De taken rondom verzuimregistratie omvatten het vastleggen van ziekmeldingen, het bijhouden van verzuimgegevens en het bewaken van wettelijke termijnen. De werkgever is hiervoor eindverantwoordelijk, al kan een casemanager of arbodienst het proces operationeel ondersteunen. Volgens de Wet verbetering Poortwachter moet de werkgever aantonen dat alle stappen correct en tijdig zijn doorlopen.

Een goede verzuimadministratie beschermt je organisatie tegen loonsancties en zorgt ervoor dat zieke medewerkers op het juiste moment de juiste begeleiding krijgen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over welke gegevens je moet registreren, wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe het proces verloopt en wat er misgaat als je verzuimregistratie niet op orde is.

Welke gegevens moeten worden vastgelegd bij een ziekmelding?

Bij een ziekmelding moet je minimaal de volgende gegevens vastleggen: de naam van de medewerker, de eerste ziektedag, de verwachte verzuimduur, het bereikbaarheidsadres en eventuele resterende mogelijkheden om (aangepast) werk te verrichten. Het registreren van de medische reden van het verzuim is uitdrukkelijk niet toegestaan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strenge grenzen aan welke informatie je als werkgever mag vastleggen. Je mag bijvoorbeeld wel noteren of iemand onder een vangnetregeling valt (zoals zwangerschap of orgaandonatie), maar je mag nooit een diagnose of klachtomschrijving opnemen in je verzuimadministratie.

Concreet leg je bij een ziekmelding het volgende vast:

• Naam en personeelsnummer van de medewerker
• Datum van de eerste ziektedag
• Vermoedelijke duur van het verzuim
• Bereikbaarheidsadres en telefoonnummer
• Of de medewerker nog (deels) kan werken
• Of er sprake is van een arbeidsongeval of beroepsziekte
• Of de medewerker onder een vangnetbepaling valt

Daarnaast is het verstandig om direct het tijdstip van de ziekmelding en de naam van degene die de melding heeft aangenomen te noteren. Deze gegevens helpen bij het aantonen dat je als werkgever tijdig hebt gehandeld volgens de Wet verbetering Poortwachter.

Wie is wettelijk verantwoordelijk voor de verzuimregistratie?

De werkgever is wettelijk eindverantwoordelijk voor een correcte en volledige verzuimregistratie. Dit volgt uit de Wet verbetering Poortwachter, die voorschrijft dat de werkgever een compleet re-integratiedossier bijhoudt gedurende de gehele periode van ziekteverzuim. Het UWV beoordeelt dit dossier na twee jaar ziekte bij een eventuele WIA-aanvraag.

In de praktijk delegeren veel werkgevers de dagelijkse uitvoering van de verzuimregistratie aan een HR-afdeling, een casemanager of een arbodienst. Dat is prima, maar het ontslaat de werkgever niet van de eindverantwoordelijkheid. Als het dossier onvolledig blijkt, is het de werkgever die een loonsanctie riskeert.

De rol van de leidinggevende

De leidinggevende is vaak het eerste aanspreekpunt bij een ziekmelding. Hij of zij neemt de melding aan, noteert de basisgegevens en geeft deze door aan HR of de casemanager. Daarnaast houdt de leidinggevende contact met de zieke medewerker en bespreekt mogelijkheden voor aangepast werk. De leidinggevende is daarmee een belangrijke schakel in het correct registreren van verzuim.

De rol van de casemanager

De casemanager coördineert het volledige verzuimproces en bewaakt de wettelijke termijnen. Deze persoon zorgt ervoor dat alle stappen uit de Wet Poortwachter op tijd worden gezet: van de ziekmelding bij de arbodienst tot het opstellen van het Plan van Aanpak en de evaluatiemomenten. De casemanager fungeert als spil tussen werkgever, medewerker, bedrijfsarts en eventuele andere betrokkenen.

Hoe verloopt het proces van verzuimregistratie stap voor stap?

Het proces van verzuimregistratie begint op de eerste ziektedag met het aannemen en vastleggen van de ziekmelding, gevolgd door een melding aan de arbodienst. Daarna volgen wettelijk vastgelegde stappen met vaste termijnen die doorlopen tot het einde van het verzuim of, bij langdurig verzuim, tot de WIA-beoordeling na twee jaar.

Hieronder vind je de belangrijkste stappen in chronologische volgorde:

1. Dag 1: Ziekmelding registreren. De medewerker meldt zich ziek bij de leidinggevende. De leidinggevende noteert de basisgegevens en geeft de melding door aan HR of de casemanager.
2. Binnen 1 week: Melding aan de arbodienst. De werkgever meldt het verzuim bij de arbodienst of bedrijfsarts. Dit is verplicht om de juiste begeleiding op gang te brengen.
3. Week 6: Probleemanalyse. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op waarin de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel worden beschreven. Deze analyse vormt de basis voor het re-integratietraject.
4. Week 8: Plan van Aanpak. Werkgever en medewerker stellen samen een Plan van Aanpak op. Hierin leggen ze vast welke stappen worden ondernomen om terugkeer naar werk te bevorderen.
5. Elke 6 weken: Voortgangsgesprekken. Werkgever en medewerker evalueren regelmatig de voortgang en passen het Plan van Aanpak aan waar nodig. Deze gesprekken worden geregistreerd in het verzuimdossier.
6. Week 42: Melding bij het UWV. De werkgever meldt de zieke medewerker bij het UWV. Dit is een wettelijke verplichting die je niet mag vergeten.
7. Week 52: Eerstejaarsevaluatie. Werkgever en medewerker evalueren het eerste jaar en bepalen of het re-integratietraject bijgesteld moet worden.
8. Week 88: WIA-aanvraag. De medewerker dient uiterlijk in week 88 een WIA-aanvraag in bij het UWV. Het volledige re-integratiedossier wordt hierbij beoordeeld.

