Een verzuimportal is een digitaal systeem waarmee je ziekteverzuim registreert, beheert en opvolgt. Het biedt functies zoals ziekmelden, documentopslag, automatische herinneringen voor wettelijke verplichtingen, en communicatie tussen werkgever en werknemer. Een goede verzuimportal helpt je tijd te besparen, overzicht te houden en de Wet Verbetering Poortwachter na te leven. Je vindt er basisfuncties zoals verzuimregistratie en geavanceerde mogelijkheden zoals analytics en koppelingen met je salarisadministratie.

Wat is een verzuimportal precies?

Een verzuimportal is een online platform waar je alle informatie over ziekteverzuim verzamelt en beheert. Het werkt als een digitaal dossier waarin je ziekmeldingen registreert, voortgang bijhoudt, documenten opslaat en communiceert met zieke medewerkers. Steeds meer bedrijven stappen over op een verzuimportal omdat het overzichtelijk is en je helpt om niets te vergeten tijdens de verzuimbegeleiding.

Vroeger werkten veel organisaties met Excel-bestanden of papieren dossiers. Dat betekende vaak zoeken naar de juiste informatie, handmatig deadlines bijhouden en documenten die verspreid lagen over verschillende plekken. Een verzuimportal brengt alles samen op één plek. Je logt in, ziet direct welke medewerkers ziek zijn, wanneer je een gesprek moet plannen en welke documenten er nodig zijn.

Het grote voordeel is dat je als werkgever of HR-professional meteen ziet wat er moet gebeuren. Het systeem houdt bij wanneer de eerste werkdag was, wanneer je een probleemanalyse moet aanvragen en wanneer de deadline voor het re-integratieplan nadert. Zo voorkom je dat je belangrijke stappen vergeet, wat problemen met het UWV kan voorkomen.

Welke basisfuncties heeft elke goede verzuimportal?

Elke verzuimportal heeft een aantal standaardfuncties die je dagelijks gebruikt. De ziekmeldingsfunctie is vaak het startpunt. Een medewerker kan zich ziek melden via de portal, of jij als werkgever registreert de melding. Het systeem slaat automatisch de datum en tijd op, wat belangrijk is voor de wettelijke administratie.

Daarnaast vind je in elke goede portal een overzicht van alle lopende verzuimgevallen. Je ziet in één oogopslag wie er ziek is, hoe lang al, en wat de volgende stappen zijn. Dit scheelt enorm veel tijd vergeleken met het handmatig bijhouden in spreadsheets.

Documentopslag is een andere belangrijke functie. Alle brieven, medische informatie, gespreksverslagen en re-integratieplannen bewaar je digitaal in het dossier van de medewerker. Alles staat op één plek, netjes geordend en makkelijk terug te vinden. Dit is vooral handig als je later iets moet opzoeken of aan het UWV moet laten zien.

Ook communicatie loopt vaak via de portal. Je kunt berichten sturen naar de zieke medewerker, afspraken plannen en updates delen. De medewerker kan op zijn beurt vragen stellen of informatie doorgeven. Dit houdt alle communicatie bij elkaar, wat helpt bij een goede verzuimbegeleiding.

Hoe helpt een verzuimportal bij wettelijke verplichtingen?

De Wet Verbetering Poortwachter stelt strikte eisen aan hoe je met verzuim omgaat. Een verzuimportal helpt je om aan al deze verplichtingen te voldoen door automatische herinneringen te sturen wanneer er actie nodig is. Denk aan het eerste gesprek binnen zes weken, de probleemanalyse, het opstellen van een plan van aanpak en de evaluaties.

Het systeem houdt alle deadlines bij en waarschuwt je ruim op tijd. Zo vergeet je niet om de bedrijfsarts in te schakelen bij zes weken verzuim, of om het re-integratieplan op tijd klaar te hebben. Deze herinneringen zijn waardevol, omdat je als werkgever vaak meerdere verzuimgevallen tegelijk beheert en het lastig is om alles zelf bij te houden.

