Een casemanager communiceert met de werkgever door regelmatig praktische informatie te delen over de voortgang van de verzuimbegeleiding, zonder medische details te onthullen. De casemanager fungeert als neutrale schakel tussen jou als werkgever en de zieke medewerker, met als doel een succesvolle terugkeer naar werk. Je krijgt functionele informatie zoals de verwachte herstelduur, mogelijkheden voor aangepast werk en concrete afspraken, terwijl de privacy van de medewerker beschermd blijft.

Wat is de rol van een casemanager in de communicatie tussen werkgever en werknemer?

De casemanager is de persoon die het verzuimproces coördineert en fungeert als verbindende schakel tussen jou als werkgever en je zieke medewerker. Tot de taken van de casemanager behoren het bewaken van de voortgang en het zorgen dat alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden uitgevoerd. Deze neutrale positie betekent dat de casemanager beide partijen ondersteunt zonder voor één kant te kiezen.

Deze driehoekscommunicatie vraagt om een zorgvuldige balans. Enerzijds heeft de werkgever recht op informatie over de voortgang en de mogelijkheden voor re-integratie. Anderzijds heeft de medewerker recht op privacy over medische details. De casemanager zorgt ervoor dat deze balans bewaard blijft door functionele informatie te delen zonder medische privacy te schenden.

De casemanager bewaakt het hele verzuimproces volgens de wettelijke kaders en signaleert wanneer actie nodig is. Dit betekent dat je als werkgever tijdig weet wat er van je verwacht wordt, bijvoorbeeld bij het opstellen van het Plan van Aanpak in week 8 of bij het aanpassen van werkzaamheden. Tegelijkertijd krijgt de medewerker de ruimte om te herstellen zonder zich zorgen te maken over ongewenste informatiedeling.

Deze neutrale positie maakt de casemanager tot een betrouwbare gesprekspartner voor beide partijen. De medewerker kan openlijk praten over obstakels in het herstelproces, terwijl jij als werkgever concrete handvatten krijgt om de re-integratie te faciliteren volgens de Wet verbetering Poortwachter.

Welke informatie deelt een casemanager met de werkgever?

Een casemanager deelt functionele informatie die relevant is voor de werkhervatting, maar geen medische details. Je krijgt te horen wat de verwachte herstelduur is, welke aangepaste werkzaamheden mogelijk zijn, hoe de voortgang in de re-integratie verloopt en welke praktische afspraken gemaakt zijn. Wat de exacte diagnose of behandeling is, blijft privé.

Concrete voorbeelden van informatie die wel gedeeld wordt zijn: de medewerker kan over enkele weken starten met aangepaste werkzaamheden, de medewerker heeft beperkingen bij langdurig beeldschermwerk en kan beter beginnen met administratieve taken, of de verwachting is dat de medewerker binnen een bepaalde periode volledig inzetbaar is voor aangepaste werkzaamheden.

Informatie die niet gedeeld wordt betreft medische details zoals de specifieke diagnose, welke medicatie de medewerker gebruikt, welke behandelingen er plaatsvinden of persoonlijke omstandigheden die niet direct relevant zijn voor het werk. Deze grens is wettelijk vastgelegd en beschermt de privacy van de medewerker.

De casemanager vertaalt medische beperkingen naar functionele mogelijkheden. In plaats van medische diagnoses te delen, krijg je te horen welke werkzaamheden wel mogelijk zijn en onder welke voorwaarden. Deze aanpak geeft jou als werkgever voldoende informatie om passende werkzaamheden te organiseren, zonder onnodige medische informatie.

Hoe vaak heeft een casemanager contact met de werkgever?

De contactfrequentie hangt af van de fase van verzuim en de complexiteit van de situatie. Bij de start van het verzuim neemt de casemanager contact op om de situatie door te spreken en verwachtingen af te stemmen. Daarna volgen regelmatige updates, met intensiever contact bij langdurig of complex verzuim en minder frequent contact bij een voorspoedig herstel.

Vaste contactmomenten zijn gekoppeld aan wettelijke verplichtingen volgens de Wet verbetering Poortwachter. Bij zes weken verzuim vindt er altijd een evaluatie plaats, waarbij de bedrijfsarts een probleemanalyse opstelt. Op dat moment krijg je als werkgever een update over de voortgang en eventuele aanpassingen in het Plan van Aanpak. Bij 42 weken (42e-weeksmelding bij UWV) en bij een jaar verzuim (eerstejaarsevaluatie) zijn er opnieuw verplichte evaluatiemomenten.

Tussen deze vaste momenten door heeft de casemanager contact wanneer er relevante ontwikkelingen zijn. Dit kan zijn bij een positieve wending in het herstel, bij obstakels die om actie vragen, of wanneer er nieuwe afspraken gemaakt moeten worden over aangepast werk. Bij voorspoedig verlopend verzuim kan een update per e-mail volstaan, terwijl bij complexe situaties frequenter telefonisch contact nuttig is.

Je kunt ook zelf contact opnemen met de casemanager wanneer je vragen hebt of nieuwe informatie wilt delen. Deze tweerichtingscommunicatie helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. De casemanager is bereikbaar voor overleg en denkt graag mee over praktische oplossingen.

Wat verwacht een casemanager van de werkgever tijdens verzuimbegeleiding?

De casemanager verwacht dat je als werkgever actief betrokken bent bij de verzuimbegeleiding en tijdig informatie deelt die relevant is voor de re-integratie. Dit betekent dat je meewerkt aan het vinden van aangepaste werkzaamheden, een veilige terugkeeromgeving creëert en open communiceert over mogelijkheden en beperkingen binnen jouw organisatie.

Concrete verwachtingen zijn onder andere dat je bereikbaar bent voor overleg, dat je afspraken nakomt die gemaakt zijn in het Plan van Aanpak, en dat je tijdig signaleert wanneer er problemen zijn. Als er bijvoorbeeld geen passende aangepaste werkzaamheden beschikbaar zijn, is het belangrijk dat je dit bespreekt in plaats van af te wachten. Zo kan de casemanager tijdig meedenken over alternatieven.

De casemanager verwacht ook dat je een constructieve houding aanneemt richting de re-integratie. Dit betekent niet dat je alles moet goedkeuren of onmogelijke aanpassingen moet doen, maar wel dat je serieus meedenkt over haalbare oplossingen. Een open gesprek over wat wel en niet kan binnen jouw organisatie helpt de casemanager om realistische doelen te stellen.

Tot slot is het belangrijk dat je begrijpt dat succesvolle verzuimbegeleiding een gezamenlijke inspanning is volgens de Wet verbetering Poortwachter. De casemanager coördineert het proces en de medewerker werkt aan herstel, maar jij als werkgever speelt een belangrijke rol in het faciliteren van de terugkeer. Door actief mee te werken draag je bij aan een sneller herstel en een duurzame werkhervatting.

Conclusie

Goede communicatie tussen casemanager en werkgever is de basis voor succesvolle verzuimbegeleiding. Door regelmatig contact, heldere informatiedeling en wederzijdse betrokkenheid werk je samen aan het doel: een gezonde en productieve terugkeer van je medewerker naar het werk.

Bij Masters in Vitaliteit krijg je een vaste casemanager toegewezen die vanaf dag één van het verzuim contact met je onderhoudt. Onze casemanagers combineren expertise met een praktische aanpak, zodat je altijd weet waar je aan toe bent en welke stappen je moet zetten. We bieden volledige ondersteuning bij verzuimbegeleiding, van de eerste ziekmelding tot 104 weken, met toegang tot ons verzuimportaal en een team van bedrijfsartsen die klaarstaan om je te helpen.