Als werkgever bereid je een medewerker voor op een WIA-aanvraag door vanaf dag één van het verzuim een zorgvuldig re-integratiedossier op te bouwen, alle verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter na te leven en de medewerker tijdig te informeren over wat de WIA-keuring inhoudt. De WIA-aanvraag vindt plaats na 88 weken ziekte, maar het fundament leg je al veel eerder. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen die je als werkgever hebt bij het voorbereiden van een WIA-aanvraag.

Welke stappen doorloop je als werkgever vóór de WIA-aanvraag?

Vóór de WIA-aanvraag doorloop je als werkgever een reeks verplichte stappen uit de Wet verbetering Poortwachter. Deze stappen beginnen al in de eerste weken van het verzuim en lopen door tot het moment waarop het UWV de WIA-beoordeling uitvoert, rond de 88e ziekteweek.

De belangrijkste stappen in chronologische volgorde zijn:

1. Week 1: Meld de zieke medewerker bij de arbodienst of bedrijfsarts. Zorg dat de verzuimbegeleiding direct start.
2. Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Hierin beschrijft de arts de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop.
3. Week 8: Stel samen met de medewerker een Plan van Aanpak (PvA) op. Leg hierin vast welke re-integratieactiviteiten jullie ondernemen en wie waarvoor verantwoordelijk is.
4. Elke 6 weken: Evalueer het Plan van Aanpak en pas het aan wanneer de situatie verandert. Documenteer elke evaluatie schriftelijk.
5. Week 42: Meld de medewerker ziek bij het UWV.
6. Week 52: Voer een eerstejaarsevaluatie uit. Beoordeel samen of de re-integratie op koers ligt en of je ook het tweede spoor moet inzetten.
7. Week 88: Stel het re-integratieverslag op en dien dit in bij het UWV. De medewerker ontvangt rond deze periode een brief van het UWV om de WIA-aanvraag te starten.

Elke stap bouwt voort op de vorige. Mis je een deadline of vergeet je een evaluatie vast te leggen, dan loop je het risico op een loonsanctie. Zorg daarom dat je casemanager het volledige proces bewaakt en dat alle betrokkenen hun verantwoordelijkheden kennen.

Welke documenten zijn nodig voor een compleet re-integratieverslag?

Voor een compleet re-integratieverslag heb je alle documenten nodig die aantonen wat werkgever en medewerker gedurende twee jaar ziekte hebben gedaan om terugkeer naar werk te bevorderen. Het UWV beoordeelt dit verslag om te bepalen of jullie voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd.

De volgende documenten voor de WIA-aanvraag vormen samen het re-integratieverslag:

• Probleemanalyse van de bedrijfsarts (en eventuele bijstellingen)
• Plan van Aanpak inclusief alle tussentijdse evaluaties en bijstellingen
• Eerstejaarsevaluatie met een duidelijke beschrijving van het verloop en de vooruitzichten
• Eindevaluatie waarin werkgever en medewerker de stand van zaken bij week 88 beschrijven
• Medische informatie van de bedrijfsarts, waaronder verslagen van spreekuurcontacten
• Arbeidsdeskundig onderzoek (indien uitgevoerd), met conclusies over passend werk
• Correspondentie over re-integratieactiviteiten, zoals afspraken over aangepast werk of tweede spoortrajecten
• Oordeel van de medewerker over de re-integratie-inspanningen van de werkgever

Zorg dat alle documenten gedateerd en ondertekend zijn. Het UWV controleert niet alleen of de documenten aanwezig zijn, maar ook of de inhoud logisch op elkaar aansluit. Wanneer er gaten zitten in het dossier of evaluaties ontbreken, kan het UWV concluderen dat je als werkgever onvoldoende hebt gedaan. Bewaar daarom alles digitaal én fysiek, en controleer ruim voor week 88 of het dossier compleet is.

Wat zijn de meest gemaakte fouten die tot een loonsanctie leiden?

De meest gemaakte fouten die tot een loonsanctie leiden, zijn onvoldoende re-integratie-inspanningen, een onvolledig dossier en het te laat inzetten van tweede spoor re-integratie. Een loonsanctie betekent dat je als werkgever tot maximaal een jaar langer het loon moet doorbetalen, bovenop de reguliere twee jaar.

Inhoudelijke fouten in de re-integratie

Het UWV beoordeelt niet alleen of je de juiste documenten hebt, maar vooral of je voldoende hebt gedaan om de medewerker weer aan het werk te krijgen. Veelvoorkomende inhoudelijke fouten zijn:

• Te lang wachten met tweede spoor: Als re-integratie binnen je eigen organisatie niet lukt, moet je tijdig een traject bij een andere werkgever starten. Veel werkgevers wachten hier te lang mee, soms uit loyaliteit of onwetendheid.
• Adviezen van de bedrijfsarts niet opvolgen: Wanneer de bedrijfsarts aanpassingen adviseert en je voert deze niet door, beschouwt het UWV dat als een tekortkoming.
• Geen passend werk aanbieden: Ook als de medewerker niet volledig kan terugkeren, ben je verplicht om aangepast of ander werk aan te bieden dat past bij de beperkingen.

Administratieve fouten in het dossier

Naast inhoudelijke tekortkomingen zijn administratieve fouten een veelvoorkomende oorzaak van loonsancties:

• Ontbrekende evaluaties: Het Plan van Aanpak moet elke zes weken worden geëvalueerd. Vergeet je een evaluatie, dan is het dossier onvolledig.
• Geen eerstejaarsevaluatie: Dit document is verplicht en moet aantonen dat je na een jaar de koers hebt bijgesteld waar nodig.
• Te laat indienen van het re-integratieverslag: Dien het verslag op tijd in, zodat het UWV voldoende tijd heeft voor de WIA-beoordeling.

