Als je de Wet Verbetering Poortwachter niet naleeft, loop je belangrijke risico’s. Het UWV kan je een loonsanctie opleggen, waardoor je loondoorbetalingsverplichting wordt verlengd met maximaal een jaar. Dit betekent dat je tot drie jaar in plaats van twee jaar loon moet doorbetalen aan een zieke werknemer. Daarnaast kunnen werknemers hun recht op een WIA-uitkering verliezen door jouw verzuim in de re-integratie-inspanningen. Deze sancties zijn bedoeld om werkgevers te stimuleren hun re-integratieverplichtingen serieus te nemen en zieke medewerkers goed te begeleiden.

Wat is de Wet Verbetering Poortwachter precies?

De Wet Verbetering Poortwachter regelt hoe werkgevers en werknemers samen moeten werken aan re-integratie tijdens ziekte. De wet zorgt ervoor dat zieke medewerkers zo snel mogelijk weer aan het werk kunnen, volledig of aangepast. Het doel is om langdurig ziekteverzuim te voorkomen en uitval naar een arbeidsongeschiktheidsuitkering te beperken.

De wet bestaat sinds 1 april 2002 en beschrijft precies wat werkgevers moeten doen wanneer een medewerker ziek wordt. Het uitgangspunt is dat snel en effectief ingrijpen verzuim korter maakt. De wet verlangt dat werkgever, werknemer en arbodienst samen inspannen om de zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen.

Belangrijk om te weten is dat de wet uitgaat van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Zowel jij als werkgever én je zieke medewerker hebben verplichtingen. De werknemer moet meewerken aan re-integratie, ook als dit ander werk betreft of werk bij een andere werkgever. Bij het niet nakomen van deze verplichtingen kan dit leiden tot een loonstop of zelfs ontslag.

De wet geldt voor alle werkgevers in Nederland die personeel in dienst hebben. Of je nu twee of tweehonderd mensen in dienst hebt, de verplichtingen blijven hetzelfde. Het maakt ook niet uit of iemand een vast of tijdelijk contract heeft.

Welke verplichtingen heb je als werkgever volgens de poortwachter?

Je moet op dag 1 wanneer een medewerker zich ziek meldt, dit zo snel mogelijk doorgeven aan je arbodienst of bedrijfsarts. Dit is het startpunt van alle verdere acties. Zonder tijdige ziekmelding loop je al direct risico op problemen met het UWV.

In week 6 moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Hierin worden de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel in kaart gebracht. Dit document vormt de basis voor het gehele re-integratietraject.

Uiterlijk in week 8 stel je samen met je medewerker een Plan van Aanpak op. Dit verplichte document beschrijft concrete afspraken over hoe de re-integratie wordt vormgegeven. Het kan gaan om aangepast werk, aanpassingen in de werkplek, of een opbouwschema. Je moet dit plan regelmatig evalueren en bijstellen als dat nodig is.

In week 42 doe je uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek aangifte van langdurige ziekte bij UWV. Als de werknemer bijna 1 jaar ziek is, maken jullie samen de eerstejaarsevaluatie. In week 91 vullen werkgever en werknemer de eindevaluatie in over hoe de re-integratie is gegaan.

Tijdens het hele traject moet je regelmatig contact houden met je zieke medewerker. Dit betekent minimaal eens per zes weken een gesprek voeren over de voortgang. Deze contactmomenten documenteer je, want het UWV kan hier later naar vragen.

Je moet ook alle stappen en afspraken goed vastleggen. Denk aan verslagen van gesprekken, plannen van aanpak, medische adviezen en andere correspondentie. Deze documentatie is belangrijk als het UWV controleert of je je verplichtingen bent nagekomen.

Wat zijn de directe gevolgen als je de poortwachter niet naleeft?

