Een werkgever mag twijfelen aan een ziekmelding wanneer er concrete signalen zijn die de melding ongeloofwaardig maken, maar mag nooit zelf een medisch oordeel vellen. De beoordeling of iemand daadwerkelijk ziek is, ligt altijd bij de bedrijfsarts. Wat een werkgever wél mag doen, is controlevoorschriften hanteren en bij aanhoudende twijfel een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen.

Twijfelen aan een ziekmelding is een gevoelig onderwerp. Je wilt als werkgever niet onterecht iemand beschuldigen, maar je wilt ook niet dat misbruik onopgemerkt blijft. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over wat je wel en niet mag doen wanneer je een ziekmelding van een werknemer niet vertrouwt.

Welke signalen wijzen op een twijfelachtige ziekmelding?

Signalen die op een twijfelachtige ziekmelding kunnen wijzen, zijn onder andere een patroon van ziekmeldingen rond weekenden of vakanties, een ziekmelding direct na een conflict op de werkvloer, of tegenstrijdige informatie over de aard van de klachten. Ook activiteiten op sociale media die niet passen bij de gemelde klachten kunnen vragen oproepen.

Let op: een enkel signaal is zelden voldoende reden om te concluderen dat een ziekmelding onterecht is. Het gaat om een combinatie van factoren die samen een beeld vormen. Denk aan de volgende situaties:

• De werknemer meldt zich opvallend vaak ziek op maandag of vrijdag
• Er is een duidelijk verband tussen de ziekmelding en een eerder geweigerd verlofverzoek
• De werknemer is telefonisch niet bereikbaar en reageert niet op contactpogingen
• Collega’s melden dat de werknemer activiteiten onderneemt die niet bij ziekte passen
• De werknemer geeft wisselende verklaringen over de reden van het verzuim

Belangrijk: ook als meerdere signalen aanwezig zijn, betekent dat niet automatisch dat de werknemer liegt. Iemand kan daadwerkelijk ziek zijn en toch actief zijn op sociale media. Ga daarom altijd het gesprek aan voordat je verdere stappen onderneemt.

Wat mag een werkgever wél en niet vragen bij een ziekmelding?

Een werkgever mag bij een ziekmelding vragen naar de verwachte herstelduur, of de werknemer aangepast werk kan doen, en op welk adres de werknemer verblijft. Vragen naar de aard van de ziekte of de diagnose is niet toegestaan. De Autoriteit Persoonsgegevens verbiedt werkgevers om medische gegevens te registreren.

Wat mag je wél vragen?

Als werkgever heb je het recht om bepaalde praktische informatie op te vragen die nodig is voor de verzuimbegeleiding. Je mag vragen:

• Wanneer de werknemer verwacht weer aan het werk te kunnen
• Of er lopende werkzaamheden zijn die overgedragen moeten worden
• Op welk telefoonnummer en adres de werknemer bereikbaar is
• Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (zonder te vragen welke)
• Of de ziekte werkgerelateerd is

Wat mag je niet vragen?

De privacywetgeving stelt duidelijke grenzen aan wat je als werkgever mag vragen en vastleggen. Je mag niet vragen naar:

• De specifieke diagnose of aandoening
• De naam van de behandelend arts of specialist
• Welke medicijnen de werknemer gebruikt
• Details over de behandeling die de werknemer ondergaat

Zelfs als een werknemer vrijwillig medische informatie deelt, mag je deze niet registreren in je verzuimsysteem. Doe je dat wel, dan riskeer je een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens. Laat de medische beoordeling altijd over aan de bedrijfsarts.

Hoe werkt een deskundigenoordeel van het UWV?

Een deskundigenoordeel van het UWV is een onafhankelijke beoordeling waarbij een verzekeringsarts beoordeelt of een werknemer op een bepaald moment geschikt is voor het eigen werk. Zowel werkgever als werknemer kan dit oordeel aanvragen. Het UWV streeft ernaar binnen twee weken een oordeel te geven.

Het deskundigenoordeel is een belangrijk instrument wanneer werkgever en werknemer het niet eens zijn over de arbeidsongeschiktheid. De procedure verloopt als volgt:

1. Je dient een aanvraag in bij het UWV via het daarvoor bestemde formulier
2. Het UWV nodigt de werknemer uit voor een beoordeling door een verzekeringsarts
3. De verzekeringsarts onderzoekt de werknemer en beoordeelt de belastbaarheid
4. Het UWV geeft een oordeel over de geschiktheid van de werknemer voor het eigen werk

Het deskundigenoordeel is formeel geen bindende uitspraak, maar weegt in de praktijk zwaar. Rechters hechten er veel waarde aan bij eventuele juridische procedures. De kosten voor een deskundigenoordeel bedragen enkele honderden euro’s en komen voor rekening van de aanvrager.

Vraag een deskundigenoordeel niet te snel aan. Ga eerst in gesprek met de werknemer en schakel de bedrijfsarts in. Het deskundigenoordeel is bedoeld als second opinion wanneer er een verschil van inzicht blijft bestaan.

Welke rol speelt de bedrijfsarts bij twijfel over verzuim?

