Een probleemanalyse bij verzuimbegeleiding is een document waarin je de oorzaken van ziekteverzuim systematisch in kaart brengt. Je onderzoekt waarom een medewerker uitgevallen is, wat herstel en werkhervatting belemmert, en welke factoren juist helpen bij re-integratie. Deze analyse vormt de basis voor een effectief re-integratieplan en helpt je om gerichte stappen te zetten richting duurzame werkhervatting.

Wat is een probleemanalyse bij verzuimbegeleiding precies?

Een probleemanalyse is een grondige inventarisatie van alle factoren die verzuim veroorzaken en werkhervatting beïnvloeden. Je gaat verder dan alleen de medische diagnose en bekijkt ook werkgerelateerde omstandigheden, privésituaties en persoonlijke aspecten die een rol spelen bij het verzuim.

Het verschil met een gewoon verzuimgesprek is dat je bij een probleemanalyse veel dieper graaft. Tijdens een verzuimgesprek bespreek je vooral de voortgang en het herstel. Bij een probleemanalyse onderzoek je systematisch wat er aan de hand is en waarom. Je kijkt naar patronen, belemmerende factoren en mogelijkheden voor werkhervatting.

Deze analyse is belangrijk omdat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Denk aan werkdruk, conflicten op de werkvloer, privéproblemen of een combinatie van factoren. Door dit goed in kaart te brengen, kun je veel effectiever begeleiden dan wanneer je alleen naar de medische kant kijkt.

De probleemanalyse helpt je ook om te bepalen welke aanpak het beste werkt. Voor de ene medewerker is aanpassing van de werkplek nodig, voor de andere is het vooral belangrijk om eerst privéomstandigheden te stabiliseren. Zonder deze analyse werk je vaak aan de verkeerde dingen.

Wanneer stel je een probleemanalyse op tijdens het verzuimtraject?

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat je bij 6 weken verzuim een probleemanalyse opstelt. De bedrijfsarts maakt deze analyse en beschrijft welke factoren het herstel en de re-integratie beïnvloeden. Bij een jaar verzuim is opnieuw een probleemanalyse verplicht om te beoordelen wat er nog nodig is voor werkhervatting.

In de praktijk werkt het vaak beter om eerder te beginnen met analyseren. Wanneer je al vanaf week 1 signaleert en informatie verzamelt, kun je sneller schakelen. Je hoeft niet te wachten tot week 6 om na te denken over wat er speelt. Veel verzuimbegeleiders starten daarom al eerder met het verzamelen van relevante informatie.

Het moment waarop je een uitgebreide analyse nodig hebt, hangt af van de situatie. Bij simpel verzuim door een griepje hoef je geen diepe analyse te maken. Maar wanneer iemand langer uitvalt, signalen van werkstress geeft of privéproblemen heeft die het herstel beïnvloeden, is een grondige analyse waardevol.

Let ook op signalen tijdens de verzuimbegeleiding. Wanneer iemand niet op schema herstelt, onduidelijk is over de klachten of spanning ervaart bij het idee van werkhervatting, is dat een teken dat je dieper moet kijken. Dan kan een tussentijdse analyse helpen om de aanpak bij te stellen.

Welke informatie heb je nodig voor een goede probleemanalyse?

Voor een complete probleemanalyse verzamel je informatie uit verschillende bronnen. De bedrijfsarts levert medische gegevens over de diagnose, beperkingen en mogelijkheden. Dit medische oordeel vormt de basis, maar is zeker niet het enige wat je nodig hebt.

Daarnaast heb je werkgerelateerde informatie nodig. Wat zijn de functie-eisen en taken? Welke arbeidsomstandigheden spelen een rol? Is er sprake van werkdruk, conflicten of andere werkgerelateerde stress? Deze informatie haal je uit gesprekken met de medewerker én de leidinggevende, en uit de functiebeschrijving.

Gesprekken met de medewerker zijn belangrijk om zijn of haar perspectief te begrijpen. Hoe ervaart de medewerker het werk? Wat vindt hij of zij moeilijk? Welke zorgen zijn er over werkhervatting? Ook privéomstandigheden kunnen relevant zijn, zoals mantelzorg, financiële stress of andere factoren die herstel beïnvloeden.

De leidinggevende geeft waardevolle informatie over het functioneren vóór het verzuim, signalen die opgevangen zijn en mogelijkheden voor aangepast werk. Deze input helpt je om een realistisch beeld te krijgen van de werksituatie en wat er mogelijk is.

Bij het verzamelen van deze informatie werken verschillende partijen samen: de casemanager coördineert het proces, de bedrijfsarts doet het medische onderzoek, en werkgever en werknemer leveren beide hun perspectief. Deze samenwerking zorgt voor een compleet beeld.

Hoe breng je medische en niet-medische oorzaken in kaart?

Begin met het onderscheiden van wat medisch is en wat niet. De bedrijfsarts bepaalt de medische beperkingen: wat kan iemand fysiek of mentaal niet door de ziekte of aandoening? Denk aan pijnklachten, vermoeidheid, concentratieproblemen of bewegingsbeperkingen.

Daarnaast kijk je naar vier belangrijke gebieden die verzuim beïnvloeden. Gezondheid gaat over de medische toestand en het herstelproces. Werk omvat werkdruk, taakinvulling, sfeer en arbeidsomstandigheden. Privé betreft thuissituatie, zorgtaken en financiële omstandigheden. Persoon gaat over gedrag, copingstijl en motivatie.

