Een verzuimportal is een digitaal platform waar je als werkgever alle verzuimgerelateerde informatie op één plek beheert. Je kunt er ziekmeldingen doorgeven, voortgang volgen, communiceren met je arbodienst en verzuimcijfers inzien. Het bespaart tijd, voorkomt dat je dingen vergeet en zorgt ervoor dat je altijd weet waar je staat in de verzuimbegeleiding. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over hoe zo’n portal werkt in de praktijk.

Wat is een verzuimportal en waarom zou je er één gebruiken?

Een verzuimportal is een beveiligde online omgeving waar werkgevers en arbodiensten samen verzuiminformatie delen en beheren. Het werkt als een centraal punt voor alle communicatie, documenten en gegevens rondom ziekteverzuim. In plaats van e-mails heen en weer sturen of Excel-sheets bijhouden, vind je alles wat je nodig hebt op één plek.

Veel bedrijven stappen over van losse systemen naar een geïntegreerd portaal omdat het tijd bespaart en overzicht geeft. Je hoeft niet meer te zoeken in je mailbox naar die ene rapportage of te checken of je wel alle wettelijke stappen hebt gezet. Het portaal houdt dat voor je bij en stuurt automatisch herinneringen als er actie nodig is.

Het praktische voordeel is dat je sneller kunt schakelen met je arbodienst. Als je een vraag hebt over een verzuimgeval, log je in en zie je direct de laatste stand van zaken. De casemanager of bedrijfsarts kan daar ook meteen op reageren. Dat scheelt telefoontjes en verkeerde interpretaties van informatie.

Voor de verzuimbegeleiding betekent dit dat er minder administratieve rompslomp is. Je kunt je tijd besteden aan het daadwerkelijk ondersteunen van je medewerkers in plaats van aan het bijhouden van papierwerk. Het portaal zorgt ervoor dat de communicatie tussen alle betrokken partijen soepeler verloopt en dat niemand iets over het hoofd ziet.

Hoe meld je een ziekmelding via een verzuimportal?

Het ziekmeldingsproces via een verzuimportal is eenvoudig en gaat stap voor stap. Je logt in met je persoonlijke inloggegevens en klikt op de knop voor een nieuwe ziekmelding. Vervolgens vul je de basisgegevens in: welke medewerker het betreft, wat de eerste ziektedag is en eventuele relevante opmerkingen. Binnen een paar minuten is de melding gedaan.

Zodra je de melding bevestigt, stuurt het portaal automatisch een notificatie naar de arbodienst. De toegewezen casemanager krijgt direct een seintje en kan aan de slag met de begeleiding. Bij sommige portalen gaat er ook een bevestiging naar de medewerker zelf, zodat iedereen op de hoogte is.

Het portaal helpt je om wettelijke meldingstermijnen te halen. De Wet Verbetering Poortwachter stelt eisen aan wanneer je welke stappen moet zetten in de verzuimbegeleiding. Het systeem houdt deze deadlines bij en waarschuwt je als er actie nodig is. Dat voorkomt dat je per ongeluk een belangrijk moment mist, zoals het opstellen van een probleemanalyse na zes weken.

Je kunt in het portaal ook direct aanvullende informatie toevoegen als dat relevant is. Denk aan of de medewerker al contact heeft gehad met de leidinggevende, of er werkgerelateerde factoren spelen of wanneer er een eerste gesprek gepland staat. Deze informatie is meteen beschikbaar voor de casemanager, wat de verzuimbegeleiding vanaf dag één effectiever maakt.

Welke informatie kun je inzien in een verzuimportal?

In een verzuimportal vind je een breed scala aan informatie over verzuim binnen je organisatie. Je kunt verzuimcijfers en statistieken bekijken zoals het verzuimpercentage, de gemiddelde verzuimduur en de verzuimfrequentie. Deze cijfers geven je inzicht in trends en helpen je om patronen te herkennen die mogelijk aandacht nodig hebben.

Per individueel verzuimgeval zie je het volledige dossier. Dat omvat de ziekmelding zelf, alle voortgangsrapportages van de re-integratie, verslagen van gesprekken met de bedrijfsarts of taakgedelegeerde en eventuele adviezen die gegeven zijn. Je kunt ook de communicatie met casemanagers en bedrijfsartsen teruglezen, zodat je altijd weet wat er besproken is.

