Ja, ook bedrijven met minder dan 10 medewerkers moeten voldoen aan arbo-verplichtingen. Je hebt als kleine werkgever een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts nodig, je moet een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) opstellen, en je bent verplicht om bij ziekte de Wet verbetering Poortwachter te volgen. Wel gelden er voor kleine bedrijven een aantal vereenvoudigde regels, bijvoorbeeld rondom de RI&E-toetsing. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over arbo-verplichtingen voor kleine bedrijven, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Moet een klein bedrijf ook een basiscontract met een arbodienst hebben?

Ja, elk bedrijf met personeel in Nederland is wettelijk verplicht om een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts. Dit geldt ook voor bedrijven met minder dan 10 medewerkers. Het maakt niet uit of je één werknemer in dienst hebt of negen: zonder basiscontract handel je in strijd met de Arbowet.

In het basiscontract leg je vast dat je medewerkers toegang hebben tot een bedrijfsarts. De bedrijfsarts adviseert over gezondheid in relatie tot werk, bepaalt medische beperkingen en begeleidt verzuim. Daarnaast moet het basiscontract minimaal de volgende zaken regelen:

• Verzuimbegeleiding door een bedrijfsarts bij ziekte van een medewerker
• Het uitvoeren van een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO)
• Toegang tot een open spreekuur bij de bedrijfsarts, ook als een medewerker nog niet verzuimt
• Advisering bij de RI&E door een kerndeskundige
• De mogelijkheid voor medewerkers om een second opinion aan te vragen

Als klein bedrijf kun je kiezen tussen een contract met een gecertificeerde arbodienst of een maatwerkregeling met een zelfstandige bedrijfsarts. Bij een maatwerkregeling moet je wel instemming hebben van je medewerkers of personeelsvertegenwoordiging. Voor de meeste kleine werkgevers is een contract met een arbodienst de meest praktische optie, omdat je dan in één keer aan alle wettelijke eisen voldoet.

Welke RI&E-regels gelden er voor bedrijven met minder dan 10 medewerkers?

Bedrijven met minder dan 10 medewerkers zijn verplicht een RI&E op te stellen, maar hoeven deze niet te laten toetsen door een kerndeskundige. Dit is een belangrijke verlichting ten opzichte van grotere organisaties. Je moet de RI&E wel zorgvuldig uitvoeren en een bijbehorend Plan van Aanpak opstellen.

De RI&E is een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie: een verplicht onderzoek waarin je alle risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn in kaart brengt. Op basis hiervan stel je een Plan van Aanpak op om die risico’s te verminderen. Voor kleine ondernemingen geldt het volgende:

• Je kunt gebruikmaken van een erkend branche-instrument via rie.nl, waarmee je de RI&E zelf kunt invullen
• Toetsing door een kerndeskundige is niet verplicht als je maximaal 25 medewerkers hebt én gebruikmaakt van een erkend branche-instrument
• Het Plan van Aanpak moet concreet beschrijven welke maatregelen je neemt, wie verantwoordelijk is en wanneer je de maatregelen uitvoert
• Je moet de RI&E actueel houden en aanpassen bij veranderingen in je bedrijf, zoals nieuwe werkprocessen of een verhuizing

Hoewel de toetsingsplicht vervalt, blijft het verstandig om je RI&E serieus te nemen. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een controle altijd vragen om je RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak. Ontbreekt een van beide, dan riskeer je een boete.

Heeft een bedrijf met minder dan 10 medewerkers een preventiemedewerker nodig?

Ja, elke werkgever met personeel moet ten minste één preventiemedewerker aanwijzen. Bij bedrijven met maximaal 25 medewerkers mag de directeur of eigenaar deze rol zelf vervullen. Je hoeft als klein bedrijf dus geen extra personeelslid aan te nemen voor deze functie.

De preventiemedewerker heeft drie wettelijke taken:

1. Meewerken aan het opstellen en uitvoeren van de RI&E
2. Adviseren aan en samenwerken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging over arbeidsomstandigheden
3. Meewerken aan het uitvoeren van arbomaatregelen

In de praktijk betekent dit dat je als eigenaar van een klein bedrijf zelf kunt zorgen dat de werkomgeving veilig en gezond is. Denk aan het signaleren van risico’s, het aanpassen van werkplekken en het bespreekbaar maken van werkdruk. Je hoeft hiervoor geen speciale opleiding te volgen, al kan een korte cursus wel helpen om de rol goed in te vullen.

Wat zijn de verzuimverplichtingen volgens de Wet verbetering Poortwachter voor kleine werkgevers?

De Wet verbetering Poortwachter (WvP) geldt volledig voor kleine werkgevers, zonder uitzonderingen op basis van bedrijfsgrootte. Zodra een medewerker ziek wordt, ben je als werkgever verplicht om actief te werken aan re-integratie en moet je een strak tijdschema volgen gedurende de eerste twee ziektejaren.