Let op signalen die wijzen op niet-medische oorzaken. Wanneer iemand veel praat over conflicten op het werk, weinig over fysieke klachten, is dat een aanwijzing. Of wanneer het herstel stagneert zonder duidelijke medische verklaring. Ook spanning bij het noemen van werkhervatting kan duiden op werkgerelateerde problemen.

Patronen zijn belangrijk om te herkennen. Is dit het eerste verzuim of is er een historie? Valt iemand vaak uit rond drukke periodes? Speelt er al langer iets op de werkvloer? Deze patronen helpen je om de onderliggende oorzaken te begrijpen.

Vraag ook door tijdens gesprekken. “Wat maakt het werk zwaar?” of “Waar maak je je zorgen over bij werkhervatting?” levert vaak waardevolle informatie op die verder gaat dan de medische diagnose. Deze open vragen geven ruimte om het volledige verhaal te vertellen.

Wat komt er in het document van een probleemanalyse te staan?

Het document begint met een heldere probleemomschrijving. Wat is de reden van verzuim? Welke klachten heeft de medewerker? Hoe lang is hij of zij al uitgevallen? Deze beschrijving geeft context voor de rest van de analyse.

Daarna volgt de oorzakenanalyse. Hier beschrijf je zowel medische als niet-medische factoren die het verzuim veroorzaken. Je benoemt werkgerelateerde aspecten, privéomstandigheden en persoonlijke factoren die een rol spelen. Wees hierin specifiek en concreet.

Een belangrijk onderdeel zijn de belemmerende en bevorderende factoren. Wat staat werkhervatting in de weg? Denk aan beperkingen, werkdruk, conflicten of privéproblemen. En wat helpt juist? Misschien flexibiliteit in werktijden, een goede werkrelatie met de leidinggevende of motivatie van de medewerker zelf.

De conclusies vatten samen wat er nodig is voor succesvolle re-integratie. Welke aanpassingen zijn belangrijk? Welke ondersteuning heeft de medewerker nodig? Wat zijn realistische verwachtingen voor werkhervatting?

Tot slot bevat het document aanbevelingen voor re-integratie. Dit zijn concrete stappen die alle betrokken partijen kunnen nemen. Voor de werkgever kunnen dat werkplekaanpassingen zijn, voor de medewerker therapie of coaching, voor de leidinggevende aangepaste communicatie.

Schrijf het document helder en begrijpelijk. Alle partijen moeten ermee kunnen werken: de medewerker, de werkgever, de leidinggevende en andere begeleiders. Vermijd jargon en wees specifiek in je aanbevelingen. “Verminder werkdruk” is te vaag, “start met 50% van de taken, focus op administratie, geen klantcontact” is concreet.

Hoe gebruik je de probleemanalyse voor een succesvol re-integratieplan?

De probleemanalyse vormt de basis voor het re-integratieplan. Je vertaalt de bevindingen naar concrete acties en afspraken. Wanneer de analyse laat zien dat werkdruk een belangrijke factor is, neem je in het plan op hoe je de werkbelasting geleidelijk opbouwt.

Elke partij krijgt een rol op basis van de analyse. De werknemer werkt aan herstel en voert afgesproken taken uit. De werkgever regelt noodzakelijke aanpassingen en faciliteert de re-integratie. De leidinggevende begeleidt dagelijks en signaleert hoe het gaat. De bedrijfsarts monitort het medische herstel en past adviezen aan. De casemanager coördineert het proces en zorgt dat iedereen op één lijn zit.

Plan concrete stappen met tijdslijnen. Begin met kleine stappen die haalbaar zijn volgens de analyse. Wanneer iemand beperkt belastbaar is, start je met een paar uur per dag. Bouw dit geleidelijk op en evalueer regelmatig of het tempo klopt.

Gebruik de belemmerende en bevorderende factoren uit de analyse om het plan vorm te geven. Wanneer flexibiliteit in werktijden helpt, neem dat op in de afspraken. Wanneer thuiswerken stress vermindert, faciliteer dat dan. Zo maak je gebruik van wat werkt en voorkom je wat tegenwerkt.

Blijf de analyse gebruiken tijdens de begeleiding. Wanneer de re-integratie stagneert, kijk je terug naar de probleemanalyse. Mis je iets? Zijn er nieuwe factoren bijgekomen? Pas de analyse aan wanneer de situatie verandert, zodat je plan actueel blijft.

Een goede probleemanalyse maakt het verschil tussen symptoombestrijding en duurzame oplossingen. Door alle factoren mee te nemen, werk je aan werkhervatting die blijft. De medewerker komt niet alleen terug, maar kan ook blijven werken omdat je de onderliggende problemen hebt aangepakt.

Conclusie

Een probleemanalyse opstellen bij verzuimbegeleiding vraagt om een brede blik en zorgvuldige informatieverzameling. Je combineert medische inzichten met werkgerelateerde factoren, privéomstandigheden en persoonlijke aspecten om een compleet beeld te krijgen. Deze analyse helpt je om gericht te werken aan duurzame werkhervatting in plaats van alleen symptomen aan te pakken.

Bij Masters in Vitaliteit werken we met vaste casemanagers die deze analyses coördineren, samen met onze bedrijfsartsen en taakgedelegeerden. We bieden volledige ondersteuning bij verzuimbegeleiding, inclusief het opstellen van probleemanalyses bij 6 weken en 1 jaar verzuim. Voor bedrijven die complete ontzorging zoeken, hebben we een full service pakket met spreekuren op onze locatie in Den Haag. Neem contact op met Aphrodite van den Berg via 085-130 92 18 voor meer informatie over hoe we je kunnen ondersteunen bij effectieve verzuimbegeleiding.