Een bedrijfsarts moet de probleemanalyse opstellen binnen zes weken na de eerste ziektedag van een werknemer. Dit is vastgelegd in de Wet Verbetering Poortwachter en vormt de basis voor het verdere re-integratietraject. Zonder een tijdige en volledige probleemanalyse loopt een werkgever het risico op een loonsanctie van het UWV. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de probleemanalyse: van de wettelijke termijn en inhoud tot de gevolgen wanneer deze ontbreekt.

Welke wettelijke termijn geldt voor de probleemanalyse?

De wettelijke termijn voor de probleemanalyse is uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat de bedrijfsarts binnen deze periode een oordeel geeft over de situatie van de zieke werknemer, zodat werkgever en werknemer vervolgens samen een plan van aanpak kunnen opstellen.

In de praktijk betekent dit dat de werkgever de ziekmelding tijdig bij de arbodienst moet doorgeven. Hoe sneller de melding binnenkomt, hoe meer ruimte de bedrijfsarts heeft om een zorgvuldige beoordeling te maken. De termijn van zes weken is geen richtlijn maar een harde verplichting. Het UWV toetst bij een eventuele WIA-aanvraag of deze termijn is nageleefd.

Na het opstellen van de probleemanalyse hebben werkgever en werknemer nog twee weken de tijd om gezamenlijk het plan van aanpak op te stellen. Dat betekent dat het plan van aanpak uiterlijk in week acht na de eerste ziektedag gereed moet zijn. Deze strakke planning onderstreept waarom het belangrijk is om direct na een ziekmelding actie te ondernemen.

Wat staat er in een probleemanalyse?

Een probleemanalyse bevat het oordeel van de bedrijfsarts over de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop van de zieke werknemer. Het document beschrijft wat de werknemer nog wel kan, welke belemmeringen er zijn voor werkhervatting en welk perspectief er is op terugkeer naar werk.

Concreet bevat een probleemanalyse de volgende onderdelen:

• Aard van de beperkingen: welke functionele beperkingen heeft de werknemer op dit moment? Denk aan fysieke, mentale of cognitieve beperkingen die het werk beïnvloeden.
• Mogelijkheden voor werk: wat kan de werknemer ondanks de beperkingen nog wel doen? Zijn er aangepaste taken of werktijden mogelijk?
• Verwacht herstelverloop: hoe lang verwacht de bedrijfsarts dat het verzuim duurt en welke stappen zijn nodig voor herstel?
• Oorzaken die herstel belemmeren: zijn er factoren buiten de medische situatie die terugkeer naar werk bemoeilijken, zoals een arbeidsconflict of privéomstandigheden?
• Advies voor re-integratie: welke richting raadt de bedrijfsarts aan voor het re-integratietraject?

Belangrijk om te weten: de probleemanalyse bevat geen medische diagnose. De bedrijfsarts vertaalt de medische informatie naar functionele beperkingen en mogelijkheden. Zo kan de werkgever met de informatie aan de slag zonder dat er privacygevoelige medische gegevens worden gedeeld.

Kan een probleemanalyse eerder of later worden opgesteld?

Ja, een probleemanalyse kan eerder worden opgesteld dan de wettelijke termijn van zes weken, en in uitzonderlijke gevallen ook later. Eerder opstellen is zelfs aan te raden wanneer al snel duidelijk is dat het verzuim langer gaat duren, omdat je dan sneller kunt starten met gerichte re-integratie.

Eerder opstellen

Wanneer een werknemer bijvoorbeeld een ernstig ongeluk heeft gehad of een geplande operatie ondergaat, is het vaak al in de eerste weken duidelijk dat langdurig verzuim onvermijdelijk is. In zulke situaties heeft het voordelen om de bedrijfsarts eerder te laten beoordelen. Je wint tijd en kunt sneller passende maatregelen treffen. Bovendien geeft een vroege probleemanalyse de werknemer eerder duidelijkheid over het re-integratietraject.

Later opstellen

In sommige gevallen is het medisch nog niet mogelijk om binnen zes weken een zinvolle probleemanalyse op te stellen. Denk aan situaties waarin de diagnose nog onduidelijk is of de werknemer nog behandelingen ondergaat die het beeld sterk kunnen veranderen. De bedrijfsarts kan dan een voorlopige probleemanalyse opstellen en deze later bijstellen. Het is wel belangrijk dat je als werkgever vastlegt waarom de termijn niet gehaald is, zodat je dit bij een eventuele toetsing door het UWV kunt verantwoorden.

Daarnaast wordt de probleemanalyse gedurende het verzuimtraject regelmatig geactualiseerd. Bij elke relevante wijziging in de situatie van de werknemer stelt de bedrijfsarts een nieuwe of bijgestelde probleemanalyse op.

