Als werkgever ben je verplicht om bij ziekteverzuim actief te begeleiden volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Dit betekent dat je vanaf dag 1 stappen moet ondernemen: contact houden met de zieke medewerker, een probleemanalyse laten opstellen bij 6 weken verzuim, een plan van aanpak maken, en regelmatig evalueren. Bij langdurig verzuim moet je een bedrijfsarts inschakelen. Kom je deze verplichtingen niet na, dan loop je risico op doorlopende loondoorbetaling na twee jaar en boetes van het UWV.

Wat houdt de wet verbetering poortwachter precies in?

De Wet Verbetering Poortwachter (WVP) regelt de verplichtingen van werkgever en werknemer bij ziekteverzuim. Het doel is om uitval te beperken en medewerkers zo snel mogelijk terug te laten keren naar werk. De wet is ingevoerd om langdurig verzuim tegen te gaan en re-integratie te versnellen. Je moet als werkgever actief aan de slag met verzuimbegeleiding, niet pas na een paar maanden afwachten.

De wet geldt voor alle werkgevers en werknemers met een arbeidsovereenkomst. Ook bij kleine bedrijven met maar een paar medewerkers ben je verplicht om de regels te volgen. De WVP beschrijft precies wat je wanneer moet doen tijdens de eerste twee jaar van verzuim. Dit noemen we de re-integratietermijn.

De balans tussen werkgever en werknemer is belangrijk. Jij bent verantwoordelijk voor het bieden van passend werk en goede begeleiding. Je medewerker moet meewerken aan herstel en re-integratie. Beide partijen hebben dus taken. Als een van beide partijen niet meewerkt, kan dit gevolgen hebben voor de loondoorbetaling of de WIA-uitkering.

De wet gaat uit van het principe dat werk vaak helpt bij herstel. Daarom ligt de focus op wat iemand nog wel kan, niet alleen op wat niet meer lukt. Je kijkt samen met de medewerker naar mogelijkheden om aangepast of in fases te werken. Dit heet re-integratie in eigen werk of, als dat niet lukt, in ander passend werk binnen je bedrijf.

Welke concrete acties moet je als werkgever ondernemen bij ziekteverzuim?

Vanaf dag 1 van verzuim moet je contact houden met je zieke medewerker. Vraag hoe het gaat en bespreek verwachtingen over herstel en werkhervatting. Registreer de ziekmelding direct en informeer je verzuimbegeleider of arbodienst. Dit eerste contact legt de basis voor goede verzuimbegeleiding en voorkomt dat iemand zich in de steek gelaten voelt.

In week 6 is de eerste grote deadline: de bedrijfsarts moet een probleemanalyse opstellen. Hierin staat wat de oorzaak van het verzuim is en welke mogelijkheden er zijn voor herstel en werkhervatting. Op basis van deze analyse stel je samen met de medewerker een plan van aanpak op. Dit plan beschrijft concrete afspraken over re-integratie, aanpassingen in het werk en evaluatiemomenten.

Belangrijke tijdslijnen die je moet aanhouden:

• Dag 1: eerste contact en registratie ziekmelding
• Week 6: probleemanalyse en plan van aanpak gereed
• Week 42: spooroverleg met bedrijfsarts en eventueel UWV als re-integratie stagneert
• Week 88-91: eerste ziektejaar evaluatie en bijstelling plan van aanpak
• Week 104: einde loondoorbetalingsverplichting (als je aan alle verplichtingen hebt voldaan)

Tussentijds evalueer je regelmatig met je medewerker. Minimaal elke zes weken bespreek je de voortgang en pas je waar nodig het plan aan. Houd deze gesprekken kort en praktisch: wat gaat goed, wat kan beter, welke stappen nemen we nu? Documenteer alle afspraken, want je moet kunnen aantonen dat je actief bezig bent geweest met verzuimbegeleiding.

Praktische tip: maak een overzicht met alle deadlines per verzuimgeval. Zo vergeet je geen belangrijke momenten. Veel werkgevers gebruiken hiervoor verzuimsoftware of krijgen ondersteuning van hun arbodienst die deadlines bewaakt en signaleert wanneer je actie moet ondernemen.

Wanneer moet je een bedrijfsarts of arbodienst inschakelen?

Wettelijk ben je verplicht om bij 6 weken verzuim een bedrijfsarts in te schakelen voor de probleemanalyse. Dit is het absolute minimum. In de praktijk is het vaak verstandig om eerder contact te zoeken, vooral bij onduidelijke klachten, werkgerelateerde problemen of psychische klachten. Vroege inzet van een bedrijfsarts helpt om verzuim te verkorten en voorkomt dat situaties vastlopen.

Het verschil tussen wettelijke minimumvereisten en optimale begeleiding is groot. Als je alleen doet wat strikt verplicht is, mis je kansen om medewerkers sneller te laten herstellen. Bij optimale verzuimbegeleiding start je al in week 1 met een vaste casemanager die het proces bewaakt. De bedrijfsarts komt eerder in beeld en er zijn regelmatige spreekuren waar medewerkers terecht kunnen.

