Verzuimregistratie is het systematisch vastleggen van afwezigheid door ziekte binnen je organisatie. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om ziekteverzuim te registreren op grond van de Wet verbetering Poortwachter en de Arbeidsomstandighedenwet. Deze registratie vormt de basis voor correcte verzuimbegeleiding, re-integratie en het voldoen aan je verplichtingen richting het UWV. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over wat je wel en niet mag registreren, hoe je het proces inricht en wat er gebeurt als je verzuimadministratie niet op orde is.

Welke gegevens mag je wel en niet registreren bij ziekteverzuim?

Bij verzuimregistratie mag je als werkgever alleen functionele en noodzakelijke gegevens vastleggen. Denk aan de eerste ziektedag, het verwachte hersteltijdstip, het verzuimpercentage en lopende afspraken over werkhervatting. Medische gegevens zoals diagnoses, klachten of behandelingen mag je niet registreren. De AVG en de Autoriteit Persoonsgegevens stellen hier strikte grenzen aan.

Wat mag je wel registreren?

De gegevens die je als werkgever mag vastleggen bij ziekteverzuim zijn beperkt tot wat nodig is voor de verzuimbegeleiding en re-integratie:

• De eerste en laatste ziektedag
• Het (geschatte) percentage arbeidsongeschiktheid
• Of de medewerker onder een vangnetregeling valt (bijvoorbeeld zwangerschap), zonder de reden te specificeren
• Functionele beperkingen en mogelijkheden die de medewerker zelf deelt, voor zover relevant voor het werk
• Afspraken over aangepast werk of werkhervattingsplannen
• Of het verzuim werkgerelateerd is (ja of nee)

Wat mag je absoluut niet registreren?

De AVG verbiedt werkgevers om medische persoonsgegevens te verwerken. Dat betekent concreet dat je de volgende informatie niet mag opslaan in je verzuimregistratiesysteem:

• De aard van de ziekte of diagnose
• Naam van de behandelend arts of specialist
• Medicijngebruik of behandelplannen
• Psychische of fysieke klachten

Alleen de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken. Als een medewerker vrijwillig vertelt wat er aan de hand is, mag je dat niet vastleggen in het personeelsdossier. Doe je dat wel, dan overtreed je de privacywetgeving en riskeer je boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe ziet een correcte verzuimregistratie er stap voor stap uit?

Een correcte verzuimregistratie volgt een vast proces dat begint bij de ziekmelding en doorloopt tot de volledige werkhervatting. Dit proces is grotendeels vastgelegd in de Wet verbetering Poortwachter, die voorschrijft welke stappen werkgever en werknemer moeten zetten gedurende de eerste twee ziektejaren.

1. Dag 1: Ziekmelding ontvangen en registreren. De medewerker meldt zich ziek bij de leidinggevende. Je registreert de eerste ziektedag, het verwachte verzuimpercentage en eventuele afspraken over bereikbaarheid.
2. Binnen 1 week: Ziekmelding doorgeven aan de arbodienst. Je bent verplicht om het ziekteverzuim te melden bij je arbodienst of bedrijfsarts. Dit is het startpunt voor professionele verzuimbegeleiding.
3. Week 6: Probleemanalyse door de bedrijfsarts. De bedrijfsarts beoordeelt de situatie en stelt een probleemanalyse op. Hierin staan de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop.
4. Week 8: Plan van Aanpak opstellen. Op basis van de probleemanalyse stel je samen met de medewerker een Plan van Aanpak (PvA) op. Dit document beschrijft concrete afspraken over de re-integratie.
5. Elke 6 weken: Voortgang bijhouden. Je evalueert regelmatig de voortgang en past het Plan van Aanpak aan waar nodig. Alle wijzigingen leg je vast in je verzuimadministratie.
6. Week 42: Ziekmelding bij het UWV. Bij langdurig verzuim meld je de medewerker ziek bij het UWV.
7. Week 88: Eindevaluatie en WIA-aanvraag voorbereiden. Je stelt samen met de medewerker een eindevaluatie op en bereidt de eventuele WIA-aanvraag voor.

Gedurende dit hele traject is het belangrijk dat je elke stap zorgvuldig documenteert. Het UWV beoordeelt aan het einde van twee jaar ziekte of je als werkgever voldoende hebt gedaan. Een compleet re-integratiedossier beschermt je tegen een loonsanctie.

Wat zijn de gevolgen als verzuimregistratie niet op orde is?

Als je verzuimregistratie niet op orde is, loop je het risico op een loonsanctie van het UWV. Dat betekent dat je tot een jaar langer het loon van een zieke medewerker moet doorbetalen. Daarnaast kun je boetes krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens bij overtredingen van de AVG en verlies je grip op je verzuimproces.

