Werkgevers zijn verplicht om ziekteverzuim te registreren, maar mogen daarbij alleen functionele gegevens vastleggen, zoals de vermoedelijke duur van het verzuim en het percentage arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens, zoals diagnoses of klachten, mogen niet door de werkgever worden geregistreerd. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet verbetering Poortwachter bepalen samen het kader waarbinnen verzuimregistratie plaatsvindt. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de verplichtingen van werkgevers rondom verzuimregistratie, van privacyregels tot de risico’s bij een gebrekkige administratie.

Welke gegevens mag een werkgever vastleggen bij ziekmelding?

Bij een ziekmelding mag een werkgever uitsluitend functionele en niet-medische gegevens vastleggen. Denk aan de datum van de ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim, het bereikbaarheidsadres en het percentage arbeidsongeschiktheid. De werkgever mag nadrukkelijk niet vragen naar de aard van de ziekte of klachten.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft duidelijke richtlijnen opgesteld over welke informatie een werkgever wel en niet mag registreren bij ziekteverzuim. De volgende gegevens mag je als werkgever vastleggen:

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres van de medewerker
• De vermoedelijke duur van het verzuim
• De lopende afspraken en werkzaamheden die overgedragen moeten worden
• Of de medewerker onder een vangnetbepaling valt (zoals zwangerschap), maar niet welke
• Of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval
• Of er sprake is van een verkeersongeval met een aansprakelijke derde (regresrecht)

Wat je als werkgever absoluut niet mag registreren, zijn medische gegevens. De diagnose, symptomen, naam van de behandelaar of informatie over therapieën behoren tot het medisch domein. Alleen de bedrijfsarts mag deze gegevens verwerken. Zelfs als een medewerker vrijwillig vertelt wat er aan de hand is, mag je dit niet opschrijven in het verzuimdossier.

Hoe verhoudt de AVG zich tot verzuimregistratie?

De AVG classificeert gezondheidsgegevens als bijzondere persoonsgegevens, waarvoor extra strenge verwerkingsregels gelden. Werkgevers mogen gezondheidsgegevens alleen verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de re-integratie of loondoorbetaling bij ziekte, en dan nog uitsluitend binnen de wettelijke kaders.

In de praktijk betekent dit dat je als werkgever een duidelijke grondslag nodig hebt om verzuimgegevens te verwerken. Die grondslag vind je in de wettelijke verplichting tot loondoorbetaling bij ziekte (artikel 7:629 BW) en de verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter. Maar zelfs met deze grondslag blijft de verwerking beperkt tot het strikt noodzakelijke.

Wat betekent dit concreet voor de verzuimadministratie?

Je verzuimregistratiesysteem moet voldoen aan de privacyregels voor verzuim die de AVG stelt. Dat houdt onder meer in dat je een verwerkingsregister bijhoudt waarin staat welke verzuimgegevens je verwerkt, met welk doel en wie er toegang toe heeft. Alleen medewerkers die direct betrokken zijn bij de verzuimbegeleiding, zoals de leidinggevende en de HR-afdeling, mogen toegang hebben tot het dossier.

Welke maatregelen moet je treffen?

Zorg ervoor dat je verzuimregistratie technisch en organisatorisch goed beveiligd is. Gebruik een beveiligd digitaal systeem met toegangsrechten, stel bewaartermijnen in en vernietig gegevens wanneer ze niet langer nodig zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij overtredingen boetes opleggen die kunnen oplopen tot miljoenen euro’s. Daarnaast heb je als werkgever de plicht om medewerkers te informeren over welke gegevens je verwerkt en waarom.

Wat schrijft de Wet verbetering Poortwachter voor over verzuimadministratie?

De Wet verbetering Poortwachter (WvP) verplicht werkgevers om een gestructureerde verzuimadministratie bij te houden gedurende de eerste twee ziektejaren. Deze administratie vormt de basis voor het re-integratietraject en wordt door het UWV beoordeeld bij een eventuele WIA-aanvraag.

De WvP schrijft een strak tijdschema voor met bijbehorende documentatieverplichtingen. Als werkgever moet je de volgende stappen vastleggen in je verzuimadministratie:

1. Week 1: Ziekmelding registreren en doorgeven aan de arbodienst
2. Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op, waarin de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel worden beschreven
3. Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen een Plan van Aanpak (PvA) op voor de re-integratie
4. Elke 6 weken: Voortgangsgesprekken voeren en het Plan van Aanpak bijstellen waar nodig
5. Week 42: Ziekmelding doorgeven aan het UWV
6. Week 52: Eerstejaarsevaluatie uitvoeren en vastleggen
7. Week 88: Eindevaluatie opstellen en het re-integratiedossier compleet maken voor de WIA-aanvraag

Al deze documenten samen vormen het re-integratieverslag dat het UWV beoordeelt. Wanneer de documentatie onvolledig is of stappen zijn overgeslagen, kan het UWV concluderen dat je als werkgever onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie. Dit kan leiden tot een loonsanctie, waarbij je verplicht wordt om tot een jaar langer het loon door te betalen.

