De eerste stappen bij het uitbesteden van verzuimbegeleiding zijn: bepaal waarom je wilt uitbesteden, breng je huidige verzuimsituatie in kaart en verzamel relevante gegevens. Daarna kies je een arbodienst die past bij je organisatie en stel je interne afspraken op over wie waarvoor verantwoordelijk is. In de eerste weken na de start maak je kennis met je vaste casemanager en bedrijfsarts, en worden lopende verzuimgevallen overgedragen.

Waarom zou je verzuimbegeleiding uitbesteden?

Uitbesteden van verzuimbegeleiding geeft je toegang tot specialistische kennis die intern vaak ontbreekt. Een externe arbodienst beschikt over ervaren bedrijfsartsen en casemanagers die dagelijks bezig zijn met verzuimbegeleiding. Daarnaast bespaar je tijd voor je HR-afdeling en leidinggevenden, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

De Wet Verbetering Poortwachter stelt strikte eisen aan verzuimbegeleiding. Als werkgever moet je binnen bepaalde termijnen actie ondernemen en rapporteren aan het UWV. Mis je deze deadlines, dan loop je het risico op boetes of doorbetalingsverplichtingen. Een professionele arbodienst zorgt ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet en helpt je om de juiste stappen op het juiste moment te zetten.

Externe verzuimbegeleiding kan ook financieel voordelig zijn. Professionele begeleiding vanaf dag één helpt medewerkers sneller terug te keren naar werk, wat je verzuimkosten verlaagt. Bovendien krijg je inzicht in patronen en oorzaken van verzuim binnen je organisatie, waardoor je preventief aan de slag kunt. Een objectieve, externe partij kan bovendien makkelijker het gesprek aangaan over gevoelige onderwerpen dan een interne collega.

Wat moet je regelen voordat je met verzuimbegeleiding start?

Begin met een inventarisatie van je huidige verzuimsituatie. Hoeveel medewerkers zijn er momenteel ziek? Wat zijn de meest voorkomende verzuimoorzaken? Hoe lang duurt verzuim gemiddeld? Deze informatie geeft een arbodienst direct inzicht in waar de knelpunten zitten en welke aanpak het beste past.

Verzamel alle relevante documenten en gegevens. Denk aan arbeidsovereenkomsten, functieomschrijvingen, eerder verzuimverleden van medewerkers en eventuele eerdere re-integratieplannen. Ook je verzuimprotocol en huidige werkwijze zijn belangrijk om te delen. Hoe vollediger het beeld, hoe beter de arbodienst kan aansluiten bij jullie situatie.

Bepaal intern wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie is het eerste aanspreekpunt voor de arbodienst? Welke leidinggevenden hebben welke rol bij verzuimbegeleiding? Wie beheert de systemen en zorgt voor informatie-uitwisseling? Heldere afspraken over verantwoordelijkheden voorkomen onduidelijkheid en zorgen voor een soepele samenwerking.

Informeer je leidinggevenden over hun rol in het nieuwe proces. Zij zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor zieke medewerkers en spelen een belangrijke rol bij re-integratie. Leg uit wat er van hen verwacht wordt, hoe de communicatie met de arbodienst verloopt en waar zij terecht kunnen met vragen. Tot slot: formuleer duidelijke verwachtingen en doelstellingen. Wat wil je bereiken met externe verzuimbegeleiding? Lagere verzuimcijfers, snellere re-integratie, betere naleving van wetgeving of meer inzicht in verzuimoorzaken?

Hoe kies je de juiste arbodienst voor verzuimbegeleiding?

Een vaste casemanager maakt het verschil. Kies voor een arbodienst die werkt met vaste contactpersonen die jouw organisatie echt leren kennen. Wisselende gezichten zorgen voor vertraging, miscommunicatie en het gevoel dat je steeds opnieuw moet uitleggen hoe jullie werken. Een vaste casemanager begrijpt je organisatiecultuur en kan proactief adviseren.

