Je bent wettelijk verplicht een probleemanalyse op te stellen wanneer een werknemer bijna 6 weken ziek is. De bedrijfsarts stelt dit document op en brengt de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel in kaart. Deze analyse vormt de basis voor het gehele re-integratietraject en is verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

Wat is een probleemanalyse bij verzuim precies?

Een probleemanalyse is een beoordeling die wordt uitgevoerd door de bedrijfsarts rond week 6 van het ziekteverzuim. In deze analyse worden de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel in kaart gebracht. De bedrijfsarts stelt hierin vast wat de werknemer nog wel kan en wat niet.

De probleemanalyse kijkt breed naar de situatie. Het gaat niet alleen om de medische kant, maar ook om factoren op de werkvloer, thuis en in het gedrag van de werknemer zelf. Een groot deel van verzuim is psychisch of psychosomatisch en dus beïnvloedbaar. De bedrijfsarts kijkt daarom niet alleen naar de verzuimdiagnose, maar ook naar onderliggende oorzaken.

Mogelijke oorzaken die worden onderzocht zijn: hoge werkdruk of gebrek aan autonomie, rouw, mantelzorg, relatieproblemen of geldzorgen, en perfectionisme of gebrekkige conflicthantering. Dit brede perspectief helpt om de werkelijke belemmeringen voor terugkeer naar werk te identificeren.

De probleemanalyse vormt de basis voor het re-integratietraject en helpt bij het opstellen van het Plan van Aanpak. Het is geen oordeel over de werknemer of werkgever, maar een professionele beoordeling die iedereen helpt om gerichte acties te ondernemen.

Wanneer ben je wettelijk verplicht een probleemanalyse op te stellen?

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat de probleemanalyse wordt opgesteld wanneer de werknemer bijna 6 weken ziek is. Deze timing is geen suggestie maar een wettelijke verplichting waar je als werkgever aan moet voldoen. Het Plan van Aanpak moet vervolgens uiterlijk in de 8e week van ziekte worden opgesteld.

Mis je deze deadlines? Dan loop je het risico op een loonsanctie van het UWV. Een loonsanctie is een maatregel waarbij de werkgever verplicht wordt om tot 1 jaar langer loon door te betalen aan een zieke werknemer. Dit gebeurt wanneer het UWV oordeelt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan aan re-integratie in de eerste 2 ziektejaren.

Houd deze deadline goed in de gaten door je verzuimadministratie bij te houden. Veel verzuimregistratiesystemen hebben een waarschuwingsfunctie die je attendeert op belangrijke momenten. Als je werkt met een arbodienst voor verzuimbegeleiding, houden zij dit normaal gesproken voor je bij en plannen ze tijdig een afspraak met de bedrijfsarts.

Een praktische tip: wacht niet tot de laatste week. Plan de afspraak voor de probleemanalyse al rond week 5. Dan heb je voldoende tijd voor overleg en blijf je ruim binnen de wettelijke termijn, ook als er onverwachte vertragingen zijn.

Wat komt er allemaal in een goede probleemanalyse?

Een goede probleemanalyse brengt vier belangrijke gebieden in kaart: de medische situatie, factoren op het werk, relevante privéomstandigheden en wat er tot nu toe is geprobeerd om de werknemer terug te laten keren. Deze vier onderdelen samen geven een compleet beeld van de situatie.

De medische informatie beschrijft de aard van de beperkingen en de herstelverwachting, zonder al te veel details. Het gaat erom wat iemand wel en niet kan, bijvoorbeeld: lichte werkzaamheden zijn mogelijk, maar niet langdurig zitten. De bedrijfsarts bepaalt hierin de medische beperkingen en begeleidt het verzuim.

Werkgerelateerde factoren kunnen zijn: de werkdruk, sfeer op de afdeling, conflicten met collega’s of leidinggevenden, of fysieke eisen van het werk. Uit onderzoek blijkt dat werkdruk het grootste arbeidsrisico is, en dat een derde van de werknemers hoge taakeisen ervaart terwijl veel werknemers weinig autonomie hebben in het werk.

Het document beschrijft ook wat er al is geprobeerd: welke aanpassingen zijn gedaan, welke behandelingen lopen, welke gesprekken zijn gevoerd. Dit voorkomt dat je dingen dubbel doet en helpt om te zien wat wel en niet werkt.