Elke stap moet zorgvuldig worden geregistreerd en gedocumenteerd. Een verzuimregistratiesysteem of webportaal helpt om overzicht te houden en geen termijnen te missen.

Wat zijn de gevolgen van een onvolledige verzuimregistratie?

Een onvolledige verzuimregistratie kan leiden tot een loonsanctie van het UWV, waarbij de werkgever verplicht wordt om tot een jaar langer het loon van de zieke medewerker door te betalen. Daarnaast loop je het risico op juridische geschillen, boetes en een verstoorde arbeidsrelatie met de medewerker.

Het UWV toetst bij een WIA-aanvraag of de werkgever voldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd. Een onvolledig dossier wordt daarbij gezien als bewijs dat de werkgever tekort is geschoten. De financiële gevolgen zijn aanzienlijk: met gemiddeld 300 euro per verzuimdag lopen de kosten van een extra jaar loondoorbetaling snel op tot tienduizenden euro’s.

Naast de financiële risico’s zijn er ook operationele gevolgen:

• Gemiste termijnen: zonder goede registratie mis je wettelijke deadlines, zoals de 42e-weeksmelding bij het UWV.
• Onduidelijkheid over afspraken: als gesprekken en afspraken niet worden vastgelegd, ontstaan discussies over wat er is afgesproken.
• Vertraagde re-integratie: zonder overzicht van het verzuimverloop kan de bedrijfsarts geen goed onderbouwd advies geven.
• Privacyrisico’s: als je te veel of verkeerde gegevens registreert, overtreed je de AVG en riskeer je boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een goed ingerichte verzuimadministratie is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar beschermt je organisatie ook tegen onnodige kosten en risico’s.

Welke rol speelt een arbodienst bij de verzuimregistratie?

Een arbodienst ondersteunt de werkgever bij de verzuimregistratie door medische beoordelingen uit te voeren, wettelijke termijnen te bewaken en deskundig advies te geven over re-integratie. De bedrijfsarts binnen de arbodienst stelt de probleemanalyse op en beoordeelt de belastbaarheid van de medewerker, wat een belangrijk onderdeel vormt van het verzuimdossier.

Concreet levert een arbodienst de volgende bijdragen aan de verzuimregistratie:

• Het uitvoeren van spreekuren en het vastleggen van medische bevindingen (die alleen toegankelijk zijn voor de bedrijfsarts, niet voor de werkgever)
• Het opstellen van de probleemanalyse in week 6
• Het adviseren over passend werk en re-integratiemogelijkheden
• Het signaleren van termijnen en het waarschuwen bij dreigende overschrijdingen
• Het ondersteunen bij de voorbereiding van het re-integratiedossier voor het UWV

Daarnaast kan een arboverpleegkundige in taakdelegatie van de bedrijfsarts medewerkers begeleiden bij kortdurend verzuim en preventieve adviezen geven. Dit ontlast de bedrijfsarts en zorgt ervoor dat medewerkers sneller de juiste begeleiding krijgen.

Belangrijk om te weten: ook wanneer je een arbodienst inschakelt, blijft de werkgever eindverantwoordelijk voor de verzuimregistratie. De arbodienst is een partner die ondersteunt, maar vervangt de verantwoordelijkheid van de werkgever niet.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimregistratie

Bij ons draait alles om het ontzorgen van werkgevers bij verzuimbegeleiding en verzuimregistratie. We weten dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, en daarom kijken we verder dan alleen de ziekmelding. Onze aanpak combineert deskundige begeleiding met praktische ondersteuning, zodat je verzuimadministratie altijd op orde is.

Dit bieden we concreet:

• Vaste casemanager: je krijgt een vast aanspreekpunt dat alle wettelijke termijnen bewaakt en het volledige verzuimproces coördineert.
• Webportaal: via ons digitale portaal heb je altijd inzicht in de actuele verzuimstatus, lopende dossiers en aankomende deadlines.
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1: met ons Vitaal Plus pakket starten we direct met begeleiding, zodat je geen tijd verliest en de registratie vanaf dag één klopt.
• Ervaren bedrijfsartsen: onze directie bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen die garant staan voor kwalitatief sterke probleemanalyses en adviezen.
• Ondersteuning van leidinggevenden: we helpen je managers bij het correct afhandelen van ziekmeldingen en het voeren van verzuimgesprekken.

Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen met een sluitende verzuimregistratie en effectieve verzuimbegeleiding? Bekijk ons aanbod op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.