Wat is het verschil tussen een probleemanalyse en een plan van aanpak?

Het belangrijkste verschil is dat de probleemanalyse een medisch-functioneel oordeel van de bedrijfsarts is, terwijl het plan van aanpak een gezamenlijke afspraak tussen werkgever en werknemer is over de concrete re-integratiestappen. De probleemanalyse vormt de basis; het plan van aanpak vertaalt die basis naar acties.

In de volgorde van de Wet Verbetering Poortwachter komt de probleemanalyse eerst. De bedrijfsarts stelt vast wat de beperkingen en mogelijkheden zijn. Vervolgens gebruiken werkgever en werknemer die informatie om samen het plan van aanpak op te stellen. Daarin leggen ze vast welke stappen ze gaan zetten, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke doelen ze nastreven.

Een overzicht van de verschillen:

• Opsteller: de probleemanalyse wordt opgesteld door de bedrijfsarts; het plan van aanpak door werkgever en werknemer samen.
• Termijn: de probleemanalyse is gereed in week 6, het plan van aanpak uiterlijk in week 8.
• Inhoud: de probleemanalyse beschrijft beperkingen, mogelijkheden en herstelprognose; het plan van aanpak beschrijft concrete afspraken, acties en doelen voor re-integratie.
• Karakter: de probleemanalyse is een advies van een medisch professional; het plan van aanpak is een overeenkomst tussen twee partijen.

Beide documenten zijn verplicht en vullen elkaar aan. Zonder een goede probleemanalyse mist het plan van aanpak een stevige onderbouwing, en zonder een plan van aanpak blijft de probleemanalyse een advies zonder concrete opvolging.

Wat gebeurt er als de probleemanalyse ontbreekt of onvolledig is?

Wanneer de probleemanalyse ontbreekt of onvolledig is, loopt de werkgever een serieus risico op een loonsanctie van het UWV. Dit betekent dat de werkgever verplicht kan worden om het loon van de zieke werknemer tot een jaar langer door te betalen, bovenop de reguliere twee jaar loondoorbetaling bij ziekte.

Het UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag het volledige re-integratiedossier. De probleemanalyse is daarin een van de eerste documenten die wordt gecontroleerd. Ontbreekt deze, dan concludeert het UWV al snel dat de werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd. Ook een onvolledige probleemanalyse, waarin bijvoorbeeld de mogelijkheden van de werknemer niet duidelijk zijn beschreven, kan tot dezelfde conclusie leiden.

De gevolgen op een rij:

• Loonsanctie: tot 52 weken extra loondoorbetaling, wat bij een gemiddelde verzuimdag van 300 euro flink kan oplopen.
• Vertraging re-integratie: zonder probleemanalyse mist het plan van aanpak richting, waardoor de werknemer langer uit het arbeidsproces blijft.
• Juridische kwetsbaarheid: bij een geschil met de werknemer of het UWV sta je als werkgever zwakker zonder een compleet dossier.
• Gemiste kansen: een goede probleemanalyse brengt niet alleen beperkingen in kaart, maar ook mogelijkheden. Zonder dit document mis je kansen om de werknemer eerder passend werk te laten doen.

Het is daarom verstandig om een casemanager in te schakelen die het verzuimproces bewaakt en ervoor zorgt dat alle stappen op tijd worden gezet. Zo voorkom je dat termijnen worden gemist en het dossier onvolledig raakt.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij de probleemanalyse

Bij Masters in Vitaliteit zorgen we ervoor dat de probleemanalyse tijdig, volledig en zorgvuldig wordt opgesteld. Onze bedrijfsartsen beoordelen niet alleen de medische beperkingen, maar kijken ook naar werkgerelateerde en persoonlijke factoren die het verzuim beïnvloeden. Zo krijg je als werkgever een compleet beeld en een stevige basis voor het re-integratietraject.

Wat we concreet voor je doen:

• Tijdige probleemanalyse: onze vaste casemanagers bewaken alle termijnen van de Wet Verbetering Poortwachter, zodat je nooit een deadline mist.
• Integrale beoordeling: we kijken naar vier domeinen (gezondheid, werk, privé en persoon) om de oorzaken van verzuim goed in kaart te brengen.
• Ondersteuning bij het plan van aanpak: na de probleemanalyse helpen we werkgever en werknemer om samen een effectief plan van aanpak op te stellen.
• Begeleiding op drie niveaus: we ondersteunen niet alleen de werknemer, maar ook de leidinggevende en de organisatie bij het re-integratieproces. Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding voor een volledig overzicht.
• Dossiercontrole: via ons webportaal heb je altijd inzicht in de voortgang en de status van het verzuimdossier.

Wil je zeker weten dat de probleemanalyse bij ziekteverzuim goed geregeld is? Neem contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen ontzorgen bij de volledige verzuimbegeleiding.