Het verschil tussen interne en externe verzuimbegeleiding zit in wie de begeleiding uitvoert en welke expertise beschikbaar is. Bij interne verzuimbegeleiding nemen je eigen HR-medewerkers of leidinggevenden de begeleiding voor hun rekening. Externe verzuimbegeleiding wordt gedaan door gespecialiseerde professionals van een arbodienst, zoals een bedrijfsarts, casemanager of arbeidsdeskundige. Beide aanpakken hebben voordelen: intern betekent nabijheid en organisatiekennis, extern biedt onafhankelijkheid en specialistische expertise.

Wat houdt interne verzuimbegeleiding precies in?

Interne verzuimbegeleiding betekent dat je eigen organisatie de begeleiding van zieke medewerkers oppakt. Dit gebeurt meestal door iemand van HR, een leidinggevende of een speciaal aangewezen verzuimcoördinator. Deze persoon houdt contact met de zieke medewerker, bespreekt het herstelproces en werkt aan een plan om weer aan het werk te gaan.

De interne begeleider heeft verschillende taken. Hij of zij voert verzuimgesprekken, maakt afspraken over het herstel en de werkhervatting, en houdt de voortgang bij. Ook zorgt de begeleider ervoor dat jullie als werkgever voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom verzuim, zoals die beschreven staan in de Wet Verbetering Poortwachter.

Veel organisaties kiezen voor deze aanpak als ze voldoende kennis in huis hebben en relatief weinig of eenvoudige verzuimgevallen hebben. Het werkt goed bij kleinere teams waar iedereen elkaar kent en de lijnen kort zijn. De werkgever draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het hele proces, van de eerste ziekmelding tot aan de volledige werkhervatting.

Het proces start meestal met een ziekmelding bij de leidinggevende. Binnen een paar dagen volgt een eerste gesprek om te bespreken wat er aan de hand is en wat de verwachting is. Daarna zijn er regelmatig contactmomenten om de voortgang te bespreken en eventueel aanpassingen te maken in het werk of de werktijden.

Hoe werkt externe verzuimbegeleiding in de praktijk?

Externe verzuimbegeleiding schakel je in via een arbodienst die gespecialiseerde professionals levert voor het begeleiden van verzuim. Dit team bestaat meestal uit een vaste casemanager die het hele proces coördineert, een bedrijfsarts die de medische kant beoordeelt, en soms een arbeidsdeskundige die kijkt naar mogelijkheden voor aangepast werk.

Het begeleidingsproces kan al vanaf dag 1 van het verzuim starten, afhankelijk van het pakket dat je kiest. De casemanager neemt contact op met de zieke medewerker en plant een spreekuur bij de bedrijfsarts of taakgedelegeerde. Deze professional beoordeelt wat er medisch gezien aan de hand is en geeft advies over het herstel en de mogelijkheden om (deels) te werken.

De Wet Verbetering Poortwachter stelt duidelijke eisen aan verzuimbegeleiding. Binnen zes weken moet er een probleemanalyse zijn, en na een jaar verzuim is er een uitgebreide evaluatie nodig. Een externe arbodienst zorgt ervoor dat alle wettelijke stappen op tijd worden gezet, zodat je als werkgever geen risico loopt op boetes of problemen met het UWV.

Wat externe begeleiders onderscheidt, is hun onafhankelijke positie. Ze kijken objectief naar de situatie, zonder dat er sprake is van een directe werkrelatie met de medewerker of werkgever. Dit maakt het gemakkelijker om moeilijke gesprekken te voeren en eerlijke afwegingen te maken. Bovendien hebben deze professionals dagelijks te maken met allerlei verzuimcasussen, van burn-out tot lichamelijke klachten, en weten ze precies hoe ze complexe situaties aanpakken.

Wat zijn de belangrijkste voor- en nadelen van beide aanpakken?

Interne verzuimbegeleiding heeft als groot voordeel dat de begeleider de organisatie door en door kent. Hij of zij weet hoe de werkprocessen lopen, kent de collega’s en begrijpt de cultuur. Dat maakt het gemakkelijker om praktische oplossingen te vinden die echt passen. Ook is de communicatie vaak directer en sneller, omdat iedereen intern is.

Daar staat tegenover dat interne begeleiders vaak niet de specialistische kennis hebben die nodig is bij complexe verzuimgevallen. Een HR-medewerker is geen bedrijfsarts en kan lastig inschatten wat medisch gezien wel of niet kan. Ook kan er belangenverstrengeling ontstaan, vooral als de leidinggevende de begeleiding doet. De medewerker voelt zich dan misschien minder vrij om eerlijk te zijn over zijn klachten of de werkdruk.

