Je overweegt om over te stappen naar een nieuwe arbodienst, maar je wilt geen weken of maanden stilstand. Lopende verzuimdossiers mogen niet in het gedrang komen, en je team moet snel kunnen rekenen op een vast aanspreekpunt.

Goed nieuws: de implementatietijd bij het wisselen van arbodienst is korter dan je denkt. In de meeste gevallen ben je binnen vier weken volledig operationeel.

Binnen vier weken operationeel met een vaste casemanager

Bij een overstap naar een nieuwe arbodienst verwachten veel organisaties een langdurig implementatietraject. De realiteit is anders. Met een gestructureerde aanpak en heldere communicatie is de onboarding bij de arbodienst binnen vier weken afgerond.

Wat betekent dat concreet voor jouw organisatie?

• Een vaste casemanager die jullie organisatie kent en direct aanspreekbaar is
• Toegang tot een webportaal voor verzuimregistratie en dossierinzicht
• Alle lopende verzuimdossiers zijn overgedragen en actief in begeleiding
• Leidinggevenden weten bij wie ze terecht kunnen

De snelheid van de implementatie hangt samen met een goede voorbereiding. Hoe completer de informatie die je aanlevert bij de start, hoe soepeler de overstap verloopt.

Wat er gebeurt in elke fase van de overstap

Overstappen van arbodienst hoeft geen onduidelijk proces te zijn. Hieronder zie je precies wat er in elke fase gebeurt, zodat je weet wat je kunt verwachten.

Week 1: Kennismaking en inventarisatie

In de eerste week vindt een implementatiegesprek plaats. Hierin brengen we samen de huidige situatie in kaart: hoeveel medewerkers zijn er, welke verzuimdossiers lopen er, en welke afspraken gelden er rondom de Wet verbetering Poortwachter?

Ook bespreken we de organisatiecultuur en de rol van leidinggevenden bij verzuim. Dat is belangrijk, want de leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim binnen een team.

Week 2: Overdracht en inrichting

De lopende dossiers worden overgedragen vanuit de vorige arbodienst. Denk aan probleemanalyses, plannen van aanpak en eventuele arbeidsdeskundige onderzoeken. Tegelijkertijd wordt het webportaal ingericht en krijgen de juiste mensen binnen jullie organisatie toegang.

Week 3: Afstemming en eerste contactmomenten

De vaste casemanager neemt contact op met leidinggevenden die te maken hebben met lopende verzuimdossiers. Zo ontstaat er direct een werkrelatie. Waar nodig plant de bedrijfsarts spreekuren in voor medewerkers die al in begeleiding zijn.

Week 4: Volledig operationeel

Alle processen draaien. De verzuimbegeleiding loopt, het portaal is actief, en jullie organisatie heeft een vast aanspreekpunt voor alle vragen rondom verzuim, re-integratie en preventie.

Geen onderbreking in lopende verzuimbegeleiding

De grootste zorg bij het wisselen van arbodienst? Dat lopende verzuimdossiers tussen wal en schip vallen. Dat is begrijpelijk, want een onderbreking kan leiden tot vertraging in de re-integratie en in het ergste geval tot een loonsanctie van het UWV.

Daarom is een zorgvuldige dossieroverdracht het fundament van elke overstap. Alle relevante documenten worden opgevraagd bij de vorige arbodienst:

• Probleemanalyses en bijstellingen
• Plannen van aanpak en evaluaties
• Verslagen van arbeidsdeskundige onderzoeken
• Afspraken rondom re-integratie eerste en tweede spoor

De nieuwe bedrijfsarts beoordeelt elk dossier en pakt de begeleiding op waar die gebleven was. Medewerkers in verzuim merken weinig van de overstap, behalve dat ze een nieuw gezicht zien bij het spreekuur.

Zo voorkom je gaten in het Poortwachter-dossier en blijf je als werkgever volledig compliant.

Drie pakketten afgestemd op de fase van de organisatie

Niet elke organisatie heeft dezelfde behoefte als het gaat om verzuimbegeleiding. Een groeiend bedrijf met weinig verzuim heeft andere ondersteuning nodig dan een organisatie die kampt met langdurig verzuim en complexe dossiers.

Daarom is het bij de implementatie van de arbodienst belangrijk om een pakket te kiezen dat past bij waar jullie organisatie nu staat. Bekijk onze diensten voor verzuimbegeleiding en re-integratie voor een volledig overzicht:

• Vitaal Basis past bij organisaties die zelf veel regie voeren en vooral willen voldoen aan de wettelijke re-integratieverplichtingen volgens de Wet verbetering Poortwachter
• Vitaal Plus is het meest gekozen pakket en biedt verzuimbegeleiding vanaf week 1, een vaste casemanager en toegang tot het webportaal
• Vitaal Totaal biedt volledige ontzorging, inclusief spreekuren van de bedrijfsarts en taakgedelegeerde arboverpleegkundige

Tijdens het implementatiegesprek helpen we je bepalen welk pakket het beste aansluit. Je zit nergens aan vast: als jullie situatie verandert, schaal je eenvoudig op of af.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het overstappen naar een nieuwe arbodienst

Bij ons draait de overstap niet om papierwerk, maar om mensen. We weten dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Daarom kijken onze casemanagers verder dan alleen het medische verhaal en werken ze op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie.

Dit is wat je van ons mag verwachten bij de implementatie:

• Een persoonlijk implementatiegesprek waarin we jullie situatie in kaart brengen
• Volledige dossieroverdracht zonder onderbreking in de verzuimbegeleiding
• Een vaste casemanager die binnen vier weken operationeel is
• Directe lijnen met ervaren bedrijfsartsen, ook in ons directieteam
• Advies over werkdruk, stress en duurzame inzetbaarheid vanaf dag één

Met een compact team van 45 professionals en korte communicatielijnen reageren we snel en persoonlijk. Geen callcenters, geen wisselende contactpersonen.

Start vandaag met een vrijblijvend implementatiegesprek

De implementatietijd van een arbodienst hoeft geen obstakel te zijn. Binnen vier weken kun je rekenen op een vaste casemanager, een werkend portaal en ononderbroken verzuimbegeleiding voor al je medewerkers.

Benieuwd hoe de overstap er voor jullie organisatie uitziet? Plan een vrijblijvend implementatiegesprek met ons. We brengen samen jullie situatie in kaart en laten zien hoe snel je operationeel kunt zijn.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe eenvoudig overstappen van arbodienst kan zijn.