Het belangrijkste verschil tussen beide probleemanalyses zit in de diepgang en het doel. Na 6 weken verzuim maak je een eerste inventarisatie van wat herstel en terugkeer belemmert, en stel je een plan van aanpak op. Na 1 jaar verzuim evalueer je grondig waarom re-integratie nog niet is gelukt, met strengere eisen aan het dossier en vaak betrokkenheid van een arbeidsdeskundige. De timing is wettelijk vastgelegd in de Wet Verbetering Poortwachter om langdurig verzuim te voorkomen.

Wat houdt een probleemanalyse na 6 weken precies in?

Een probleemanalyse na 6 weken is een eerste grondige inventarisatie van wat herstel en terugkeer naar werk belemmert. De bedrijfsarts brengt in kaart welke medische en niet-medische obstakels er zijn, maakt een eerste inschatting van het herstelproces en stelt samen met jou en de medewerker een concreet plan van aanpak op voor re-integratie. Dit moment markeert de overgang van afwachten naar actief begeleiden.

Tijdens deze analyse zitten jullie met z’n drieën aan tafel: jij als werkgever, de zieke medewerker en de bedrijfsarts. De bedrijfsarts stelt vragen over het ziektebeeld, de beperkingen en mogelijkheden, maar ook over de werksituatie en eventuele privéomstandigheden die herstel beïnvloeden. Het gaat niet alleen om wat iemand niet meer kan, maar vooral om wat wel nog mogelijk is.

De bedrijfsarts beoordeelt of de medewerker volledig arbeidsongeschikt is of dat aangepast werk mogelijk is. Bij dat laatste geef je als werkgever aan welke aanpassingen je kunt bieden: andere taken, aangepaste werktijden, of aanpassingen in de werkplek. Deze concrete mogelijkheden worden vastgelegd in het plan van aanpak voor re-integratie.

De analyse resulteert in duidelijke afspraken over de vervolgstappen. Wanneer verwachten jullie dat de medewerker gedeeltelijk of volledig kan hervatten? Welke aanpassingen zijn daarvoor nodig? Wie doet wat, en wanneer evalueren jullie opnieuw? Deze afspraken leg je schriftelijk vast, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Waarom is de timing van 6 weken en 1 jaar wettelijk vastgelegd?

De Wet Verbetering Poortwachter heeft deze momenten bewust gekozen omdat ze belangrijke keerpunten zijn in het verzuimproces. Na 6 weken is bij de meeste ziektebeelden duidelijker hoe het herstel verloopt en of re-integratie in eigen of aangepast werk mogelijk is. Na 1 jaar dreigt langdurig verzuim met grotere gevolgen voor zowel medewerker als werkgever, zoals een mogelijk WIA-traject.

De wetgever wil voorkomen dat verzuim onnodig lang duurt doordat partijen te laat in actie komen. Bij veel aandoeningen is na 6 weken het acute stadium voorbij en ontstaat er ruimte voor herstelwerk of aangepaste werkzaamheden. Dit moment dwingt werkgever en werknemer om concrete stappen te zetten in plaats van passief af te wachten.

Na 1 jaar verzuim wordt de situatie formeler. Je moet als werkgever kunnen aantonen dat je alle redelijke re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Het UWV kan het dossier opvragen en toetsen of je aan je verplichtingen hebt voldaan. Als je dit niet goed hebt gedaan, loop je het risico op loonsancties of verlengde loondoorbetalingsplicht.

De wettelijke verplichtingen zijn op beide momenten helder. Na 6 weken moet je een probleemanalyse laten opstellen door de bedrijfsarts en een plan van aanpak maken. Na 1 jaar moet je opnieuw een uitgebreide probleemanalyse laten maken en aantonen dat je het plan van aanpak hebt uitgevoerd. Haal je deze deadlines niet, dan kan het UWV sancties opleggen.

Wat is het grote verschil tussen beide probleemanalyses?

