Je bent wettelijk verplicht een probleemanalyse op te stellen wanneer een werknemer 42 weken ziek is. Voor werknemers met een arbeidsbeperking geldt een kortere termijn van 6 weken. De bedrijfsarts of arbodienst stelt dit document op en beschrijft de oorzaken van het verzuim en de belemmeringen voor terugkeer naar werk. Deze analyse helpt om het re-integratietraject bij te sturen en is verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

Wat is een probleemanalyse bij verzuim precies?

Een probleemanalyse is een document waarin de bedrijfsarts of arbodienst beschrijft waarom een werknemer nog steeds ziek is en wat terugkeer naar werk belemmert. Het is geen medisch rapport vol ingewikkelde termen, maar een praktisch overzicht dat richting geeft aan de volgende stappen in het re-integratietraject.

De probleemanalyse kijkt breed naar de situatie. Het gaat niet alleen om de medische kant, maar ook om factoren op de werkvloer, thuis en in het gedrag van de werknemer zelf. Misschien is iemand wel fysiek hersteld, maar speelt werkdruk een rol. Of andersom: de werkplek is aangepast, maar het herstel duurt langer dan verwacht.

Dit document heeft een duidelijk doel: het brengt in kaart waar het precies vastloopt. Stel dat een werknemer met rugklachten na maanden nog niet terug is. De probleemanalyse beschrijft dan bijvoorbeeld dat de fysieke klachten zijn verminderd, maar dat angst om opnieuw uit te vallen een belemmering vormt. Of dat aanpassingen op de werkplek nodig zijn die nog niet zijn doorgevoerd.

Je kunt de probleemanalyse zien als een tussentijdse evaluatie die helpt om het re-integratieplan scherper te krijgen. Het is geen oordeel over de werknemer of werkgever, maar een momentopname die iedereen helpt om gerichte acties te ondernemen.

Wanneer ben je wettelijk verplicht een probleemanalyse op te stellen?

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat je een probleemanalyse moet laten opstellen bij 42 weken ziekte. Voor werknemers met een arbeidsbeperking geldt een verkorte termijn van 6 weken. Deze deadlines zijn geen suggestie maar een harde verplichting waar je als werkgever aan moet voldoen.

Mis je deze deadline? Dan loop je het risico op een loonsanctie van het UWV. Dat betekent dat je mogelijk langer doorbetaalt dan de standaard twee jaar, omdat het UWV kan oordelen dat je niet goed aan je re-integratieverplichtingen hebt voldaan. Die extra kosten kunnen flink oplopen.

Houd deze deadline goed in de gaten door je verzuimadministratie bij te houden. Veel verzuimregistratiesystemen hebben een waarschuwingsfunctie die je attendeert op belangrijke momenten. Als je werkt met een arbodienst voor verzuimbegeleiding, houden zij dit normaal gesproken voor je bij en plannen ze tijdig een afspraak met de bedrijfsarts.

Een praktische tip: wacht niet tot de laatste week. Plan de afspraak voor de probleemanalyse al rond week 38 of 39. Dan heb je voldoende tijd voor overleg en blijf je ruim binnen de wettelijke termijn, ook als er onverwachte vertragingen zijn.

Wat komt er allemaal in een goede probleemanalyse?

Een goede probleemanalyse brengt vier belangrijke gebieden in kaart: de medische situatie, factoren op het werk, relevante privéomstandigheden en wat er tot nu toe is geprobeerd om de werknemer terug te laten keren. Deze vier onderdelen samen geven een compleet beeld van de situatie.

De medische informatie beschrijft de aard van de klachten en de prognose, zonder al te veel details. Het gaat erom of iemand beter wordt, stabiel blijft of verslechtert. Ook staat er in wat iemand wel en niet kan, bijvoorbeeld: lichte werkzaamheden zijn mogelijk, maar niet langdurig zitten.

Werkgerelateerde factoren kunnen zijn: de werkdruk, sfeer op de afdeling, conflicten met collega’s of leidinggevenden, of fysieke eisen van het werk. Soms blijkt dat aanpassingen in de werkplek of taken nodig zijn. Privéomstandigheden komen alleen aan bod als ze relevant zijn voor het verzuim, zoals mantelzorg of financiële zorgen die stress veroorzaken.