De financiële gevolgen zijn aanzienlijk. Elke verzuimdag kost gemiddeld 300 euro aan directe en indirecte kosten. Bij een loonsanctie betaal je dus maximaal een extra jaar loon door, wat bij een modaal salaris al snel tienduizenden euro’s bedraagt. Maar de gevolgen reiken verder dan alleen geld:

• Juridische risico’s: Zonder goede verzuimadministratie kun je niet aantonen dat je aan je re-integratieverplichtingen hebt voldaan. Het UWV toetst streng of alle stappen uit de Wet verbetering Poortwachter zijn doorlopen.
• Privacyboetes: Registreer je onterecht medische gegevens, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens boetes opleggen die oplopen tot honderdduizenden euro’s.
• Verlies van regie: Zonder actuele verzuimregistratie mis je patronen en signalen. Je kunt niet tijdig ingrijpen bij frequent kort verzuim of oplopend langdurig verzuim.
• Verstoorde arbeidsrelatie: Onzorgvuldige registratie kan leiden tot wantrouwen bij medewerkers, zeker als privacygevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld.

Voorkomen is beter dan genezen. Zorg dat je verzuimregistratie vanaf dag één op orde is en dat iedereen die ermee werkt, weet welke gegevens wel en niet vastgelegd mogen worden.

Welk verzuimregistratiesysteem past bij je organisatie?

Het juiste verzuimregistratiesysteem hangt af van de omvang van je organisatie, het aantal medewerkers en de complexiteit van je verzuimproces. Kleine organisaties komen soms toe met een eenvoudig digitaal systeem, terwijl middelgrote en grote bedrijven baat hebben bij een gespecialiseerd verzuimportaal dat direct koppelt met de arbodienst.

Waar moet je op letten bij de keuze?

Bij het selecteren van een verzuimregistratiesysteem zijn er een aantal belangrijke criteria:

• AVG-compliance: Het systeem moet voldoen aan de privacywetgeving. Medische gegevens mogen alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen zoals de bedrijfsarts.
• Koppeling met de arbodienst: Een directe koppeling met je arbodienst voorkomt dubbel werk en zorgt dat informatie snel bij de juiste persoon terechtkomt.
• Signaleringsfunctie: Goede systemen geven automatisch meldingen wanneer deadlines uit de Wet verbetering Poortwachter naderen, zoals de probleemanalyse in week 6 of de UWV-melding in week 42.
• Rapportagemogelijkheden: Met heldere rapportages krijg je inzicht in verzuimpercentages, verzuimduur en patronen binnen je organisatie.
• Gebruiksvriendelijkheid: Het systeem moet eenvoudig te gebruiken zijn voor leidinggevenden, HR-medewerkers en casemanagers.

Digitaal versus handmatig registreren

Handmatige registratie in spreadsheets is foutgevoelig en moeilijk te beveiligen. Je loopt het risico dat gegevens onbedoeld worden gedeeld of dat je deadlines mist. Een digitaal verzuimregistratiesysteem met een beveiligd webportaal biedt meer controle, betere beveiliging en automatische herinneringen. Zeker bij groeiende organisaties weegt de investering in een goed systeem ruimschoots op tegen de kosten van fouten in je verzuimadministratie.

Hoe helpt een arbodienst bij verzuimregistratie en verzuimbegeleiding?

Een arbodienst ondersteunt je bij het correct registreren van ziekteverzuim, bewaakt de wettelijke termijnen en zorgt dat de medische beoordeling door een bedrijfsarts plaatsvindt. Daarnaast begeleidt de arbodienst het volledige re-integratietraject en adviseert over preventieve maatregelen om toekomstig verzuim te voorkomen.

De samenwerking met een arbodienst is niet vrijblijvend. Elke werkgever in Nederland is verplicht om zich te laten bijstaan door een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Dit is vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet. De arbodienst neemt de medische kant van de verzuimregistratie voor zijn rekening, zodat jij als werkgever niet in de verleiding komt om gegevens vast te leggen die je niet mag registreren.

Concreet helpt een arbodienst je met:

• Het opstellen van de probleemanalyse door de bedrijfsarts
• Advisering bij het Plan van Aanpak en de re-integratie
• Het bewaken van alle termijnen uit de Wet verbetering Poortwachter
• Spreekuren door de bedrijfsarts of arboverpleegkundige
• Preventief advies over werkdruk, stress en duurzame inzetbaarheid

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimregistratie

Als gecertificeerde arbodienst nemen wij je het zware werk uit handen rondom verzuimregistratie en verzuimbegeleiding. Ons team van 45 professionals, waaronder twee ervaren bedrijfsartsen in de directie, zorgt voor korte lijnen en snelle actie. Wij weten dat 40% van langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft en richten onze aanpak daarom op vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon.

Wat wij concreet voor je organisatie doen:

• Vaste casemanager: Eén aanspreekpunt dat het volledige verzuimproces coördineert en alle termijnen bewaakt
• Toegang tot ons webportaal: Overzichtelijke verzuimregistratie die voldoet aan de AVG en de Wet verbetering Poortwachter
• Drie pakketten op maat: Van Vitaal Basis voor wettelijke verplichtingen tot Vitaal Totaal voor volledige ontzorging inclusief spreekuren. Bekijk ons volledig aanbod van arbodiensten en diensten voor meer informatie.
• Begeleiding op drie niveaus: Wij ondersteunen medewerker, leidinggevende én organisatie voor meetbare resultaten
• Preventief advies: Wij helpen je om verzuim te voorkomen met deskundig advies over werkdruk, stress en duurzame inzetbaarheid

Wil je weten hoe wij jouw verzuimregistratie en verzuimbegeleiding naar een hoger niveau tillen? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw organisatie.