Voor kleine bedrijven gelden vanaf de eerste werknemer al belangrijke arbo-eisen. Je moet een risico-inventarisatie opstellen, veiligheidsmaatregelen treffen en administratieve verplichtingen naleven. Vanaf 25 werknemers ben je verplicht een arbodienst in te schakelen. De specifieke eisen verschillen tussen kantoorwerk en fysiek werk, maar de basisverplichtingen blijven hetzelfde.

Welke arboverplichtingen gelden er vanaf de eerste werknemer?

Zodra je je eerste medewerker in dienst neemt, gelden er direct arboverplichtingen. Je bent verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen, veiligheidsmaatregelen te treffen en een veilige werkomgeving te creëren. Ook moet je verzuim registreren en bij ziekte de juiste stappen ondernemen.

De belangrijkste verplichtingen vanaf dag één zijn:

• Een actuele RI&E opstellen en bijhouden
• Werkplekken veilig inrichten volgens geldende normen
• Medewerkers informeren over veiligheidsrisico’s
• Bij ziekte binnen een week melden bij een bedrijfsarts of arbodienst
• Verzuimregistratie bijhouden
• Eerstehulpvoorzieningen treffen

Ook administratief heb je verplichtingen. Je moet per medewerker een arbodossier aanleggen en alle incidenten registreren. Bij ziekte moet je volgens de Wet verbetering poortwachter handelen: in week 1 de ziekmelding doorgeven, in week 6 een probleemanalyse laten opstellen en in week 8 een plan van aanpak maken.

Wat is een risico-inventarisatie en -evaluatie en hoe maak je die?

Een RI&E is een verplicht document waarin je alle risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn in kaart brengt. Je inventariseert systematisch welke gevaren er zijn op de werkplek en welke maatregelen nodig zijn om deze risico’s te beheersen.

Zo maak je stap voor stap een RI&E:

1. Inventariseer alle werkplekken en activiteiten – Loop door je bedrijf en noteer alle taken die medewerkers uitvoeren.
2. Identificeer risico’s per werkplek – Denk aan fysieke, chemische, biologische en psychosociale risico’s.
3. Beoordeel de ernst van elk risico – Kijk naar de kans dat iets gebeurt en de mogelijke gevolgen.
4. Bepaal beheersmaatregelen – Welke acties ga je ondernemen om risico’s weg te nemen of te verkleinen?
5. Stel een plan van aanpak op – Wie doet wat en wanneer?
6. Evalueer jaarlijks – Is de RI&E nog actueel en werken de maatregelen?

Voor complexe situaties kun je een kerndeskundige inschakelen. Dit zijn specialisten zoals arbeidshygiënisten, veiligheidskundigen of bedrijfsartsen die wettelijk bevoegd zijn om de RI&E te toetsen of uit te voeren.

Wanneer heb je als kleine ondernemer een arbodienst nodig?

Vanaf 25 werknemers ben je wettelijk verplicht een arbodienst in te schakelen. Onder de 25 werknemers kun je kiezen voor een arbodienst, maar het is niet verplicht. Je kunt dan ook een bedrijfsarts per geval inschakelen of gebruikmaken van een arboverpleegkundige.

Je hebt verschillende opties:

• Volledige arbodienst – Complete ontzorging met vaste bedrijfsarts en preventieve diensten
• Bedrijfsarts per geval – Alleen inschakelen bij ziekte of specifieke vragen
• Arboverpleegkundige – Voor begeleiding en preventie, werkt onder verantwoordelijkheid van een bedrijfsarts
• Gecombineerde aanpak – Basisarbodienst aangevuld met specialistische diensten

Ook onder de 25 werknemers is een arbodienst vaak nuttig. Bij ziekte moet je binnen een week contact opnemen met een bedrijfsarts. In week 6 moet er een probleemanalyse komen en in week 8 een plan van aanpak. Een vaste arbodienst zorgt ervoor dat je deze verplichtingen goed nakomt.

Kijk naar je situatie: heb je regelmatig verzuim, werk je met gevaarlijke stoffen of heb je fysiek zwaar werk? Dan is een arbodienst ook voor kleine bedrijven een verstandige investering.

Welke arbo-eisen gelden specifiek voor kantoorwerk versus fysiek werk?

De basisverplichtingen zijn hetzelfde, maar de specifieke risico’s en maatregelen verschillen sterk tussen kantoorwerk en fysiek werk. Kantoorwerk kent vooral psychosociale en ergonomische risico’s, terwijl fysiek werk meer veiligheidsrisico’s met zich meebrengt.

Voor kantoorwerk let je vooral op:

• Ergonomische werkplekken met goede stoelen en beeldschermen
• Voldoende verlichting en ventilatie
• Werkdruk en stressmanagement
• Pauzeregeling en richtlijnen voor beeldschermwerk
• Psychosociale arbeidsbelasting

Bij fysiek werk zijn de eisen strenger:

• Persoonlijke beschermingsmiddelen verplicht
• Veiligheidsprotocollen voor machines en gereedschap
• Regelmatige veiligheidsinstructies
• Medische keuringen voor bepaalde functies
• Specifieke opleidingen en certificeringen
• Noodprocedures en eerstehulpvoorzieningen

In beide gevallen moet je een RI&E opstellen, maar de inhoud verschilt. Voor kantoorwerk focus je op werkhouding, stress en binnenklimaat. Voor fysiek werk kijk je naar ongevallenrisico’s, blootstelling aan gevaarlijke stoffen en fysieke belasting.

Hoe Masters in Vitaliteit kleine bedrijven helpt met arbozorg

Wij begrijpen dat arbozorg voor kleine bedrijven complex kan zijn. Daarom bieden we flexibele oplossingen die passen bij jouw situatie en budget. Of je nu 5 of 50 medewerkers hebt, we zorgen ervoor dat je alle verplichtingen goed nakomt zonder onnodige bureaucratie.

Onze diensten voor kleine bedrijven:

• RI&E op maat – Praktische risico-inventarisatie die echt bruikbaar is
• Flexibele verzuimbegeleiding – Van basis tot volledig pakket
• Persoonlijk contact – Korte lijnen en directe toegang tot onze bedrijfsartsen
• Preventieve begeleiding – Voorkomen is beter dan genezen
• Administratieve ondersteuning – We ontzorgen je volledig

We werken met drie pakketten: Vitaal Basis voor wettelijke verplichtingen, Vitaal Plus met verzuimbegeleiding vanaf week 1 en Vitaal Totaal voor volledige ontzorging. Zo kies je precies wat bij jouw bedrijf past.

Wil je weten welke arbozorg het beste bij jouw bedrijf past? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken samen naar jouw situatie en maken een plan dat werkt.