De bedrijfsarts is de enige professional die mag beoordelen of een werknemer medisch gezien in staat is om te werken. Bij twijfel over een ziekmelding is het inschakelen van de bedrijfsarts dan ook de eerste en belangrijkste stap. De bedrijfsarts maakt een probleemanalyse en adviseert over de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer.

Wanneer je als werkgever twijfelt aan een ziekmelding, kun je de werknemer versneld oproepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts beoordeelt vervolgens:

• Of er sprake is van medische beperkingen die het werk belemmeren
• Welke taken de werknemer eventueel wél kan uitvoeren
• Wat het verwachte hersteltraject is
• Of er aanpassingen in het werk mogelijk zijn om gedeeltelijke werkhervatting te faciliteren

De bedrijfsarts deelt geen diagnose met de werkgever, maar geeft wel een helder advies over de inzetbaarheid. Dit advies vormt de basis voor het verdere re-integratietraject conform de Wet Verbetering Poortwachter. Volg het advies van de bedrijfsarts altijd op, ook als je het er niet mee eens bent. In dat geval kun je alsnog een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen.

Wat zijn de risico’s van een verkeerde reactie op een ziekmelding?

Een verkeerde reactie op een ziekmelding kan leiden tot juridische conflicten, een verstoorde arbeidsrelatie en financiële schade. Wanneer je als werkgever het loon stopt zonder geldige grond, riskeer je een loonvordering met wettelijke verhoging. Omgekeerd kan het klakkeloos accepteren van onterecht verzuim leiden tot onnodige verzuimkosten.

De risico’s lopen uiteen, afhankelijk van de reactie die je kiest:

Te streng reageren

Als je het loon stopzet terwijl de werknemer daadwerkelijk ziek is, kan de werknemer naar de rechter stappen. De rechter kan je veroordelen tot nabetaling van het loon, vermeerderd met een wettelijke verhoging van maximaal 50%. Daarnaast beschadig je het vertrouwen, wat de arbeidsrelatie langdurig kan verstoren en toekomstig verzuim juist kan vergroten.

Te soepel reageren

Wanneer je structureel twijfelachtige ziekmeldingen accepteert zonder actie te ondernemen, creëer je een precedent. Andere medewerkers zien dat verzuim zonder consequenties blijft, wat de verzuimcultuur negatief beïnvloedt. Bovendien lopen de kosten op: elke verzuimdag kost gemiddeld zo’n 300 euro aan directe en indirecte kosten.

De gulden middenweg is altijd: volg de juiste procedures, schakel de bedrijfsarts in en documenteer je stappen zorgvuldig. Zo bescherm je jezelf juridisch en houd je de arbeidsrelatie intact.

Hoe voorkom je als werkgever onnodige twijfel over ziekmeldingen?

Je voorkomt onnodige twijfel over ziekmeldingen door vooraf heldere controlevoorschriften op te stellen, een open verzuimcultuur te creëren en leidinggevenden te trainen in het voeren van verzuimgesprekken. Wanneer de spelregels voor iedereen duidelijk zijn, ontstaat er minder ruimte voor misverstanden en wantrouwen.

Concrete stappen die je als werkgever kunt nemen:

• Stel een verzuimprotocol op waarin staat hoe en wanneer een werknemer zich ziek moet melden, en wat er daarna gebeurt
• Train leidinggevenden in het voeren van open en respectvolle verzuimgesprekken. De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim en kan door goed contact veel problemen voorkomen
• Investeer in preventie door regelmatig aandacht te besteden aan werkdruk, werkplezier en de balans tussen werk en privé
• Zorg voor korte lijnen met je arbodienst zodat je bij twijfel snel kunt schakelen met een bedrijfsarts of casemanager
• Houd contact tijdens verzuim op een betrokken manier, zonder druk uit te oefenen

Bedenk dat ongeveer 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Denk aan conflicten op de werkvloer, privéproblemen of een mismatch tussen werknemer en functie. Door aandacht te besteden aan deze factoren voorkom je niet alleen onterechte ziekmeldingen, maar verlaag je ook het totale verzuim binnen je organisatie.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij twijfel over ziekmeldingen

Bij Masters in Vitaliteit begrijpen we dat twijfel over een ziekmelding je als werkgever in een lastige positie brengt. Onze aanpak richt zich op snelle duidelijkheid en het bewaken van de juiste procedures, zodat je juridisch sterk staat en de arbeidsrelatie intact blijft.

Wat wij concreet voor je doen:

• Snelle toegang tot de bedrijfsarts: bij twijfel plannen we een versneld spreekuur zodat je snel een professioneel oordeel krijgt
• Vaste casemanager: je hebt één aanspreekpunt dat het volledige verzuimproces coördineert en je adviseert over de juiste stappen conform de Wet Verbetering Poortwachter
• Begeleiding op drie niveaus: we ondersteunen niet alleen de zieke werknemer, maar ook de leidinggevende en de organisatie bij het omgaan met verzuimsituaties
• Preventief advies: we helpen je bij het opstellen van verzuimprotocollen en het trainen van leidinggevenden, zodat twijfel over ziekmeldingen in de toekomst minder vaak voorkomt

Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding voor een compleet overzicht van onze ondersteuning. Wil je weten hoe wij je kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en het voorkomen van onnodig verzuim? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.