Wat is het verschil tussen verzuimregistratie en een re-integratiedossier?

Verzuimregistratie is de administratieve vastlegging van alle ziekmeldingen en verzuimperiodes binnen je organisatie. Een re-integratiedossier is een individueel dossier per langdurig zieke medewerker, waarin alle stappen, afspraken en documenten rondom de terugkeer naar werk worden vastgelegd.

Verzuimregistratie

De verzuimregistratie is een doorlopend overzicht van het ziekteverzuim binnen je organisatie. Hierin leg je per medewerker vast wanneer iemand zich ziek meldt, wanneer het herstel plaatsvindt en wat het verzuimpercentage is. Deze registratie gebruik je voor het monitoren van verzuimpatronen, het berekenen van verzuimkosten en het signaleren van trends. De verzuimregistratie bevat geen medische informatie en is primair een managementinstrument.

Re-integratiedossier

Het re-integratiedossier is veel uitgebreider en wordt opgebouwd zodra een medewerker langdurig verzuimt. Dit dossier bevat de probleemanalyse van de bedrijfsarts, het Plan van Aanpak, verslagen van voortgangsgesprekken, de eerstejaarsevaluatie en eventuele rapportages van een arbeidsdeskundig onderzoek. Het re-integratiedossier is een wettelijke verplichting vanuit de Wet verbetering Poortwachter en dient als bewijs dat werkgever en werknemer zich voldoende hebben ingespannen voor de re-integratie.

Beide administraties zijn belangrijk, maar dienen een ander doel. De verzuimregistratie geeft je inzicht op organisatieniveau, terwijl het re-integratiedossier zich richt op de individuele medewerker en het wettelijke traject.

Welke risico’s loopt een werkgever bij gebrekkige verzuimregistratie?

Een gebrekkige verzuimregistratie kan leiden tot een loonsanctie van het UWV, boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens en financiële schade door onnodig lang verzuim. Daarnaast verlies je als werkgever het overzicht over verzuimpatronen, waardoor je problemen niet tijdig signaleert.

De financiële gevolgen van een slechte verzuimadministratie zijn aanzienlijk. Een loonsanctie betekent dat je als werkgever tot maximaal een jaar extra het loon moet doorbetalen aan een zieke medewerker. Gezien de gemiddelde kosten van ongeveer 300 euro per verzuimdag, kan dit oplopen tot tienduizenden euro’s per medewerker. Daarnaast kunnen AVG-overtredingen, zoals het onrechtmatig registreren van medische gegevens, leiden tot forse boetes.

Maar de risico’s gaan verder dan alleen financieel. Zonder goede verzuimregistratie mis je signalen van structurele problemen op de werkvloer, zoals hoge werkdruk in bepaalde teams of terugkerend kort verzuim bij specifieke medewerkers. Je mist daarmee de kans om preventief in te grijpen voordat kort verzuim overgaat in langdurig verzuim.

Ook in juridische geschillen kan een onvolledige administratie je als werkgever in een lastige positie brengen. Zonder deugdelijke documentatie kun je moeilijk aantonen dat je aan je verplichtingen hebt voldaan, wat je kwetsbaar maakt bij bezwaarprocedures of arbeidsrechtelijke conflicten.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimregistratie

Bij ons begrijpen we dat verzuimregistratie meer is dan een administratieve verplichting. Het is een instrument waarmee je grip houdt op verzuim, voldoet aan de wet en tegelijkertijd je medewerkers goed begeleidt. Wij ondersteunen werkgevers bij het opzetten en onderhouden van een correcte verzuimadministratie die voldoet aan zowel de AVG als de Wet verbetering Poortwachter. Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding voor een volledig overzicht van onze ondersteuning.

Wat wij concreet voor je doen:

• Vaste casemanager die het volledige verzuimproces coördineert en bewaakt dat alle stappen tijdig en correct worden vastgelegd
• Toegang tot een beveiligd webportaal waarin je verzuimregistratie overzichtelijk en AVG-proof wordt bijgehouden
• Begeleiding door ervaren bedrijfsartsen die probleemanalyses en adviezen opstellen conform de wettelijke eisen
• Proactieve signalering van verzuimpatronen en risico’s, zodat je preventief kunt handelen
• Volledige ontzorging bij de opbouw van re-integratiedossiers, van Plan van Aanpak tot eindevaluatie

Wil je zeker weten dat jouw verzuimregistratie op orde is en dat je voldoet aan alle verplichtingen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij je kunnen ondersteunen.