Een probleemanalyse is een beoordeling die wordt uitgevoerd door de bedrijfsarts wanneer een werknemer bijna zes weken ziek is. In deze analyse worden de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel in kaart gebracht. De probleemanalyse vormt de basis voor het gehele re-integratietraject en is verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Zonder een tijdige probleemanalyse riskeer je als werkgever sancties van het UWV, zoals een loonsanctie. De analyse kijkt breed naar medische beperkingen en mogelijkheden om te voorkomen dat medewerkers onnodig lang uitvallen.

Wat is een probleemanalyse precies?

Een probleemanalyse is een document waarin de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel in kaart brengt. Het verschilt van een ziekmelding omdat het verder kijkt dan alleen de medische klachten. De bedrijfsarts stelt hierin vast wat de werknemer nog wel kan en wat niet, en geeft een herstelverwachting.

Het document wordt opgesteld door een bedrijfsarts rond week zes van het ziekteverzuim. Als werkgever ben je betrokken bij het proces door het tijdig inschakelen van de arbodienst. De analyse bevat informatie over medische beperkingen, restcapaciteiten en de verwachting over herstel en werkhervatting.

Waar het echt om draait: een probleemanalyse helpt je om gericht te werk te gaan bij re-integratie. In plaats van te gissen naar wat iemand kan helpen, krijg je inzicht in concrete beperkingen en mogelijkheden. Dit maakt verzuimbegeleiding effectiever en voorkomt dat je energie steekt in maatregelen die niet passen bij de situatie van de werknemer.

Waarom heeft de wet dit verplicht gesteld?

De Wet Verbetering Poortwachter heeft probleemanalyses verplicht gemaakt om te voorkomen dat mensen onnodig lang uitvallen. De wetgever zag dat veel verzuim langer duurde dan nodig omdat werkgevers en werknemers niet goed samenwerkten aan re-integratie. Door een verplichte analyse rond week zes te eisen, krijg je als werkgever én werknemer vroeg in het verzuimtraject helderheid over wat er speelt.

Een belangrijk inzicht: de probleemanalyse vormt de basis voor het Plan van Aanpak dat uiterlijk in week acht moet worden opgesteld. Zonder een goede probleemanalyse kun je geen effectief re-integratieplan maken. De analyse geeft richting aan welke aanpassingen nodig zijn en wat realistisch is qua werkhervatting.

De wet zorgt ervoor dat je structureel en tijdig aandacht geeft aan verzuimbegeleiding. Dit beschermt zowel de werknemer, die sneller de juiste begeleiding krijgt, als jou als werkgever, die kosten bespaart en je medewerker eerder terug ziet keren. Het voorkomt ook dat re-integratie vastloopt omdat je te laat begint met het maken van een plan.

Wanneer moet je een probleemanalyse maken?

Je moet een probleemanalyse laten opstellen wanneer de werknemer bijna zes weken ziek is. Deze timing geldt voor alle werknemers die zich ziekmelden, ongeacht de aard van de klachten. De bedrijfsarts is verantwoordelijk voor het opstellen, maar jij als werkgever moet ervoor zorgen dat de arbodienst tijdig wordt ingeschakeld.

De probleemanalyse wordt opgesteld in voorbereiding op het Plan van Aanpak dat uiterlijk in week acht gereed moet zijn. Als een werknemer binnen zes weken volledig hersteld is en weer aan het werk gaat, hoef je geen probleemanalyse meer te maken.

Wat gebeurt er als je de timing mist? Dan loop je het risiko op sancties van het UWV. Zij kunnen controleren of je aan je verplichtingen voldoet volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het tijdig inschakelen van de arbodienst. De werknemer moet meewerken aan het gesprek met de bedrijfsarts. De bedrijfsarts stelt het document op en zorgt dat alle partijen een kopie krijgen.

Wat gebeurt er als je geen probleemanalyse maakt?

Als je geen probleemanalyse laat maken of deze te laat opstelt, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je als werkgever verplicht wordt om tot maximaal een jaar langer loon door te betalen aan de zieke werknemer. Deze sanctie wordt opgelegd bij onvoldoende re-integratie-inspanningen en kan fors oplopen, vooral bij langdurig verzuim.

Naast financiële consequenties heeft het ook praktische gevolgen voor het re-integratietraject. Zonder een goede probleemanalyse kun je geen effectief Plan van Aanpak opstellen. Je mist belangrijke informatie over beperkingen en mogelijkheden, waardoor het re-integratieproces vertraagt en herstel langer duurt dan nodig.

Ook de relatie met je medewerker kan eronder lijden. Als je niet tijdig actie onderneemt volgens de wettelijke stappen, voelt de werknemer zich mogelijk niet gesteund. Dit kan leiden tot wantrouwen en maakt samenwerking moeilijker. Een goede verzuimbegeleiding begint met een tijdige en zorgvuldige probleemanalyse door de bedrijfsarts.

Hoe zorg je voor een goede probleemanalyse die écht helpt?

Een goede probleemanalyse begint met een zorgvuldig gesprek tussen de bedrijfsarts en de werknemer. De bedrijfsarts onderzoekt wat de werknemer nog wel kan en wat niet, en geeft een herstelverwachting. Deze informatie is essentieel voor het opstellen van een realistisch Plan van Aanpak.

Zorg als werkgever dat je de arbodienst tijdig inschakelt en alle relevante informatie deelt over de werkplek en taken. De bedrijfsarts heeft deze context nodig om een goede beoordeling te maken van beperkingen en mogelijkheden. Werk mee aan het proces en zorg dat de werknemer zich veilig voelt om open te zijn over zijn situatie.

Zorg dat de probleemanalyse leidt tot concrete input voor het Plan van Aanpak. Wat kan de werknemer nog wel doen? Welke aanpassingen zijn nodig? Wanneer is werkhervatting realistisch? Deze helderheid maakt het verschil tussen een document dat in een la verdwijnt en een analyse die echt bijdraagt aan succesvol herstel en duurzame terugkeer naar werk.

We begrijpen dat verzuimbegeleiding veel vraagt van je als werkgever. Je moet niet alleen de wet naleven, maar ook zorgen voor goede begeleiding en tijdige actie. Bij Masters in Vitaliteit ontzorgen we je volledig met onze full service dienstverlening in Den Haag. We bieden verzuimbegeleiding vanaf dag één, stellen tijdig de verplichte probleemanalyses op en zorgen dat je altijd voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter. Met een vast team van casemanagers, bedrijfsartsen en arboverpleegkundigen krijg je professionele ondersteuning die echt verschil maakt voor je medewerkers en je organisatie.