Een probleemanalyse is verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter en moet binnen zes weken na ziekmelding worden opgesteld. Dit document helpt om de echte oorzaak van verzuim te achterhalen en vormt de basis voor effectieve re-integratie. Zonder een tijdige probleemanalyse riskeer je als werkgever sancties van het UWV, zoals een loonsanctie. De analyse kijkt breed naar gezondheid, werk, privé en persoonlijke factoren om te voorkomen dat medewerkers onnodig lang uitvallen.

Wat is een probleemanalyse precies?

Een probleemanalyse is een document waarin je de oorzaken van ziekteverzuim in kaart brengt. Het verschilt van een ziekmelding of verzuimregistratie omdat het verder kijkt dan alleen de medische klachten. De analyse onderzoekt vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon. Dit helpt je om te begrijpen waarom iemand uitvalt en wat er nodig is voor herstel.

Het document wordt opgesteld door een bedrijfsarts of arbodienst, maar je bent als werkgever betrokken bij het proces. De analyse bevat informatie over de aard van de klachten, mogelijke oorzaken op de werkvloer, privéomstandigheden die meespelen en persoonlijke factoren zoals veerkracht of copingstijl.

Waar het echt om draait: een probleemanalyse helpt je om gericht te werk te gaan. In plaats van te gissen naar wat iemand kan helpen, krijg je inzicht in concrete belemmeringen en mogelijkheden. Dit maakt verzuimbegeleiding effectiever en voorkomt dat je energie steekt in maatregelen die niet helpen.

Waarom heeft de wet dit verplicht gesteld?

De Wet Verbetering Poortwachter heeft probleemanalyses verplicht gemaakt om te voorkomen dat mensen onnodig lang uitvallen. De wetgever zag dat veel verzuim langer duurde dan nodig omdat werkgevers en werknemers niet goed samenwerkten aan re-integratie. Door een verplichte analyse binnen zes weken te eisen, krijg je als werkgever én werknemer vroeg in het verzuimtraject helderheid over wat er speelt.

Een belangrijk inzicht: niet alle verzuim is puur medisch. Uit de praktijk blijkt dat een groot deel van langdurig verzuim niet-medische oorzaken heeft, zoals werkdruk, conflicten op de werkvloer of privéproblemen. Een brede analyse helpt om deze factoren te identificeren en aan te pakken.

De wet zorgt ervoor dat je structureel en tijdig aandacht geeft aan verzuimbegeleiding. Dit beschermt zowel de werknemer, die sneller de juiste hulp krijgt, als jou als werkgever, die kosten bespaart en je medewerker eerder terug ziet keren. Het voorkomt ook dat re-integratie vastloopt omdat je te laat begint met het maken van een plan.

Wanneer moet je een probleemanalyse maken?

Je moet een probleemanalyse opstellen binnen zes weken na de eerste ziektedag. Deze termijn geldt voor alle werknemers die zich ziekmelden, ongeacht de aard van de klachten. De bedrijfsarts of arbodienst is verantwoordelijk voor het opstellen, maar jij als werkgever moet ervoor zorgen dat het op tijd gebeurt.

Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel. Bij zwangerschapsverlof of arbeidsongeschiktheid door een bedrijfsongeval gelden andere termijnen. Ook als een werknemer binnen zes weken volledig hersteld is en weer aan het werk gaat, hoef je geen probleemanalyse meer te maken.

Wat gebeurt er als je de deadline mist? Dan loop je het risico op sancties van het UWV. Zij kunnen controleren of je aan je verplichtingen voldoet. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het tijdig inschakelen van de arbodienst. De werknemer moet meewerken aan het gesprek en informatie delen. De arbodienst stelt het document op en zorgt dat alle partijen een kopie krijgen.

Wat gebeurt er als je geen probleemanalyse maakt?

Als je geen probleemanalyse maakt of deze te laat opstelt, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je als werkgever het volledige loon moet blijven doorbetalen, zonder dat de werknemer verplicht is om mee te werken aan re-integratie. Deze sanctie kan fors oplopen, vooral bij langdurig verzuim.

Naast financiële consequenties heeft het ook praktische gevolgen voor het re-integratietraject. Zonder een goede analyse weet je niet waar je moet beginnen met begeleiding. Je mist belangrijke informatie over belemmeringen en mogelijkheden, waardoor herstel langer duurt dan nodig.

Ook de relatie met je medewerker kan eronder lijden. Als je niet tijdig actie onderneemt, voelt de werknemer zich mogelijk niet gesteurd of in de steek gelaten. Dit kan leiden tot wantrouwen en maakt samenwerking moeilijker. Een goede verzuimbegeleiding begint met een tijdige en zorgvuldige probleemanalyse.

Hoe maak je een goede probleemanalyse die écht helpt?

Een goede probleemanalyse gaat verder dan vinkjes zetten. Het begint met een eerlijk gesprek tussen de bedrijfsarts, de werknemer en vaak ook de leidinggevende. Vraag door op wat iemand echt belemmert in het werk. Is het de fysieke belasting? De werkdruk? Onduidelijke verwachtingen? Of speelt er iets in de privésituatie?

Betrek de leidinggevende actief bij het proces. Zij zien vaak dingen die de werknemer zelf niet benoemt, zoals werksfeer of teamdynamiek. Tegelijk kunnen zij concrete aanpassingen doorvoeren die herstel versnellen. Denk aan aangepast werk, andere taken of tijdelijke ondersteuning.

Zorg dat de analyse leidt tot concrete actiepunten. Wat gaat de werknemer doen? Wat ga jij als werkgever regelen? Wanneer evalueren jullie de voortgang? Deze helderheid maakt het verschil tussen een document dat in een la verdwijnt en een analyse die echt helpt. Een goede probleemanalyse legt de basis voor succesvol herstel en duurzame terugkeer naar werk.

We begrijpen dat verzuimbegeleiding veel vraagt van je als werkgever. Je moet niet alleen de wet naleven, maar ook zorgen voor goede begeleiding en tijdige actie. Bij Masters in Vitaliteit ontzorgen we je volledig met onze full service dienstverlening in Den Haag. We bieden verzuimbegeleiding vanaf dag één, stellen tijdig de verplichte probleemanalyses op en zorgen dat je altijd voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter. Met een vast team van casemanagers, bedrijfsartsen en taakgedelegeerden krijg je professionele ondersteuning die echt verschil maakt voor je medewerkers en je organisatie.