De probleemanalyse verschilt van een gewoon verzuimgesprek doordat het dieper graaft en meer structuur biedt. Het is ook de basis voor het Plan van Aanpak, waarin werkgever en werknemer gezamenlijk afspreken hoe de re-integratie wordt vormgegeven.

Wie is er bij de probleemanalyse betrokken?

De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op en heeft daarin de leidende rol. Een bedrijfsarts is een arts die specifiek adviseert over gezondheid in relatie tot werk. Als specialist in arbeidsgeneeskunde vormt de bedrijfsarts een essentiële schakel tussen de medische wereld en de werkomgeving.

De werknemer zelf speelt een actieve rol door informatie te geven over hoe het gaat, wat wel en niet lukt, en waar de belemmeringen zitten. Eerlijkheid is hierbij belangrijk, want alleen met een realistisch beeld kan de bedrijfsarts een bruikbare analyse maken.

Jij als werkgever levert context over de werksituatie: welke taken horen bij de functie, welke aanpassingen zijn mogelijk, hoe verloopt de communicatie. Deze informatie helpt de bedrijfsarts om te beoordelen wat haalbaar is en welke stappen zinvol zijn.

Soms zijn er meer partijen betrokken, zoals een arbeidsdeskundige die een Arbeidsdeskundig Onderzoek (ADO) uitvoert om te kijken of het huidige werk nog passend is gezien de beperkingen van de werknemer. Een casemanager kan het hele verzuimproces coördineren en de voortgang bewaken. Bij complexe situaties kan ook een arboverpleegkundige ondersteuning bieden. De bedrijfsarts brengt alle expertise samen in één helder document.

Wat gebeurt er na de probleemanalyse?

Na de probleemanalyse gebruik je de inzichten om het Plan van Aanpak op te stellen. Dit is een verplicht document waarin werkgever en werknemer gezamenlijk afspreken hoe de re-integratie wordt vormgegeven. Het Plan van Aanpak moet uiterlijk in de 8e week van ziekte worden opgesteld en vormt de leidraad voor het verdere re-integratieproces.

De probleemanalyse helpt om knelpunten te identificeren die je eerder niet zag. Stel dat uit de analyse blijkt dat niet alleen fysieke klachten maar juist werkstress of burn-outklachten een rol spelen. Dan weet je dat je moet inzetten op begeleiding en aanpassingen in werkdruk, niet alleen op fysieke aanpassingen.

Als het UWV betrokken raakt bij de zaak, bijvoorbeeld bij de 42e-weeksmelding of een WIA-aanvraag, speelt de probleemanalyse een belangrijke rol. Het document laat zien dat je de situatie serieus hebt genomen en professioneel hebt laten onderzoeken. Het is bewijs dat je aan je verplichtingen volgens de Wet Verbetering Poortwachter hebt voldaan.

Praktisch gezien bespreek je de probleemanalyse met de werknemer en eventueel de leidinggevende. Jullie kijken samen: wat betekent dit voor de komende periode? Welke acties gaan we ondernemen? Wie doet wat en wanneer evalueren we opnieuw? Door de analyse als uitgangspunt te nemen, werk je gerichter aan herstel en terugkeer.

Houd het re-integratieplan levend en pas het aan op basis van wat je leert. De probleemanalyse is geen eindpunt maar een moment om scherper te krijgen wat nodig is voor een succesvolle terugkeer naar werk.

Conclusie

Een probleemanalyse is een verplicht document bij verzuim dat rond week 6 door de bedrijfsarts wordt opgesteld en helpt om het re-integratietraject effectiever te maken. Door tijdig aan deze verplichting te voldoen, voorkom je sancties en krijg je waardevolle inzichten in wat terugkeer naar werk belemmert. De analyse brengt medische, werkgerelateerde en persoonlijke factoren samen en vormt de basis voor het Plan van Aanpak.

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we werkgevers volledig bij verzuimbegeleiding, inclusief het tijdig opstellen van probleemanalyses. Onze vaste casemanagers houden alle deadlines in de gaten en onze bedrijfsartsen stellen zorgvuldige analyses op die echt helpen. Met onze full service dienstverlening in Den Haag krijg je toegang tot spreekuren, deskundige begeleiding en een compleet team dat jou ontzorgt. Wil je weten hoe wij je kunnen helpen? Neem contact op met Aphrodite van den Berg via e-mail of bel 085-130 92 18 voor een vrijblijvend gesprek.