Wat doet een bedrijfsarts tijdens verzuimbegeleiding? De arts onderzoekt de medische situatie en geeft advies over belastbaarheid en mogelijkheden voor werkhervatting. Dit is geen controle of de medewerker echt ziek is, maar een ondersteunend gesprek gericht op herstel. De bedrijfsarts kijkt naar wat iemand nog wel kan en adviseert over aanpassingen in werk of werktijden die herstel bevorderen.

De rol van een arbodienst gaat verder dan alleen de bedrijfsarts. Een goede arbodienst biedt een compleet team: casemanagers die het proces bewaken, taakgedelegeerden die spreekuren houden onder supervisie van de arts, en specialisten voor specifieke problemen zoals werkdruk of conflicten. Dit team zorgt ervoor dat je als werkgever aan alle verplichtingen voldoet en dat medewerkers de juiste ondersteuning krijgen.

Interne verzuimbegeleiding kan werken bij kleine, eenvoudige verzuimgevallen. Je hebt dan wel iemand in huis nodig die tijd en kennis heeft om het goed te doen. Voor de verplichte medische taken blijf je altijd een bedrijfsarts nodig hebben. Veel bedrijven kiezen daarom voor een combinatie: interne coördinatie van eenvoudige gevallen en externe ondersteuning van een arbodienst voor complexe situaties en wettelijke verplichtingen.

Wat gebeurt er als je je verplichtingen als werkgever niet nakomt?

Als je je verplichtingen niet nakomt, kan het UWV bepalen dat je loon moet blijven doorbetalen na twee jaar ziekte. Normaal eindigt je loondoorbetalingsverplichting na 104 weken, maar alleen als je kunt aantonen dat je alles hebt gedaan wat van je verwacht wordt. Kun je dat niet bewijzen, dan betaal je door tot het UWV alsnog tevreden is over je inspanningen.

Het UWV kan ook boetes opleggen als blijkt dat je verzuimbegeleiding niet op orde is. Deze boetes kunnen oplopen tot duizenden euro’s per overtreding. Daarnaast loop je juridische risico’s: een medewerker kan naar de rechter stappen als jij tekortschiet in je verplichtingen. Dit kan leiden tot extra schadeclaims bovenop de loondoorbetaling.

Veelgemaakte fouten die werkgevers maken:

• Te laat starten met verzuimbegeleiding, pas na enkele weken of maanden
• Geen probleemanalyse laten opstellen bij 6 weken verzuim
• Wel een plan van aanpak maken, maar deze niet regelmatig evalueren en bijstellen
• Onvoldoende contact met de zieke medewerker, waardoor re-integratie stagneert
• Geen of slechte documentatie van alle stappen en afspraken
• Niet actief zoeken naar passend werk binnen het bedrijf

Een voorbeeld: een werkgever houdt wel contact met een zieke medewerker, maar maakt geen plan van aanpak en evalueert niet structureel. Na anderhalf jaar meldt de medewerker zich bij het UWV voor een WIA-uitkering. Het UWV constateert dat de werkgever zijn verplichtingen niet is nagekomen en legt een loonsanctie op. De werkgever moet het loon blijven doorbetalen tot alle stappen alsnog zijn gezet, wat maanden extra kan duren.

Zo voorkom je deze problemen: werk met een duidelijk systeem of laat je ondersteunen door professionals die ervaring hebben met verzuimbegeleiding. Zorg dat je alle deadlines in de gaten houdt en documenteer alles wat je doet. Bij twijfel is het beter om te veel te doen dan te weinig. De kosten van goede begeleiding wegen niet op tegen de financiële en juridische risico’s van nalatigheid.

Professionele ondersteuning bij verzuimbegeleiding

Verzuimbegeleiding vraagt tijd, kennis en ervaring. Vooral als je geen eigen HR-afdeling hebt, kan het lastig zijn om alle verplichtingen goed na te komen. Daarom kiezen veel werkgevers voor professionele ondersteuning die het hele proces van je overneemt.

Bij Masters in Vitaliteit krijg je een vaste casemanager toegewezen die signaleert welke acties je moet nemen. Ons team bestaat uit ervaren professionals: taakgedelegeerden die spreekuren houden onder supervisie van de bedrijfsarts, en bedrijfsartsen die de verplichte analyses en adviezen opstellen. We bewaken alle deadlines en zorgen dat je aan alle wettelijke eisen voldoet.

Onze full service dienstverlening in Den Haag biedt complete ontzorging. De fysieke spreekuren vinden plaats op onze locatie aan ILSY-plantsoen 5. Je hebt toegang tot ons verzuimportal waar je alle informatie realtime kunt inzien. We begeleiden vanaf dag 1 tot aan 104 weken, stellen alle verplichte documenten op en ondersteunen bij WIA-aanvragen als dat nodig is.

Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen met verzuimbegeleiding? Neem contact op met Aphrodite van den Berg via e-mail of bel 085-130 92 18 voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.