De zwaarste sanctie is een loonsanctie waarbij je loondoorbetalingsverplichting wordt verlengd. Normaal betaal je twee jaar (104 weken) loon door bij ziekte. Als het UWV oordeelt dat je onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie in de eerste 2 ziektejaren, kan het een loonsanctie opleggen met verlenging tot maximaal een derde jaar loondoorbetaling.

Het UWV controleert actief of werkgevers hun verplichtingen nakomen. Dit gebeurt vooral rond de 42 weken ziekte en bij de aanvraag van een WIA-uitkering na twee jaar. Als blijkt dat je te laat bent met bepaalde stappen of acties hebt overgeslagen, volgt er een sanctie.

De hoogte van de sanctie hangt af van wat je hebt nagelaten. Kleine verzuimen leveren een kortere verlenging op, grote tekortkomingen kunnen leiden tot de maximale verlenging van een jaar. Het UWV kijkt bijvoorbeeld of je tijdig een Plan van Aanpak hebt gemaakt, of je voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd en of je de bedrijfsarts op de juiste momenten hebt ingeschakeld.

Een ander gevolg is dat je medewerker mogelijk geen WIA-uitkering krijgt als blijkt dat jij als werkgever tekort bent geschoten. In dat geval moet je langer loon doorbetalen totdat de re-integratie alsnog goed is verlopen. Dit kan leiden tot aanzienlijke extra kosten, zeker als het om een langdurig zieke medewerker gaat.

Het UWV kan ook besluiten dat je niet voldoende hebt gedaan aan verzuimbegeleiding. In dat geval krijg je de kans om dit alsnog te verbeteren, maar de loondoorbetalingsverplichting loopt gewoon door. Je kunt dus maanden extra loon kwijt zijn voordat je weer aan de eisen voldoet.

Hoe voorkom je problemen met de Wet Verbetering Poortwachter?

Zorg dat je direct bij de start van een dienstverband een goede verzuimbegeleiding regelt. Sluit aan bij een arbodienst die je ondersteunt met de juiste expertise en tijdige acties. Dit voorkomt dat je belangrijke deadlines mist of stappen overslaat.

Houd een duidelijk overzicht bij van alle ziekmeldingen en de bijbehorende acties. Gebruik een systeem waarin je kunt zien wanneer welke stappen moeten gebeuren. Veel arbodiensten bieden een digitaal portaal waar je dit allemaal kunt volgen en waar je automatisch herinneringen krijgt.

Zorg voor regelmatig contact met zieke medewerkers. Plan deze gesprekken van tevoren in en maak er korte verslagen van. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn, een paar regels over wat je hebt besproken en wat de afspraken zijn, is voldoende. Belangrijk is dat je laat zien dat je betrokken bent en actief meedenkt.

Schakel tijdig professionals in. Een bedrijfsarts of arbodienst helpt je niet alleen met de medische kant, maar ook met het opstellen van plannen en het bewaken van termijnen. Zij weten precies wat het UWV verwacht en kunnen je behoeden voor fouten.

Werk samen met je zieke medewerker aan realistische re-integratie. Kijk wat wel kan in plaats van alleen naar wat niet kan. Soms zijn kleine aanpassingen al voldoende om iemand weer gedeeltelijk aan het werk te krijgen. Dit helpt niet alleen bij herstel, maar toont ook aan het UWV dat je serieuze inspanningen levert.

Documenteer alles wat je doet. Bewaar e-mails, verslagen, plannen en medische adviezen op een plek waar je ze snel kunt terugvinden. Als het UWV controleert, kun je dan direct aantonen dat je je verplichtingen bent nagekomen.

Bij Masters in Vitaliteit nemen we deze zorgen uit handen met onze full service verzuimbegeleiding. Je krijgt een vaste casemanager die het verzuimproces coördineert en signaleert welke acties je moet nemen. We begeleiden je vanaf dag één tot 104 weken, bewaken de voortgang volgens de Wet Verbetering Poortwachter en zorgen voor tijdige probleemanalyses door onze bedrijfsartsen. Zo blijf je compliant en voorkom je onnodige kosten en juridische problemen.