De probleemanalyse na 6 weken is een eerste verkenning en plan, terwijl de analyse na 1 jaar een grondige evaluatie is van waarom re-integratie nog niet is gelukt. Na 6 weken kijk je vooruit naar mogelijkheden, na 1 jaar kijk je kritisch terug naar wat wel en niet heeft gewerkt. De diepgang, betrokken partijen en mogelijke consequenties verschillen sterk tussen beide momenten.

Qua diepgang is het verschil duidelijk. Na 6 weken inventariseer je de situatie en stel je een eerste plan op. Je kijkt naar wat er speelt en welke eerste stappen jullie kunnen zetten. Na 1 jaar analyseer je waarom die stappen niet tot volledig herstel hebben geleid. Je beoordeelt of het plan goed was, of het is uitgevoerd, en wat er anders moet.

De betrokken partijen breiden uit na 1 jaar. Bij de 6-weken analyse zijn dat vooral jij, de medewerker en de bedrijfsarts. Na 1 jaar is er vaak ook een arbeidsdeskundige bij betrokken die beoordeelt of de medewerker nog geschikt is voor het eigen werk of dat er naar ander werk gekeken moet worden. De toetsing wordt formeler en er komt meer expertise aan tafel.

De consequenties zijn na 1 jaar zwaarder. Bij de 6-weken analyse gaat het vooral om het opstellen van een goed plan. Na 1 jaar beoordeelt het UWV of je voldoende hebt gedaan. Heb je niet alle redelijke mogelijkheden benut, dan kan je loondoorbetalingsplicht worden verlengd. Ook kan het UWV besluiten dat een WIA-aanvraag nodig is als duidelijk wordt dat volledig herstel niet meer realistisch is.

Hoe bereid je je als werkgever voor op deze probleemanalyses?

Goede voorbereiding begint bij ordelijke documentatie vanaf dag 1 van het verzuim. Zorg dat je alle verzuimregistratie, gesprekverslagen en aanbiedingen van aangepast werk op een rij hebt. Houd regelmatig contact met de medewerker en documenteer wat je bespreekt en afspreekt. Een compleet dossier voorkomt discussies en toont aan dat je je verantwoordelijkheid neemt bij de verzuimbegeleiding.

Voor de 6-weken analyse heb je het volgende nodig:

• Overzicht van het verzuimverloop met data en contactmomenten
• Notities van gesprekken met de medewerker over het herstel
• Concrete mogelijkheden voor aangepast werk binnen je organisatie
• Functiebeschrijving en taken van de medewerker
• Eventuele eerdere verzuimperiodes die relevant zijn

Voor de 1-jaar analyse breid je dit uit met:

• Het volledige re-integratiedossier met alle uitgevoerde acties
• Evaluaties van het plan van aanpak en bijstellingen
• Correspondentie over aangepast werk en re-integratie-inspanningen
• Verslagen van alle gesprekken met bedrijfsarts en medewerker
• Onderbouwing waarom bepaalde aanpassingen wel of niet mogelijk waren

Communicatie met de medewerker is net zo belangrijk als documentatie. Houd regelmatig contact, ook als er medisch nog weinig mogelijk is. Vraag hoe het gaat, bespreek verwachtingen en wees transparant over wat je wel en niet kunt bieden. Goede communicatie voorkomt misverstanden en zorgt dat jullie samen optrekken in plaats van tegenover elkaar te staan.

Veelgemaakte fouten die je kunt voorkomen: te lang wachten met actie (niet pas na 6 weken beginnen met re-integratie), onduidelijke afspraken maken zonder schriftelijke vastlegging, geen concreet aangepast werk aanbieden maar alleen algemeen zeggen dat het mogelijk is, of geen regelmatig contact onderhouden met de medewerker. Deze fouten maken je dossier zwak en kunnen leiden tot sancties.

Werk nauw samen met je arbodienst vanaf het begin. Wij ondersteunen je met een vaste casemanager die signaleert welke acties je moet nemen en wanneer. De casemanager helpt je het dossier compleet te houden en zorgt dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Bij Masters in Vitaliteit bieden we volledige verzuimbegeleiding vanaf dag 1, zodat je goed voorbereid bent op beide probleemanalyses en geen verrassingen krijgt van het UWV.