Als werkgever mag je bij ziekte van een medewerker controlevoorschriften opleggen, meewerken aan re-integratie eisen en onder voorwaarden passend werk aanbieden. De Wet verbetering Poortwachter (WvP) legt zowel jou als je werknemer verplichtingen op. Tegelijkertijd zijn er duidelijke grenzen: je mag bijvoorbeeld niet vragen naar de aard van de ziekte. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over je rechten en plichten als werkgever bij een zieke medewerker.

Welke controlevoorschriften mag je als werkgever opleggen bij ziekte?

Je mag als werkgever redelijke controlevoorschriften opstellen waaraan een zieke medewerker zich moet houden. Denk aan bereikbaarheid op bepaalde tijden, het doorgeven van een verblijfadres en het meewerken aan een controle door de bedrijfsarts. Deze voorschriften moeten wel schriftelijk zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in een verzuimprotocol of arbeidsreglement.

Wat als “redelijk” geldt, hangt af van de situatie. Een werkgever mag bijvoorbeeld verlangen dat een medewerker zich op de eerste ziektedag voor een bepaald tijdstip ziek meldt. Ook mag je vragen om op afgesproken momenten telefonisch bereikbaar te zijn. Wat je niet mag doen, is voorschriften opleggen die het herstel belemmeren of de privacy van de medewerker schenden.

Veelvoorkomende controlevoorschriften zijn:

• Ziekmelding voor een vastgesteld tijdstip bij de leidinggevende
• Het doorgeven van een (tijdelijk) verblijfadres en telefoonnummer
• Bereikbaarheid op werkdagen gedurende afgesproken uren
• Meewerken aan een oproep van de bedrijfsarts of arboverpleegkundige
• Het naleven van afspraken uit het Plan van Aanpak

Leg deze voorschriften vast in een verzuimbeleid dat je deelt met alle medewerkers. Zo weet iedereen vooraf wat er verwacht wordt en voorkom je discussies op het moment dat iemand zich ziek meldt.

Wat zijn de re-integratieverplichtingen van een zieke medewerker?

Een zieke medewerker is wettelijk verplicht om actief mee te werken aan zijn of haar re-integratie. Dit betekent dat de werknemer gehoor geeft aan oproepen van de bedrijfsarts, meewerkt aan het opstellen en uitvoeren van het Plan van Aanpak en passend werk accepteert wanneer dat mogelijk is. Deze verplichtingen vloeien voort uit de Wet verbetering Poortwachter.

De re-integratieverplichtingen van een zieke werknemer omvatten concreet:

1. Meewerken aan de probleemanalyse: De bedrijfsarts stelt uiterlijk in week zes een probleemanalyse op. De medewerker is verplicht hieraan mee te werken en eerlijke informatie te geven over beperkingen en mogelijkheden.
2. Plan van Aanpak opstellen en volgen: Samen met jou als werkgever stelt de medewerker uiterlijk in week acht een Plan van Aanpak op. Hierin staan concrete afspraken over de stappen richting werkhervatting.
3. Passend werk verrichten: Als de bedrijfsarts oordeelt dat de medewerker bepaalde taken kan uitvoeren, is de werknemer verplicht dit passende werk te accepteren.
4. Regelmatig evalueren: Minimaal elke zes weken bespreken werkgever en werknemer de voortgang van de re-integratie en passen zij het Plan van Aanpak aan waar nodig.

Werkt een medewerker niet mee aan deze verplichtingen, dan heb je als werkgever mogelijkheden om maatregelen te nemen. Maar het is altijd verstandig om eerst het gesprek aan te gaan en te achterhalen waarom iemand niet meewerkt. Soms zit er een niet-medische oorzaak achter het verzuim, zoals problemen op het werk of in de privésfeer.

Mag je als werkgever loon inhouden bij niet-meewerken?

Ja, je mag als werkgever het loon opschorten of stopzetten wanneer een zieke medewerker zonder geldige reden weigert mee te werken aan re-integratie. Er is wel een belangrijk verschil tussen loonopschorting en loonstopzetting, en je moet de juiste maatregel toepassen in de juiste situatie.

Loonopschorting

Loonopschorting pas je toe wanneer je niet kunt controleren of de medewerker daadwerkelijk ziek is. Bijvoorbeeld als de werknemer niet verschijnt bij de bedrijfsarts of niet bereikbaar is op het opgegeven adres. Zodra de medewerker alsnog meewerkt, betaal je het loon met terugwerkende kracht uit. Het is dus een drukmiddel, geen straf.

Loonstopzetting

Loonstopzetting is een zwaardere maatregel. Je zet het loon stop wanneer de medewerker aantoonbaar weigert mee te werken aan re-integratie. Denk aan het weigeren van passend werk dat de bedrijfsarts geschikt acht, of het niet naleven van afspraken uit het Plan van Aanpak. Bij loonstopzetting hoef je het loon over de betreffende periode niet met terugwerkende kracht te betalen.

In beide gevallen geldt: waarschuw de medewerker altijd eerst schriftelijk. Geef duidelijk aan welk gedrag je verwacht, welke maatregel je overweegt en binnen welke termijn de medewerker moet reageren. Zonder deze schriftelijke waarschuwing loop je het risico dat een rechter de maatregel terugdraait.

Wat mag je als werkgever niet vragen aan een zieke medewerker?