De belangrijkste stappen die je als kleine werkgever moet doorlopen bij verzuim:

• Week 1: Meld de zieke medewerker bij je arbodienst of bedrijfsarts
• Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Hierin beoordeelt de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden en het verwachte herstel
• Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen een Plan van Aanpak (PvA) op, waarin je afspreekt hoe de re-integratie wordt vormgegeven
• Elke 6 weken: Evalueer de voortgang van het Plan van Aanpak en pas het aan waar nodig
• Week 42: Meld de medewerker ziek bij het UWV
• Week 91: Stel een re-integratieverslag op voor de WIA-aanvraag

Veel kleine werkgevers onderschatten de administratieve last van de Wet verbetering Poortwachter. Toch is het belangrijk om alle stappen zorgvuldig te documenteren. Doe je dat niet, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je tot een jaar langer het loon van de zieke medewerker moet doorbetalen. Een casemanager kan je helpen om het verzuimproces te coördineren, de voortgang te bewaken en ervoor te zorgen dat alle stappen volgens de wet worden uitgevoerd.

Welke boetes riskeert een klein bedrijf bij het niet naleven van arbo-verplichtingen?

De Nederlandse Arbeidsinspectie kan boetes opleggen die variëren van enkele honderden tot tienduizenden euro’s per overtreding. De exacte hoogte hangt af van het type overtreding, de ernst van het risico en de bedrijfsgrootte. Ook kleine bedrijven worden actief gecontroleerd.

De meest voorkomende overtredingen waarvoor kleine bedrijven beboet worden:

• Geen RI&E aanwezig: boetes kunnen oplopen tot enkele duizenden euro’s
• Geen basiscontract met een arbodienst: dit wordt gezien als een directe overtreding van de Arbowet
• Geen preventiemedewerker aangewezen: ook hiervoor kan een boete volgen
• Onvoldoende re-integratie-inspanningen: het UWV kan een loonsanctie opleggen, waardoor je tot 52 weken extra loon doorbetaalt

Naast directe boetes loop je als klein bedrijf ook financiële risico’s op andere vlakken. Zonder goede verzuimbegeleiding duurt verzuim gemiddeld langer, en elke verzuimdag kost een werkgever gemiddeld 300 euro. Bij een klein team merk je de impact van langdurig verzuim bovendien direct in je dagelijkse bedrijfsvoering. Investeren in goede arbozorg voorkomt dus niet alleen boetes, maar bespaart je ook aanzienlijke kosten.

Hoe kan een klein bedrijf arbo-verplichtingen praktisch en betaalbaar organiseren?

Door slim gebruik te maken van vereenvoudigde regels en een passend dienstenpakket bij een arbodienst te kiezen, kun je als klein bedrijf aan alle arbo-verplichtingen voldoen zonder hoge kosten. De combinatie van een branche-RI&E, de preventiemedewerkerrol bij de eigenaar en een goed basiscontract dekt het grootste deel van je verplichtingen.

Praktische stappen om je arbozorg betaalbaar te houden:

1. Gebruik een gratis branche-RI&E-instrument: via rie.nl vind je erkende instrumenten waarmee je zelf je RI&E kunt opstellen, zonder kosten voor externe toetsing
2. Vervul de rol van preventiemedewerker zelf: als eigenaar of directeur mag je dit bij maximaal 25 medewerkers zelf doen
3. Kies een arbodienst met een pakket dat past bij je omvang: betaal niet voor diensten die je niet nodig hebt, maar zorg wel dat verzuimbegeleiding en toegang tot een bedrijfsarts goed geregeld zijn
4. Investeer in preventie: een kort gesprek over werkdruk of een gezonde werkplek voorkomt langdurig verzuim en de bijbehorende kosten

Vergeet niet dat 40% van langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Als leidinggevende van een klein team heb je juist veel invloed op het welzijn van je medewerkers. Korte lijnen, persoonlijke aandacht en een open gesprekscultuur zijn krachtige middelen om verzuim te voorkomen, en ze kosten niets.

Hoe wij bij Masters in Vitaliteit kleine bedrijven helpen met arbo-verplichtingen

We begrijpen dat je als klein bedrijf niet de tijd of expertise hebt om alle arbo-verplichtingen zelf uit te zoeken. Daarom bieden we bij Masters in Vitaliteit pakketten die specifiek aansluiten bij de behoeften van kleinere organisaties. Met een compact team van 45 professionals en twee bedrijfsartsen in de directie zorgen we voor korte lijnen en persoonlijk contact.

• Basiscontract op maat: ons Vitaal Basis pakket voldoet aan alle wettelijke re-integratieverplichtingen volgens de Wet verbetering Poortwachter, zonder onnodige kosten
• Vaste casemanager: bij ons Vitaal Plus pakket krijg je verzuimbegeleiding vanaf week 1 met een vast aanspreekpunt dat het hele proces voor je coördineert
• Deskundig advies over preventie: we helpen je bij het opstellen van je RI&E en adviseren over werkdruk, stress en een gezonde werkomgeving
• Directe toegang tot een bedrijfsarts: je medewerkers kunnen altijd terecht bij een bedrijfsarts, ook voor preventieve vragen

Wil je weten welk pakket het beste past bij jouw bedrijf? Bekijk ons overzicht van diensten voor kleine bedrijven of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over een praktische en betaalbare invulling van je arbo-verplichtingen.