Het portaal toont ook geplande afspraken en acties die op je lijstje staan. Misschien moet je binnenkort een re-integratieplan bespreken met een medewerker, of staat er een evaluatiemoment gepland met de casemanager. Door dit overzicht mis je geen belangrijke momenten in de verzuimbegeleiding.

Deze inzichten zijn waardevol voor preventieve maatregelen. Als je ziet dat verzuim in een bepaalde afdeling toeneemt of dat bepaalde klachten vaker voorkomen, kun je daar proactief op inspelen. Misschien is er iets aan de hand met werkdruk of de werkomgeving dat aandacht verdient.

Wat betreft privacy en toegangsrechten: niet iedereen ziet dezelfde informatie. Als werkgever heb je toegang tot wat je nodig hebt om je rol goed te vervullen, maar medische details blijven vertrouwelijk tussen de medewerker en de bedrijfsarts. Het portaal regelt deze toegangsrechten automatisch volgens de wettelijke kaders.

Wat is het verschil tussen een verzuimportal en gewoon e-mailen met je arbodienst?

Het grootste verschil tussen een verzuimportal en traditionele communicatie via e-mail is dat alle informatie op één plek staat. Bij e-mailen moet je zoeken in je inbox naar eerdere berichten, bijlagen en afspraken. Met een portal log je in en zie je direct de actuele stand van zaken van alle verzuimgevallen.

Een verzuimportal stuurt automatische herinneringen voor acties en deadlines. Als je binnen twee weken een plan van aanpak moet opstellen of als er een evaluatiemoment aankomt, krijg je daar een seintje van. Bij e-mailverkeer moet je zelf bijhouden wanneer wat moet gebeuren, en dat vergeet je nog wel eens in een drukke werkweek.

De communicatie via een portal is gestructureerder. In plaats van losse e-mails die heen en weer gaan, vind je alle berichten en updates bij het betreffende verzuimdossier. Dat maakt het makkelijker om collega’s of leidinggevenden bij te praten, omdat je niet eerst tien e-mails moet doorsturen om de context uit te leggen.

Real-time updates zijn ook een voordeel. Als de bedrijfsarts een rapport toevoegt of de casemanager een advies geeft, zie je dat meteen in het portaal. Je hoeft niet te wachten tot iemand een e-mail stuurt of je belt. Dat versnelt het proces van verzuimbegeleiding aanzienlijk.

Bij meerdere verzuimgevallen tegelijk helpt een portal je om overzicht te houden. In plaats van door stapels e-mails te scrollen, zie je in één oogopslag welke medewerkers ziek zijn, hoe lang al, wat de volgende stappen zijn en waar je aandacht nodig is. Dat scheelt stress en voorkomt dat dingen tussen wal en schip vallen.

E-mail speelt natuurlijk nog steeds een rol in de samenwerking met je arbodienst. Voor sommige vragen of overlegmomenten is een mailtje of telefoontje gewoon praktischer. Het portaal vervangt e-mail niet volledig, maar zorgt wel voor de structuur en efficiency die je nodig hebt om verzuim goed te managen.

Conclusie

Een verzuimportal maakt de verzuimbegeleiding overzichtelijker en efficiënter. Je hebt alle informatie binnen handbereik, mist geen belangrijke deadlines en communiceert sneller met je arbodienst. Het bespaart tijd en zorgt ervoor dat je je kunt richten op wat echt belangrijk is: je medewerkers goed begeleiden tijdens ziekte en re-integratie.

Bij Masters in Vitaliteit werken we met een gebruiksvriendelijk verzuimportal dat onderdeel is van onze dienstverlening. Of je nu kiest voor ons Vitaal Plus pakket of de volledige ontzorging van Vitaal Totaal, je krijgt toegang tot het portaal waar je alles kunt volgen en beheren. Onze vaste casemanagers gebruiken hetzelfde systeem, zodat we altijd op dezelfde pagina zitten. Wil je weten hoe dit in de praktijk werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.