Als werkgever blijf je altijd eindverantwoordelijk voor het naleven van de Wet verbetering poortwachter, ook wanneer je verzuim uitbesteedt aan een arbodienst. Je moet specifieke compliance-eisen controleren bij het kiezen van een partner en bepaalde administratieve taken blijf je altijd zelf doen. De juiste contractafspraken en een heldere verantwoordelijkheidsverdeling zorgen ervoor dat uitbesteding volledig voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.

Welke wettelijke verplichtingen blijven bij jou als werkgever liggen?

Ook bij uitbesteding van verzuimbegeleiding blijf je als werkgever eindverantwoordelijk voor het naleven van de Wet verbetering poortwachter. Je mag de uitvoering delegeren, maar de wettelijke aansprakelijkheid blijft altijd bij jou liggen. Dit betekent dat je bij overtredingen door de arbodienst alsnog een loonsanctie van het UWV kunt krijgen.

De taken die je altijd zelf houdt, zijn het tijdig doorgeven van ziekmeldingen in week 1, het bewaken van alle wettelijke termijnen en het zorgen voor correcte communicatie met het UWV. Je bent verplicht om twee jaar lang 70% van het laatste loon door te betalen en moet ervoor zorgen dat alle verplichte stappen worden uitgevoerd.

Wat je wel mag delegeren aan een gecertificeerde arbodienst, zijn de probleemanalyse in week 6, het opstellen van het Plan van aanpak in week 8, de eerstejaarsevaluatie in week 52 en de medische begeleiding door een bedrijfsarts. De arbodienst voert deze taken uit namens jou, maar jij blijft verantwoordelijk voor het eindresultaat.

Wat moet je controleren bij het kiezen van een arbodienst?

Een arbodienst moet voldoen aan strikte certificeringseisen voordat je verzuim uitbesteden kunt overwegen. Controleer altijd of de arbodienst beschikt over een geldige certificering volgens de Arbowet en of alle bedrijfsartsen en arboverpleegkundigen geregistreerd staan bij hun beroepsverenigingen.

Belangrijke compliance-eisen om te verifiëren zijn:

• ISO 9001-certificering voor kwaliteitsmanagement
• Registratie van bedrijfsartsen bij de NVAB (Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde)
• Aantoonbare ervaring met de Wet verbetering poortwachter-procedures
• Duidelijke rapportagestructuur met vaste termijnen
• Adequate verzekering voor beroepsaansprakelijkheid

Vraag altijd om referenties van bestaande klanten en controleer of de arbodienst kan aantonen dat zij de wettelijke termijnen consequent naleeft. Een betrouwbare partner kan concrete voorbeelden geven van zijn werkwijze en heeft transparante contractvoorwaarden zonder verborgen kosten.

Hoe zorg je dat uitbesteding voldoet aan de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter kent strikte termijnen die ook bij uitbesteding volledig nageleefd moeten worden. Je arbodienst moet aantonen dat zij alle wettelijke deadlines kan halen: week 6 voor de probleemanalyse, week 8 voor het Plan van aanpak, week 42 voor de UWV-melding en week 52 voor de eerstejaarsevaluatie.

Borg deze compliance in je contract door specifieke afspraken te maken over:

• Maximale responstijden voor elke wettelijke stap
• Automatische meldingen bij het naderen van deadlines
• Duidelijke escalatieprocedures bij vertraging
• Rapportage-eisen met vaste momenten en formats
• Aansprakelijkheidsregelingen bij het missen van termijnen

Zorg ervoor dat je contract bepaalt dat de arbodienst je proactief informeert over de voortgang van elk verzuimgeval. Je moet altijd inzicht hebben in de status van alle lopende dossiers en tijdig worden gewaarschuwd als er risico’s zijn voor het niet halen van wettelijke verplichtingen.

Welke administratieve verplichtingen heb je nog steeds zelf?

Bepaalde administratieve taken kun je nooit volledig uitbesteden en blijven altijd jouw verantwoordelijkheid als werkgever. Je moet zelf de eerste ziekmelding registreren en doorgeven aan je arbodienst, meestal binnen 24 uur na de melding van de werknemer.

Administratieve taken die je zelf houdt, zijn:

• Het bijhouden van het ziekteverzuimregister met alle meldingen
• Het bewaren van alle correspondentie en documenten gedurende minimaal vijf jaar
• De directe communicatie met het UWV over 42e-weeksmeldingen
• De interne documentatie van verzuimgesprekken en afspraken
• De registratie van loonbetalingen en eventuele onderbrekingen

Je blijft ook verantwoordelijk voor het informeren van je eigen organisatie over het verzuimbeleid en de procedures. Leidinggevenden moeten weten hoe zij moeten handelen bij ziekmeldingen en welke rol de arbodienst speelt in het proces. Deze interne communicatie en training kun je niet delegeren aan externe partijen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met compliance bij verzuim uitbesteden

Wij nemen de volledige complianceverantwoordelijkheid over zodra je verzuim aan ons uitbesteedt. Onze ISO 9001-gecertificeerde processen zorgen ervoor dat alle wettelijke termijnen van de Wet verbetering poortwachter consequent worden nageleefd, van de probleemanalyse in week 6 tot en met de eerstejaarsevaluatie in week 52.

Onze complianceondersteuning omvat:

• Geautomatiseerde termijnbewaking met proactieve waarschuwingen
• Vaste casemanagers die je volledig ontzorgen in het proces
• Directe rapportage via ons webportaal met realtime inzicht
• Juridische back-up bij complexe re-integratievraagstukken
• Volledige documentatie die voldoet aan alle bewaarplichten

Met ons Vitaal Plus-pakket krijg je verzuimbegeleiding vanaf dag 1, met een vaste casemanager die alle administratieve verplichtingen voor je regelt. Je houdt volledige controle via ons webportaal, terwijl wij garanderen dat alle compliance-eisen worden nageleefd. Neem contact op voor een vrijblijvende analyse van jouw huidige verzuimsituatie en ontdek hoe wij je volledig kunnen ontzorgen met onze professionele verzuimbegeleiding diensten.