Vraag naar ervaring met vergelijkbare organisaties. Een arbodienst die veel werkt met bedrijven in jouw sector of van vergelijkbare omvang, begrijpt de specifieke uitdagingen waar je tegenaan loopt. Zij kennen de typische belasting in jouw branche en weten welke aanpak het beste werkt.

De werkwijze en aanpak zijn bepalend voor het succes. Sommige arbodiensten richten zich vooral op medische aspecten, terwijl andere ook kijken naar werk, privésituatie en persoonlijke factoren. Verzuim heeft vaak meerdere oorzaken die elkaar versterken. Een brede benadering die verder kijkt dan alleen medische klachten, leidt tot duurzamere oplossingen.

Communicatielijnen en bereikbaarheid zijn praktisch belangrijk. Hoe snel kun je iemand bereiken als er iets speelt? Zijn er vaste contactmomenten of spreekuren? Krijg je toegang tot een online portaal waar je verzuiminformatie kunt inzien? Goede communicatie voorkomt frustratie en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte blijft.

Check certificeringen en het opleidingsniveau van de professionals. Bedrijfsartsen moeten geregistreerd zijn, en het is nuttig om te weten welke aanvullende opleidingen casemanagers hebben gevolgd. Ook is het relevant of de arbodienst zelf opleidingen verzorgt, wat vaak wijst op diepgaande expertise.

De match tussen jullie bedrijfscultuur en de dienstverlener is lastiger te meten, maar wel belangrijk. Passen de communicatiestijl en werkwijze bij hoe jullie als organisatie werken? Voelt het contact prettig en professioneel? Een eerste kennismakingsgesprek geeft je vaak al een goed gevoel of de samenwerking gaat klikken.

Wat gebeurt er in de eerste weken na het uitbesteden?

De eerste weken beginnen met kennismakingsgesprekken. Je maakt kennis met je vaste casemanager en de bedrijfsarts die met jouw organisatie gaat werken. Zij nemen de tijd om jullie werkwijze, organisatiecultuur en specifieke uitdagingen te begrijpen. Dit is het moment om open te zijn over wat er speelt en wat je verwacht van de samenwerking.

Lopende verzuimgevallen worden zorgvuldig overgedragen. De casemanager neemt alle relevante informatie door en maakt waar nodig kennis met zieke medewerkers. Dit gebeurt met respect voor de privacy van medewerkers en in overleg met hen. Voor medewerkers kan het even wennen zijn om met een nieuwe begeleider te werken, dus heldere communicatie hierover is belangrijk.

Er worden afspraken gemaakt over de communicatiestructuur. Hoe vaak is er overleg tussen de casemanager en jullie HR-afdeling? Via welke kanalen verloopt de communicatie? Wie krijgt welke informatie en wanneer? Deze praktische afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet wat er speelt en wat de volgende stappen zijn.

Veel arbodiensten bieden training of instructie aan voor leidinggevenden en HR-medewerkers. Dit helpt iedereen om de nieuwe werkwijze te begrijpen en hun rol goed te kunnen vervullen. Ook krijg je uitleg over eventuele portalen of systemen die je gaat gebruiken voor verzuimregistratie en communicatie.

De eerste verzuimbesprekingen met medewerkers vinden plaats. De bedrijfsarts of taakgedelegeerde spreekt met zieke medewerkers om de situatie in kaart te brengen en een plan te maken voor herstel en terugkeer. Voor medewerkers die al langer ziek zijn, wordt bekeken of de huidige aanpak nog passend is of dat er bijsturing nodig is.

Deze startfase legt de basis voor een goede samenwerking. Het vraagt even aandacht en tijd om alles goed op te zetten, maar dat betaalt zich later terug in soepele processen en effectieve verzuimbegeleiding. Bij Masters in Vitaliteit werken we met vaste casemanagers die vanaf dag één met je meekijken, zodat je snel merkt dat verzuimbegeleiding meer is dan alleen het afvinken van wettelijke verplichtingen.