Hulp bij een WIA-aanvraag is professionele ondersteuning van een arbodienst, bedrijfsarts of casemanager bij het voorbereiden en indienen van een WIA-aanvraag na twee jaar ziekte. Deze hulp omvat het controleren van het re-integratiedossier, het tijdig doorlopen van alle wettelijke stappen en het voorkomen van fouten die tot een loonsanctie kunnen leiden.

Veel werkgevers onderschatten hoe complex het WIA-traject is. Het UWV beoordeelt niet alleen de medische situatie van de medewerker, maar ook of jij als werkgever voldoende hebt gedaan aan re-integratie. Een onvolledig dossier of een gemiste deadline kan je als werkgever tot een jaar extra loondoorbetaling kosten. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over het WIA-proces, veelgemaakte fouten en het juiste moment om begeleiding in te schakelen.

Welke stappen doorloop je bij een WIA-aanvraag?

Een WIA-aanvraag start formeel in week 87 van het verzuim, wanneer het UWV de medewerker een aanvraagformulier stuurt. Maar het fundament leg je al veel eerder: vanaf de eerste ziektedag bouw je aan het re-integratiedossier dat het UWV uiteindelijk beoordeelt. De WIA-aanvraag is dus geen losstaand moment, maar het sluitstuk van twee jaar verzuimbegeleiding.

De belangrijkste stappen in het WIA-traject zijn:

1. Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op met daarin de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel van de medewerker.
2. Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen een Plan van Aanpak (PvA) op, gebaseerd op de probleemanalyse.
3. Elke 6 weken: Voortgangsgesprekken en bijstelling van het Plan van Aanpak waar nodig.
4. Week 42: Ziekmelding bij het UWV.
5. Week 52: De eerstejaarsevaluatie, waarin werkgever en werknemer het re-integratietraject evalueren en eventueel bijsturen.
6. Week 87: Het UWV stuurt de WIA-aanvraag naar de medewerker. De werkgever stelt het re-integratieverslag samen.
7. Week 91: Uiterste indiendatum van de WIA-aanvraag door de medewerker, inclusief het volledige re-integratieverslag.
8. Week 104: Het UWV geeft de WIA-beoordeling af. De medewerker ontvangt een WGA- of IVA-uitkering, of wordt hersteld verklaard.

Elke stap moet zorgvuldig worden gedocumenteerd. Het UWV toetst bij de WIA-beoordeling of alle verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter (WvP) zijn nagekomen. Ontbreekt er documentatie of zijn stappen overgeslagen, dan loop je als werkgever direct risico op een loonsanctie.

Wie zijn er betrokken bij de begeleiding van een WIA-traject?

Bij de begeleiding van een WIA-traject zijn minimaal vier partijen betrokken: de werkgever, de medewerker, de bedrijfsarts en de casemanager. Afhankelijk van de situatie spelen ook een arboverpleegkundige, arbeidsdeskundige en het UWV een rol. Goede samenwerking tussen deze partijen bepaalt of het traject soepel verloopt.

De bedrijfsarts en arboverpleegkundige

De bedrijfsarts is verantwoordelijk voor de medische beoordeling. Hij of zij stelt de probleemanalyse op, bepaalt de beperkingen en mogelijkheden van de medewerker en adviseert over passend werk. De bedrijfsarts is ook degene die beoordeelt of re-integratie in het eigen werk haalbaar is, of dat een ander spoor (re-integratie bij een andere werkgever) nodig is.

De arboverpleegkundige werkt in taakdelegatie van de bedrijfsarts en ondersteunt bij de dagelijkse verzuimbegeleiding. Zij begeleidt medewerkers in het verzuimproces, adviseert over preventie en inzetbaarheid, en houdt de voortgang bij.

De casemanager en arbeidsdeskundige

De casemanager coördineert het volledige verzuimproces. Deze persoon bewaakt deadlines, zorgt dat alle documenten op orde zijn en houdt contact met alle betrokken partijen. Vooral richting de WIA-aanvraag is de casemanager onmisbaar voor het samenstellen van een compleet re-integratieverslag.

Bij complexere situaties wordt een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) ingezet. De arbeidsdeskundige bekijkt of het huidige werk nog passend is gezien de beperkingen en adviseert over aanpassingen of alternatieve functies. Dit onderzoek versterkt het re-integratiedossier en laat het UWV zien dat je als werkgever serieus naar oplossingen hebt gezocht.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij een WIA-aanvraag?

De meest voorkomende fout bij een WIA-aanvraag is een onvolledig of inconsistent re-integratiedossier. Werkgevers die pas in week 87 het dossier gaan controleren, ontdekken vaak te laat dat er evaluaties ontbreken, het Plan van Aanpak niet is bijgesteld of dat re-integratie in het tweede spoor te laat is gestart.

Dit zijn de fouten die we in de praktijk het vaakst tegenkomen:

• Te laat starten met tweede spoor: Als re-integratie in het eigen bedrijf niet lukt, moet je tijdig een traject bij een andere werkgever inzetten. Wacht je te lang, dan beschouwt het UWV dit als onvoldoende inspanning.
• Ontbrekende of verouderde probleemanalyse: De probleemanalyse moet actueel zijn en aansluiten bij de situatie van de medewerker. Een verouderd document wekt de indruk dat je het traject niet actief hebt gevolgd.
• Plan van Aanpak niet bijgesteld: Het PvA is een levend document. Bij elke wijziging in de situatie moet het worden aangepast. Veel werkgevers vergeten dit.
• Geen eerstejaarsevaluatie: De evaluatie in week 52 is verplicht. Ontbreekt deze, dan is het dossier per definitie onvolledig.
• Slechte dossiervorming: Gesprekken die niet zijn vastgelegd, afspraken die niet schriftelijk zijn bevestigd of verslagen die ontbreken. Het UWV beoordeelt op basis van wat er in het dossier staat, niet op wat er mondeling is besproken.
• Te weinig eigen regie: Sommige werkgevers leunen volledig op de medewerker of de arbodienst zonder zelf actief betrokken te zijn. Het UWV verwacht dat de werkgever de regie voert over het re-integratieproces.