Externe verzuimbegeleiding biedt professionele expertise en een objectieve blik. De bedrijfsarts en casemanager hebben de juiste opleiding en ervaring om verzuim goed te beoordelen en te begeleiden. Ze zorgen ervoor dat je voldoet aan alle wettelijke eisen, wat rust geeft en risico’s voorkomt. De onafhankelijke positie maakt het voor medewerkers vaak gemakkelijker om open te zijn over hun situatie.

Het nadeel van externe begeleiding zijn de kosten. Je betaalt voor de diensten van de arbodienst, en dat kan oplopen, vooral bij veel verzuimgevallen. Ook kennen externe begeleiders je organisatie minder goed, wat betekent dat ze tijd nodig hebben om de context te begrijpen. Soms voelt het voor medewerkers onpersoonlijker, omdat ze met mensen buiten de organisatie moeten praten over hun situatie.

Welke aanpak past het beste bij jouw organisatie?

De keuze tussen interne en externe verzuimbegeleiding hangt af van verschillende factoren in jouw organisatie. Kijk allereerst naar de grootte van je bedrijf. Kleinere organisaties met weinig verzuim kunnen vaak prima uit de voeten met interne begeleiding, zeker als er iemand is met wat basiskennis van verzuimwetgeving. Grotere organisaties of bedrijven met regelmatig verzuim hebben meer baat bij externe expertise.

Je verzuimcijfers zeggen ook veel. Als je weinig verzuim hebt en de gevallen relatief eenvoudig zijn (een griepje, een gebroken been), dan is interne begeleiding vaak voldoende. Zodra je te maken krijgt met langdurig verzuim, psychische klachten of complexe re-integratietrajecten, wordt externe begeleiding waardevol. Deze professionals weten precies hoe ze dit soort situaties aanpakken.

Beschikbare expertise binnen je organisatie is een andere belangrijke factor. Heeft iemand van HR of management een opleiding gevolgd in verzuimbegeleiding? Zijn jullie op de hoogte van alle wettelijke verplichtingen en deadlines? Als het antwoord nee is, loop je risico’s met interne begeleiding. Een gemiste deadline kan leiden tot boetes of problemen bij een WIA-aanvraag.

Budget speelt natuurlijk ook mee. Externe begeleiding kost geld, maar vergeet niet dat verkeerd begeleid verzuim ook veel kost. Een medewerker die langer thuiszit dan nodig, of een re-integratietraject dat mislukt door gebrek aan expertise, kan uiteindelijk duurder uitpakken dan professionele begeleiding vanaf het begin.

Een praktisch voorbeeld: een klein adviesbureau met tien medewerkers en gemiddeld één keer per jaar een weekje ziekteverzuim kan prima met interne begeleiding werken. Een productiebedrijf met vijftig medewerkers, fysiek zwaar werk en regelmatig langdurig verzuim heeft meer baat bij externe ondersteuning. Een middelgrote organisatie kan ook kiezen voor een combinatie: basis verzuimbegeleiding intern, en externe expertise inschakelen zodra een casus complex wordt of langer dan zes weken duurt.

Denk ook na over wat je medewerkers prettig vinden. Sommige mensen praten liever met iemand die ze kennen, anderen voelen zich vrijer tegenover een externe professional die niet direct betrokken is bij hun dagelijkse werk. Die afweging is persoonlijk en kan per situatie verschillen.

Conclusie

Of je nu kiest voor interne of externe verzuimbegeleiding, het belangrijkste is dat je medewerkers de juiste ondersteuning krijgen om weer gezond en gemotiveerd aan het werk te gaan. Beide aanpakken kunnen werken, mits je ze goed inricht en de juiste expertise beschikbaar is.

Bij Masters in Vitaliteit begrijpen we dat elke organisatie anders is. Daarom bieden we verschillende pakketten aan, van volledige ontzorging tot ondersteuning bij specifieke verzuimcasussen. Onze vaste casemanagers werken nauw samen met jouw organisatie en zorgen ervoor dat je voldoet aan alle wettelijke eisen. Heb je behoefte aan meer ondersteuning rondom verzuimbegeleiding? Neem dan contact op met Aphrodite van den Berg via e-mail of bel 085-130 92 18 voor een vrijblijvend gesprek.