Het belangrijkste verschil tussen beide probleemanalyses zit in de diepgang en het doel. Na 6 weken verzuim maak je een eerste inventarisatie van wat herstel en terugkeer belemmert, en stel je een plan van aanpak op. Na 1 jaar verzuim evalueer je grondig waarom re-integratie nog niet is gelukt, met strengere eisen aan het dossier en vaak betrokkenheid van een arbeidsdeskundige. De timing is wettelijk vastgelegd in de Wet Verbetering Poortwachter om langdurig verzuim te voorkomen.

Wat houdt een probleemanalyse na 6 weken precies in?

Een probleemanalyse na 6 weken is een beoordeling die wordt uitgevoerd door de bedrijfsarts. In deze analyse worden de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel in kaart gebracht. De probleemanalyse vormt de basis voor het gehele re-integratietraject en moet worden opgesteld wanneer de werknemer bijna 6 weken ziek is. De bedrijfsarts stelt hierin vast wat de werknemer nog wel kan en wat niet.

Tijdens deze analyse zitten jullie met z’n drieën aan tafel: jij als werkgever, de zieke werknemer en de bedrijfsarts. De bedrijfsarts stelt vragen over het ziektebeeld, de beperkingen en mogelijkheden, maar ook over de werksituatie en eventuele privéomstandigheden die herstel beïnvloeden. Het gaat niet alleen om wat iemand niet meer kan, maar vooral om wat wel nog mogelijk is.

De bedrijfsarts beoordeelt of de werknemer volledig arbeidsongeschikt is of dat aangepast werk mogelijk is. Bij dat laatste geef je als werkgever aan welke aanpassingen je kunt bieden: andere taken, aangepaste werktijden, of aanpassingen in de werkplek. Deze concrete mogelijkheden worden vastgelegd in het Plan van Aanpak (PvA).

De analyse resulteert in duidelijke afspraken over de vervolgstappen. Het Plan van Aanpak is een verplicht document binnen het verzuimtraject waarin werkgever en werknemer gezamenlijk afspreken hoe de re-integratie wordt vormgegeven. Dit document wordt opgesteld na het eerste gesprek tussen beide partijen en vormt de leidraad voor het verdere re-integratieproces. Het Plan van Aanpak moet uiterlijk in de 8e week van ziekte worden opgesteld.

Waarom is de timing van 6 weken en 1 jaar wettelijk vastgelegd?

De Wet Verbetering Poortwachter heeft deze momenten bewust gekozen omdat ze belangrijke keerpunten zijn in het verzuimproces. Na 6 weken is bij de meeste ziektebeelden duidelijker hoe het herstel verloopt en of re-integratie in eigen of aangepast werk mogelijk is. Na 1 jaar dreigt langdurig verzuim met grotere gevolgen voor zowel werknemer als werkgever, zoals een mogelijk WIA-traject.

De wetgever wil voorkomen dat verzuim onnodig lang duurt doordat partijen te laat in actie komen. Het uitgangspunt van de wet is dat snel en effectief ingrijpen verzuim korter maakt. Dit moment dwingt werkgever en werknemer om concrete stappen te zetten in plaats van passief af te wachten.

Na 1 jaar verzuim wordt de situatie formeler. Je moet als werkgever kunnen aantonen dat je alle redelijke re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Het UWV kan het dossier opvragen en toetsen of je aan je verplichtingen hebt voldaan. Als je dit niet goed hebt gedaan, loop je het risico op een loonsanctie – een maatregel van het UWV waarbij de werkgever verplicht wordt om tot 1 jaar langer loon door te betalen aan een zieke werknemer.

De wettelijke verplichtingen zijn op beide momenten helder. In week 6 stelt de bedrijfsarts de probleemanalyse op met daarin de beperkingen, mogelijkheden en herstelmogelijkheden. In week 8 wordt het Plan van Aanpak opgesteld samen met de werknemer. In week 52 vindt de verplichte eerstejaarsevaluatie plaats. Haal je deze deadlines niet, dan kan het UWV sancties opleggen.

Wat is het grote verschil tussen beide probleemanalyses?

