Als werkgever pak je frequent ziekteverzuim aan door het gesprek aan te gaan met je medewerker, de onderliggende oorzaken te achterhalen en samen te werken aan oplossingen. Je mag daarbij niet zomaar alles vragen of eisen, maar je hebt wel degelijk mogelijkheden om verzuim bespreekbaar te maken en te verminderen. Belangrijk is dat je handelt binnen de kaders van de Wet verbetering Poortwachter en tijdig een bedrijfsarts inschakelt wanneer dat nodig is.

In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kort frequent verzuim: van wat de wet erover zegt tot hoe je een goed verzuimgesprek voert en wanneer je professionele hulp inschakelt.

Wanneer is ziekteverzuim ’te vaak’ volgens de wet?

De wet definieert geen exact aantal ziekmeldingen dat als ’te vaak’ geldt. Er bestaat geen wettelijke grens van bijvoorbeeld drie of vier keer per jaar. Wel spreken arbodiensten en verzuimexperts over frequent kort verzuim wanneer een medewerker zich drie of meer keer per jaar ziekmeldt, of wanneer het verzuimpatroon duidelijk afwijkt van het gemiddelde binnen de organisatie.

Wat de wet wél regelt, is wat je als werkgever moet doen bij ziekteverzuim. De Wet verbetering Poortwachter schrijft voor dat werkgever en werknemer samen actief werken aan re-integratie. Bij langdurig verzuim zijn er strikte termijnen en verplichtingen, zoals het opstellen van een probleemanalyse door de bedrijfsarts en een Plan van Aanpak. Bij kort frequent verzuim gelden die verplichtingen niet per ziekmelding, maar het patroon zelf is wel een signaal dat aandacht verdient.

In de praktijk hanteren veel organisaties een eigen verzuimbeleid waarin staat wanneer een leidinggevende actie onderneemt. Denk aan een verzuimgesprek na de tweede of derde ziekmelding binnen een bepaalde periode. Zo’n beleid geeft je als werkgever houvast en zorgt ervoor dat je consistent handelt.

Welke oorzaken liggen vaak achter frequent ziekteverzuim?

Frequent ziekteverzuim heeft vaak een combinatie van oorzaken, waarbij niet-medische factoren een grote rol spelen. Onderzoek en praktijkervaring laten zien dat bij ongeveer 40% van het langdurig verzuim de oorzaak niet primair medisch is, maar te maken heeft met werk, privéomstandigheden of persoonlijke factoren. Bij kort frequent verzuim geldt dat minstens zo sterk.

De meest voorkomende oorzaken van frequent verzuim zijn:

• Werkgerelateerde stress: te hoge werkdruk, onduidelijke verwachtingen, conflicten met collega’s of leidinggevenden
• Privéproblemen: mantelzorgtaken, relatieproblemen, financiële zorgen of rouwverwerking
• Lage betrokkenheid: een medewerker die zich niet verbonden voelt met het werk of de organisatie meldt zich sneller ziek
• Fysieke klachten: terugkerende rugpijn, hoofdpijn of andere chronische aandoeningen
• Psychische klachten: beginnende burn-outklachten, angst of depressieve gevoelens die nog niet als zodanig herkend worden
• Cultuur op de werkvloer: als verzuim genormaliseerd is binnen een team, verlaagt dat de drempel om je ziek te melden

Het is daarom belangrijk om niet alleen naar de ziekmelding zelf te kijken, maar naar het bredere plaatje. De leidinggevende speelt hierin een grote rol: onderzoek toont aan dat de directe leidinggevende de grootste voorspeller is van verzuim. Een open, ondersteunende relatie tussen leidinggevende en medewerker kan frequent verzuim aanzienlijk verminderen.

Hoe voer je een effectief verzuimgesprek?

Een effectief verzuimgesprek voer je door het gesprek te richten op het verzuimpatroon en de mogelijke achterliggende oorzaken, zonder te oordelen of te beschuldigen. Het doel is om samen met je medewerker te begrijpen wat er speelt en afspraken te maken die herhaling voorkomen.

Voorbereiding is het halve werk

Bereid je goed voor door de verzuimhistorie van de medewerker in kaart te brengen. Hoeveel keer heeft de medewerker zich ziekgemeld in het afgelopen jaar? Op welke dagen? Is er een patroon zichtbaar, bijvoorbeeld altijd op maandag of rond deadlines? Noteer feiten, geen interpretaties. Zorg dat je het gesprek voert op een rustige plek waar je niet gestoord wordt.

Het gesprek zelf: structuur en toon

Begin het gesprek door je zorg uit te spreken, niet door de medewerker ter verantwoording te roepen. Een goede opening is: “Ik merk dat je je de afgelopen maanden vaker hebt ziekgemeld en ik wil graag weten hoe het met je gaat.”

Hanteer deze stappen tijdens het verzuimgesprek:

1. Benoem het patroon: deel de feiten over het verzuim zonder te oordelen
2. Stel open vragen: vraag hoe de medewerker het werk ervaart en of er factoren zijn die meespelen
3. Luister actief: geef ruimte en vat samen wat je hoort
4. Bespreek de impact: leg uit wat het verzuim betekent voor het team en de organisatie
5. Maak concrete afspraken: spreek samen af wat jullie gaan doen om het verzuim te verminderen
6. Leg afspraken vast: documenteer het gesprek en de gemaakte afspraken schriftelijk

Vermijd het woord “ziek” te koppelen aan twijfel. Zeg niet: “Ben je echt wel ziek?” Richt je in plaats daarvan op wat je medewerker nodig heeft om duurzaam inzetbaar te blijven.