Het document beschrijft ook wat er al is geprobeerd: welke aanpassingen zijn gedaan, welke behandelingen lopen, welke gesprekken zijn gevoerd. Dit voorkomt dat je dingen dubbel doet en helpt om te zien wat wel en niet werkt.

Een probleemanalyse verschilt van een gewoon verzuimgesprek doordat het dieper graaft en meer structuur biedt. Het is ook uitgebreider dan een plan van aanpak, omdat het niet alleen acties beschrijft maar juist de onderliggende problemen analyseert.

Wie is er bij de probleemanalyse betrokken?

De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op en heeft daarin de leidende rol. Hij of zij voert gesprekken met de werknemer en verzamelt alle informatie die nodig is om een goed beeld te krijgen. De bedrijfsarts kijkt met een onafhankelijke blik naar de situatie en weegt alle factoren mee.

De werknemer zelf speelt een actieve rol door informatie te geven over hoe het gaat, wat wel en niet lukt, en waar de belemmeringen zitten. Eerlijkheid is hierbij belangrijk, want alleen met een realistisch beeld kan de bedrijfsarts een bruikbare analyse maken.

Jij als werkgever levert context over de werksituatie: welke taken horen bij de functie, welke aanpassingen zijn mogelijk, hoe verloopt de communicatie. Deze informatie helpt de bedrijfsarts om te beoordelen wat haalbaar is en welke stappen zinvol zijn.

Soms zijn er meer partijen betrokken, zoals een arbeidsdeskundige die kijkt naar alternatieve taken of een casemanager die het hele traject coördineert. Bij complexe situaties kan ook een psycholoog of andere behandelaar input leveren. Alle invalshoeken samen zorgen voor een compleet beeld, waarbij iedereen zijn eigen expertise inbrengt. De bedrijfsarts brengt dit samen in één helder document.

Wat gebeurt er na de probleemanalyse?

Na de probleemanalyse gebruik je de inzichten om het re-integratieplan aan te scherpen of compleet bij te sturen. De analyse laat zien waar het vastloopt, en die informatie vertaal je naar concrete acties. Misschien blijkt dat andere aanpassingen nodig zijn dan je dacht, of dat de focus moet verschuiven.

De probleemanalyse helpt om knelpunten te identificeren die je eerder niet zag. Stel dat uit de analyse blijkt dat niet de rugklachten maar juist onzekerheid over de toekomst de werknemer tegenhoudt. Dan weet je dat je moet inzetten op begeleiding en duidelijkheid, niet alleen op fysieke aanpassingen.

Als het UWV betrokken raakt bij de zaak, bijvoorbeeld bij een WIA-aanvraag of als er vragen zijn over je re-integratie-inspanningen, speelt de probleemanalyse een belangrijke rol. Het document laat zien dat je de situatie serieus hebt genomen en professioneel hebt laten onderzoeken. Het is bewijs dat je aan je verplichtingen hebt voldaan.

Praktisch gezien bespreek je de probleemanalyse met de werknemer en eventueel de leidinggevende. Jullie kijken samen: wat betekent dit voor de komende periode? Welke acties gaan we ondernemen? Wie doet wat en wanneer evalueren we opnieuw? Door de analyse als uitgangspunt te nemen, werk je gerichter aan herstel en terugkeer.

Houd het re-integratieplan levend en pas het aan op basis van wat je leert. De probleemanalyse is geen eindpunt maar een moment om scherper te krijgen wat nodig is voor een succesvolle terugkeer naar werk.

Conclusie

Een probleemanalyse is een verplicht document bij langdurig verzuim dat helpt om het re-integratietraject effectiever te maken. Door tijdig aan deze verplichting te voldoen, voorkom je sancties en krijg je waardevolle inzichten in wat terugkeer naar werk belemmert. De analyse brengt medische, werkgerelateerde en persoonlijke factoren samen en geeft richting aan vervolgstappen.

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we werkgevers volledig bij verzuimbegeleiding, inclusief het tijdig opstellen van probleemanalyses. Onze vaste casemanagers houden alle deadlines in de gaten en onze bedrijfsartsen stellen zorgvuldige analyses op die echt helpen. Met onze full service dienstverlening in Den Haag krijg je toegang tot spreekuren, deskundige begeleiding en een compleet team dat jou ontzorgt. Wil je weten hoe wij je kunnen helpen? Neem contact op met Aphrodite van den Berg via e-mail of bel 085-130 92 18 voor een vrijblijvend gesprek.