Je mag als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verbiedt het verwerken van medische gegevens door werkgevers. Alleen de bedrijfsarts mag medische informatie opvragen en beoordelen. Jij ontvangt uitsluitend informatie over functionele beperkingen en de verwachte herstelduur.

Concreet mag je als werkgever het volgende niet vragen of registreren:

• Welke diagnose de medewerker heeft gekregen
• Welke medicijnen de medewerker gebruikt
• Bij welke specialist de medewerker onder behandeling is
• Of de ziekte werkgerelateerd is (dit beoordeelt de bedrijfsarts)
• Details over psychische klachten of persoonlijke omstandigheden

Wat je wél mag vragen, is beperkt tot praktische zaken: wanneer verwacht de medewerker terug te kunnen keren? Zijn er werkzaamheden die de medewerker nog wel kan uitvoeren? Is er iets nodig om het werk over te dragen? Deze vragen richten zich op de werksituatie, niet op de medische situatie.

Deelt een medewerker vrijwillig medische informatie met je, dan mag je deze niet vastleggen in een personeelsdossier. Verwijs de medewerker in dat geval door naar de bedrijfsarts voor een professionele beoordeling.

Wanneer mag je passend werk aanbieden aan een zieke werknemer?

Je mag passend werk aanbieden zodra de bedrijfsarts heeft vastgesteld dat de medewerker bepaalde taken kan uitvoeren ondanks de beperkingen. Dit kan al vroeg in het verzuimtraject, soms zelfs binnen de eerste weken. De medewerker is verplicht dit passende werk te accepteren, mits het aansluit bij de beperkingen die de bedrijfsarts heeft vastgesteld.

Passend werk kan verschillende vormen aannemen:

• Aangepaste eigen functie: Minder uren werken, bepaalde taken tijdelijk laten vervallen of aanpassingen aan de werkplek
• Ander werk binnen de organisatie: Een andere functie die past bij de mogelijkheden van de medewerker
• Werk bij een andere werkgever (spoor 2): Als terugkeer naar de eigen organisatie niet haalbaar blijkt, zoek je samen naar passend werk elders

Bij het aanbieden van passend werk is het advies van de bedrijfsarts leidend. Bied je werk aan dat niet past bij de vastgestelde beperkingen, dan mag de medewerker dit weigeren. Bied je werk aan dat wél past en weigert de medewerker zonder geldige reden, dan kun je overgaan tot loonstopzetting.

Houd er rekening mee dat passend werk een tijdelijk karakter kan hebben. Naarmate het herstel vordert, bouw je het werk geleidelijk op richting de volledige functie. Leg alle afspraken hierover vast in het Plan van Aanpak en evalueer regelmatig of de opbouw nog passend is.

Hoe voorkom je conflicten tijdens het verzuimtraject?

Je voorkomt conflicten tijdens het verzuimtraject door vanaf dag één helder te communiceren, afspraken schriftelijk vast te leggen en de medewerker als gelijkwaardige gesprekspartner te behandelen. De meeste conflicten ontstaan niet door de ziekte zelf, maar door onduidelijkheid over verwachtingen, rechten en verplichtingen.

Praktische stappen om conflicten te voorkomen:

• Stel een duidelijk verzuimprotocol op en deel dit met alle medewerkers voordat er sprake is van verzuim
• Voer regelmatig gesprekken met de zieke medewerker, gericht op mogelijkheden in plaats van beperkingen
• Schakel tijdig een bedrijfsarts in voor een objectieve beoordeling van de situatie
• Leg alle afspraken schriftelijk vast in het Plan van Aanpak en laat beide partijen tekenen
• Train leidinggevenden in het voeren van verzuimgesprekken, want de leidinggevende is een belangrijke factor bij het verloop van verzuim

Bedenk dat een aanzienlijk deel van langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Problemen op het werk, in de privésituatie of een mismatch tussen de medewerker en de functie spelen vaak een rol. Door aandacht te besteden aan deze factoren en het gesprek hierover open te houden, los je problemen op voordat ze escaleren.

Komt er toch een conflict, overweeg dan mediation voordat je juridische stappen zet. Een onafhankelijke mediator kan helpen om de communicatie te herstellen en samen tot werkbare afspraken te komen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij verzuimbegeleiding en re-integratie

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we werkgevers bij elke stap van het verzuimtraject. We combineren jarenlange ervaring met een persoonlijke aanpak, zodat je als werkgever precies weet wat je rechten en plichten zijn bij een zieke medewerker.

Wat we concreet voor je doen:

• Vaste casemanager: Je krijgt een vaste casemanager die het volledige verzuimproces coördineert en zorgt dat alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden uitgevoerd
• Deskundige bedrijfsartsen: Onze bedrijfsartsen beoordelen beperkingen, stellen probleemanalyses op en adviseren over passend werk
• Begeleiding op drie niveaus: We werken met medewerker, leidinggevende én organisatie om verzuim effectief aan te pakken
• Aandacht voor niet-medische oorzaken: Omdat een groot deel van langdurig verzuim niet-medische oorzaken heeft, kijken we verder dan alleen de gezondheidsklachten
• Flexibele pakketten: Van wettelijke basisverplichtingen tot volledige ontzorging, we bieden een pakket dat past bij jouw organisatie. Bekijk ons aanbod op het gebied van verzuimbegeleiding voor meer informatie

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.