Al deze fouten zijn te voorkomen met goede WIA-aanvraagbegeleiding en tijdige controle van het dossier. Hoe eerder je begint met het op orde brengen van de documentatie, hoe kleiner het risico op problemen bij de WIA-beoordeling.

Wanneer is het verstandig om professionele hulp in te schakelen?

Schakel professionele hulp bij een WIA-aanvraag in zodra duidelijk wordt dat een medewerker langdurig ziek blijft, bij voorkeur al rond week 6 tot 8 van het verzuim. Op dat moment start de formele re-integratie en leg je het fundament voor het dossier dat het UWV later beoordeelt. Hoe eerder je ondersteuning inschakelt, hoe sterker je positie bij de WIA-beoordeling.

Er zijn specifieke situaties waarin professionele WIA-aanvraagondersteuning extra waardevol is:

• Complexe verzuimsituaties: Wanneer de oorzaak van het verzuim niet alleen medisch is, maar ook samenhangt met werk, privéomstandigheden of persoonlijke factoren, is deskundige begeleiding belangrijk.
• Onduidelijkheid over re-integratiemogelijkheden: Als je twijfelt of het eigen werk nog passend is of wanneer je tweede spoor moet inzetten, helpt een arbeidsdeskundige of casemanager je bij het maken van de juiste keuzes.
• Gebrek aan interne expertise: Niet elke HR-afdeling heeft ervaring met langdurig verzuim en de Wet verbetering Poortwachter. Een arbodienst met ervaring in WIA-trajecten vult die kennislacune op.
• Eerdere loonsancties: Als je organisatie eerder een loonsanctie heeft ontvangen, is het verstandig om bij een volgend traject direct professionele begeleiding in te zetten.

Wacht niet tot week 87 om je dossier te laten controleren. Op dat moment is er vaak te weinig tijd om ontbrekende stappen alsnog te zetten. Vroegtijdige verzuimbegeleiding bij het WIA-traject voorkomt stress, kosten en juridische risico’s.

Hoe voorkom je een loonsanctie van UWV?

Je voorkomt een loonsanctie door vanaf dag één van het verzuim alle verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter nauwkeurig na te leven en dit zorgvuldig te documenteren. Een loonsanctie betekent dat je als werkgever tot een jaar langer het loon moet doorbetalen. Dat kan bij een gemiddelde verzuimdag van 300 euro flink oplopen.

Het UWV legt een loonsanctie op wanneer het oordeelt dat je als werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Dit oordeel is gebaseerd op het re-integratieverslag dat je bij de WIA-aanvraag indient. Concreet let het UWV op de volgende punten:

• Is de probleemanalyse tijdig opgesteld en actueel gehouden?
• Is het Plan van Aanpak opgesteld en regelmatig bijgesteld?
• Zijn de voortgangsgesprekken gevoerd en vastgelegd?
• Is de eerstejaarsevaluatie uitgevoerd?
• Is re-integratie in het tweede spoor tijdig ingezet wanneer terugkeer in het eigen werk niet mogelijk bleek?
• Heeft de werkgever de adviezen van de bedrijfsarts opgevolgd?

Een praktische manier om loonsancties te voorkomen is het inplannen van een dossiercheck rond week 46 tot 52. Op dat moment heb je nog voldoende tijd om eventuele hiaten te dichten. Laat deze check uitvoeren door een ervaren casemanager of arbodienst die weet waar het UWV op let.

Daarnaast helpt het om de leidinggevende actief te betrekken bij het re-integratieproces. Onderzoek laat zien dat de leidinggevende een grote voorspeller is voor de duur van verzuim. Door leidinggevenden te trainen in gesprekstechnieken en hen te ondersteunen bij het voeren van re-integratiegesprekken, vergroot je de kans op een succesvol traject.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij de WIA-aanvraag

Als gecertificeerde arbodienst begeleiden we werkgevers door het volledige WIA-traject, van de eerste ziektedag tot en met de WIA-beoordeling door het UWV. Ons team van bedrijfsartsen, casemanagers en arboverpleegkundigen zorgt ervoor dat je dossier op orde is en dat je aan alle verplichtingen voldoet.

Wat we concreet voor je doen:

• Vaste casemanager: Eén aanspreekpunt dat het volledige verzuimproces coördineert, deadlines bewaakt en je proactief informeert over de volgende stappen.
• Tijdige probleemanalyse en dossiercontrole: Onze bedrijfsartsen stellen een gedegen probleemanalyse op en we controleren het re-integratiedossier ruim voor de WIA-aanvraag op volledigheid.
• Begeleiding op drie niveaus: We werken niet alleen met de medewerker, maar ondersteunen ook de leidinggevende en de organisatie bij het re-integratieproces.
• Gedragsgerichte aanpak: Omdat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, richten we ons nadrukkelijk op gedragsbeïnvloeding en de balans tussen gezondheid, werk, privé en persoon.
• Loonsanctiepreventie: Door korte communicatielijnen en directe toegang tot onze bedrijfsartsen signaleren we risico’s vroegtijdig en sturen we bij waar nodig.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij een WIA-aanvraag of verzuimbegeleiding? Bekijk ons overzicht van diensten voor verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.