Wat mag je als werkgever wel en niet vragen bij ziekte?

Als werkgever mag je bij een ziekmelding vragen wanneer de medewerker verwacht terug te keren en of er lopende werkzaamheden zijn die overgedragen moeten worden. Je mag niet vragen naar de aard van de ziekte, de diagnose of de behandeling. Die informatie is medisch en valt onder de privacywetgeving (AVG).

Wat je wel mag vragen en registreren:

• De verwachte duur van het verzuim
• Of de medewerker bereikbaar is en op welk adres
• Of er lopend werk is dat overgedragen moet worden
• Of het verzuim werkgerelateerd is (de medewerker hoeft dit niet te beantwoorden)
• Of de medewerker aangepast werk kan doen

Wat je niet mag vragen of registreren:

• De diagnose of aard van de klachten
• De naam van de behandelend arts
• Welke medicijnen de medewerker gebruikt
• Details over de behandeling

Als een medewerker vrijwillig informatie deelt over de aard van de klachten, mag je dat niet vastleggen in het personeelsdossier. Alleen de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken. Houd je hier strikt aan, want overtredingen van de AVG kunnen leiden tot boetes en het vertrouwen van je medewerkers beschadigen.

Wanneer schakel je een bedrijfsarts of arbodienst in?

Je schakelt een bedrijfsarts in wanneer een medewerker langer dan zes weken ziek is (dat is wettelijk verplicht), maar bij frequent kort verzuim is het verstandig om al veel eerder contact op te nemen met je arbodienst. Een bedrijfsarts kan beoordelen of er een onderliggende medische oorzaak is die het verzuimpatroon verklaart en advies geven over passende interventies.

Situaties waarin je een bedrijfsarts of arbodienst inschakelt:

• Een medewerker meldt zich drie keer of vaker ziek binnen een half jaar
• Je vermoedt dat er meer speelt dan de medewerker aangeeft
• Het verzuimgesprek levert geen verbetering op
• De medewerker geeft aan psychische klachten te ervaren
• Er is sprake van een arbeidsconflict dat het verzuim beïnvloedt
• Je wilt preventief advies over de inzetbaarheid van een medewerker

De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op en beoordeelt de beperkingen en mogelijkheden van de medewerker. Op basis daarvan stel je samen een Plan van Aanpak op. Een casemanager kan het hele proces coördineren en bewaken dat alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden uitgevoerd. Zo voorkom je als werkgever een loonsanctie van het UWV.

Hoe voorkom je dat frequent verzuim een structureel probleem wordt?

Je voorkomt structureel frequent verzuim door een duidelijk verzuimbeleid te hanteren, leidinggevenden te trainen in verzuimgesprekken en actief te investeren in de werkomstandigheden en het welzijn van je medewerkers. Preventie begint bij het herkennen van signalen voordat ze tot verzuim leiden.

Concrete stappen om kort frequent verzuim aan te pakken en te voorkomen:

• Stel een helder verzuimbeleid op: beschrijf wanneer een verzuimgesprek plaatsvindt, wie verantwoordelijk is en welke stappen volgen
• Train leidinggevenden: zij zijn de eerste lijn in verzuimpreventie en moeten weten hoe ze signalen herkennen en gesprekken voeren
• Voer een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) uit: breng de gezondheid en risico’s van je medewerkers in kaart voordat klachten ontstaan
• Zorg voor een actuele RI&E: een Risico-Inventarisatie en Evaluatie helpt je om werkgerelateerde risico’s te identificeren en aan te pakken
• Investeer in werkdrukbeheersing: zorg voor realistische werkbelasting en voldoende herstelmogelijkheden
• Creëer een open cultuur: medewerkers die zich veilig voelen om problemen te bespreken, melden zich minder snel ziek

Vergeet niet dat 95% van je medewerkers inzetbaar is. Door je aandacht te richten op het benutten van dat potentieel en het wegnemen van drempels, bereik je meer dan door alleen te focussen op de medewerker die zich te vaak ziekmeldt.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij frequent ziekteverzuim

Bij Masters in Vitaliteit begrijpen we dat frequent verzuim zelden een op zichzelf staand probleem is. Daarom kijken we altijd naar vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon. Onze aanpak richt zich op gedragsverandering, omdat gedrag vaak het verschil maakt tussen ziek zijn en arbeidsongeschikt zijn.

Wat we concreet voor je organisatie doen:

• Vaste casemanager: vanaf de eerste week verzuimbegeleiding heb je een vast aanspreekpunt dat het proces coördineert en bewaakt
• Bedrijfsarts met korte lijnen: ons directieteam bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen, waardoor medisch advies snel en deskundig beschikbaar is
• Ondersteuning van leidinggevenden: we helpen je management bij het voeren van verzuimgesprekken en het creëren van een gezonde werkcultuur
• Preventieve diensten: van PMO tot advies over werkdruk en duurzame inzetbaarheid, we helpen je verzuim te voorkomen in plaats van alleen te genezen
• Drie pakketten op maat: van Vitaal Basis voor wettelijke verplichtingen tot Vitaal Totaal voor volledige ontzorging, inclusief spreekuren

Bekijk ons volledige aanbod van diensten en pakketten om te zien welke oplossing het beste bij jouw organisatie past. Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen bij het aanpakken van frequent ziekteverzuim? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.