Een goede casemanager helpt je om deze valkuilen te vermijden door deadlines te bewaken en je proactief te wijzen op ontbrekende stappen. Investeer liever aan de voorkant in gedegen verzuimbegeleiding dan dat je achteraf geconfronteerd wordt met een loonsanctie.

Hoe bereid je een medewerker mentaal en praktisch voor op de WIA-keuring?

Je bereidt een medewerker voor op de WIA-keuring door tijdig uit te leggen wat de keuring inhoudt, samen de relevante documenten door te nemen en de medewerker te helpen om een realistisch beeld te schetsen van de dagelijkse beperkingen. De WIA-keuring kan spanning oproepen, dus een goede voorbereiding vermindert onzekerheid.

Praktisch gezien kun je de volgende stappen nemen om de medewerker te ondersteunen:

• Informeer vroegtijdig: Leg al rond week 80 uit wat de WIA-aanvraag inhoudt, welke stappen volgen en wat de medewerker kan verwachten bij de UWV WIA-beoordeling.
• Bespreek het re-integratieverslag: De medewerker moet het verslag mede ondertekenen en een eigen oordeel geven. Neem dit samen door, zodat er geen verrassingen zijn.
• Adviseer over de keuring zelf: De verzekeringsarts van het UWV beoordeelt wat de medewerker nog wél kan. Moedig de medewerker aan om eerlijk en concreet te zijn over beperkingen in het dagelijks leven en op het werk.
• Wijs op ondersteuning: De medewerker mag iemand meenemen naar de keuring, bijvoorbeeld een partner of vertrouwenspersoon. Dit kan helpen om rustiger het gesprek in te gaan.

Mentaal is het belangrijk om de medewerker te laten weten dat de WIA-keuring geen examen is dat je kunt falen. Het is een beoordeling van de actuele belastbaarheid. Benadruk dat eerlijkheid het beste werkt en dat overdrijven of bagatelliseren allebei nadelig kunnen uitpakken. Wanneer de bedrijfsarts goed heeft gedocumenteerd welke beperkingen er zijn, sluit de keuring daar doorgaans bij aan.

Wat verandert er voor werkgever en medewerker ná de WIA-beschikking?

Na de WIA-beschikking verandert de juridische en financiële relatie tussen werkgever en medewerker. De loondoorbetalingsplicht eindigt (tenzij er een loonsanctie is opgelegd), en de medewerker ontvangt een WGA- of IVA-uitkering, afhankelijk van de mate van arbeidsongeschiktheid die het UWV heeft vastgesteld.

Voor de medewerker betekent de WIA-beschikking het volgende:

• Bij een arbeidsongeschiktheidspercentage van minder dan 35% volgt geen WIA-uitkering. De medewerker valt dan mogelijk terug op de WW of moet ander werk zoeken.
• Bij 35 tot 80% arbeidsongeschiktheid komt de medewerker in de WGA terecht. Het doel blijft om zoveel mogelijk te werken naar vermogen, met een financiële aanvulling.
• Bij volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid ontvangt de medewerker een IVA-uitkering, die 75% van het laatstverdiende loon bedraagt.

Voor de werkgever verandert er ook het nodige:

• De loondoorbetalingsplicht stopt na 104 weken (of later bij een loonsanctie).
• Als eigenrisicodrager (ERD) voor de WGA blijf je financieel verantwoordelijk voor de WGA-uitkering van de medewerker, soms tot tien jaar lang.
• Je kunt het dienstverband beëindigen na twee jaar ziekte, maar dit is niet verplicht. In sommige gevallen is het juist waardevol om de medewerker in aangepast werk te behouden.

Vergeet niet dat de medewerker bezwaar kan maken tegen de WIA-beschikking als die het niet eens is met de uitkomst. Als werkgever kun je de medewerker hierbij ondersteunen door het re-integratiedossier beschikbaar te stellen en eventueel een arbeidsdeskundige in te schakelen voor een second opinion.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij de WIA-aanvraag

Het voorbereiden van een medewerker op een WIA-aanvraag vraagt om nauwkeurige dossiervorming, tijdige actie en duidelijke communicatie. Precies daar ondersteunen wij je als gecertificeerde arbodienst. Onze aanpak richt zich op het voorkomen van verrassingen bij de UWV WIA-beoordeling en het minimaliseren van het risico op een loonsanctie.

Concreet helpen wij je op de volgende manieren:

• Vaste casemanager: Onze casemanagers bewaken alle deadlines uit de Wet verbetering Poortwachter en zorgen dat je dossier op elk moment compleet en actueel is.
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1: Met ons Vitaal Plus pakket start de begeleiding direct, zodat je geen achterstand oploopt in het re-integratieproces.
• Bedrijfsartsen in de directie: Onze twee ervaren bedrijfsartsen waarborgen dat medische adviezen kwalitatief sterk zijn en aansluiten bij wat het UWV verwacht.
• Ondersteuning op drie niveaus: Wij begeleiden niet alleen de medewerker, maar ook de leidinggevende en de organisatie, omdat gedrag en werkcultuur vaak het verschil maken bij succesvolle re-integratie.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en de voorbereiding op een WIA-aanvraag? Bekijk ons overzicht van diensten voor verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.