De probleemanalyse na 6 weken is een eerste verkenning en plan, terwijl de analyse na 1 jaar een grondige evaluatie is van waarom re-integratie nog niet is gelukt. Na 6 weken kijk je vooruit naar mogelijkheden, na 1 jaar kijk je kritisch terug naar wat wel en niet heeft gewerkt. De diepgang, betrokken partijen en mogelijke consequenties verschillen sterk tussen beide momenten.

Qua diepgang is het verschil duidelijk. Na 6 weken inventariseer je de situatie en stel je een eerste plan op. Je kijkt naar wat er speelt en welke eerste stappen jullie kunnen zetten. Als de werknemer bijna 1 jaar (52 weken) ziek is, maken werknemer en werkgever samen de eerstejaarsevaluatie om aan te geven hoe het tot nu toe gaat met de re-integratie.

De betrokken partijen breiden uit na 1 jaar. Bij de 6-weken analyse zijn dat vooral jij, de werknemer en de bedrijfsarts. Na 1 jaar is er vaak ook een arbeidsdeskundige bij betrokken die een Arbeidsdeskundig Onderzoek (ADO) uitvoert. Dit onderzoek beoordeelt of het huidige werk nog passend is gezien de beperkingen van de werknemer en adviseert over mogelijke aanpassingen aan het werk of over de mogelijkheid van ander werk.

De consequenties zijn na 1 jaar zwaarder. Bij de 6-weken analyse gaat het vooral om het opstellen van een goed plan. Na 1 jaar beoordeelt het UWV of je voldoende hebt gedaan. Heb je niet alle redelijke mogelijkheden benut, dan kan je loondoorbetalingsplicht worden verlengd. Ook kan het UWV besluiten dat een WIA-aanvraag nodig is als duidelijk wordt dat volledig herstel niet meer realistisch is.

Hoe bereid je je als werkgever voor op deze probleemanalyses?

Goede voorbereiding begint bij ordelijke documentatie vanaf dag 1 van het verzuim. Zorg dat je alle verzuimregistratie, gesprekverslagen en aanbiedingen van aangepast werk op een rij hebt. Houd regelmatig contact met de werknemer en documenteer wat je bespreekt en afspreekt. Een compleet dossier voorkomt discussies en toont aan dat je je verantwoordelijkheid neemt bij de verzuimbegeleiding.

Voor de 6-weken analyse heb je het volgende nodig:

• Overzicht van het verzuimverloop met data en contactmomenten
• Notities van gesprekken met de werknemer over het herstel
• Concrete mogelijkheden voor aangepast werk binnen je organisatie
• Functiebeschrijving en taken van de werknemer
• Eventuele eerdere verzuimperiodes die relevant zijn

Voor de 1-jaar analyse breid je dit uit met:

• Het volledige re-integratiedossier met alle uitgevoerde acties
• Evaluaties van het plan van aanpak en bijstellingen
• Correspondentie over aangepast werk en re-integratie-inspanningen
• Verslagen van alle gesprekken met bedrijfsarts en werknemer
• Onderbouwing waarom bepaalde aanpassingen wel of niet mogelijk waren

Communicatie met de werknemer is net zo belangrijk als documentatie. Houd regelmatig contact, ook als er medisch nog weinig mogelijk is. Vraag hoe het gaat, bespreek verwachtingen en wees transparant over wat je wel en niet kunt bieden. Goede communicatie voorkomt misverstanden en zorgt dat jullie samen optrekken in plaats van tegenover elkaar te staan.

Veelgemaakte fouten die je kunt voorkomen: te lang wachten met actie (niet pas na 6 weken beginnen met re-integratie), onduidelijke afspraken maken zonder schriftelijke vastlegging, geen concreet aangepast werk aanbieden maar alleen algemeen zeggen dat het mogelijk is, of geen regelmatig contact onderhouden met de werknemer. Deze fouten maken je dossier zwak en kunnen leiden tot sancties.

Werk nauw samen met je arbodienst vanaf het begin. De casemanager is de persoon die het verzuimproces coördineert en bewaakt de voortgang en zorgt dat alle stappen volgens de Wet Poortwachter worden uitgevoerd. Bij Masters in Vitaliteit bieden we volledige verzuimbegeleiding vanaf dag 1, zodat je goed voorbereid bent op beide probleemanalyses en geen verrassingen krijgt van het UWV.