Een ander belangrijk punt is de documentatie van contactmomenten. De wet verplicht je om gesprekken en afspraken vast te leggen. In een verzuimportal registreer je elk contact met de medewerker, inclusief datum, onderwerpen en afspraken. Dit creëert een volledig dossier dat je kunt gebruiken als het UWV om informatie vraagt.

Ook het genereren van rapportages voor het UWV gaat via de portal veel makkelijker. Je kunt met een paar klikken een overzicht maken van alle stappen die je hebt genomen, alle documenten verzamelen en aantonen dat je je aan de wet hebt gehouden. Dit bespaart stress en voorkomt problemen met de loonsanctie.

Welke geavanceerde functies maken het verschil?

Naast de basisfuncties bieden veel verzuimportals extra mogelijkheden die vooral handig zijn als je verzuim serieus wilt aanpakken. Analytics en rapportages geven je inzicht in patronen. Je ziet bijvoorbeeld het verzuimpercentage per afdeling, de gemiddelde verzuimduur, de kosten van verzuim en trends over tijd. Deze informatie helpt je om gerichte maatregelen te nemen.

Koppelingen met andere systemen maken het werk nog efficiënter. Denk aan een koppeling met je salarisadministratie, zodat verzuimgegevens automatisch worden doorgegeven. Of een koppeling met je HR-software, waardoor personeelsgegevens altijd up-to-date zijn. Dit voorkomt dubbel werk en vermindert de kans op fouten.

Automatische workflows zijn ook waardevol. Het systeem kan bijvoorbeeld automatisch een taak aanmaken voor de leidinggevende wanneer een medewerker zich ziekmeldt, of een herinnering sturen naar de medewerker om een update te geven. Deze automatisering zorgt ervoor dat processen soepel verlopen zonder dat je er constant bovenop hoeft te zitten.

Digitale handtekeningen maken het mogelijk om documenten zoals het plan van aanpak digitaal te laten ondertekenen. Dit scheelt printen, scannen en mailen. Preventieve modules helpen je om verzuim te voorkomen door bijvoorbeeld vragenlijsten over werkdruk of stress aan te bieden. Dashboards geven managers direct inzicht in de verzuimsituatie binnen hun team.

Hoe kies je een verzuimportal die bij jouw organisatie past?

Bij het kiezen van een verzuimportal zijn een aantal factoren belangrijk. Begin met gebruiksvriendelijkheid. Een portal moet makkelijk te begrijpen zijn, zowel voor jou als HR-professional als voor medewerkers die zich ziek melden. Als het systeem ingewikkeld is, gaan mensen het niet gebruiken of maken ze fouten.

Kijk ook naar toegankelijkheid. Kun je de portal alleen via een browser gebruiken, of is er ook een app? Een app is handig voor medewerkers die zich onderweg willen ziekmelden of snel een update willen geven. Voor jou als werkgever kan het prettig zijn om ook vanaf je telefoon verzuimgevallen te kunnen checken.

Koppelingsmogelijkheden zijn vooral relevant als je al andere systemen gebruikt. Vraag jezelf af of de portal kan koppelen met je salarisadministratie, HR-systeem of planning. Dit voorkomt dat je gegevens handmatig moet overzetten. Ook schaalbaarheid is belangrijk. Groeit je bedrijf? Zorg dan dat de portal meegroeit zonder dat je later opnieuw moet overstappen.

Ondersteuning en training maken het verschil bij de start. Krijg je hulp bij het opzetten van de portal? Is er een helpdesk waar je terecht kunt met vragen? En worden je medewerkers getraind in het gebruik? Stel jezelf ook praktische vragen: hoeveel medewerkers hebben we, werken we met externe partners voor verzuimbegeleiding, en wat kunnen we uitgeven? Deze antwoorden helpen je om de juiste keuze te maken.

Een verzuimportal die echt werkt

Een goede verzuimportal maakt verzuimbegeleiding overzichtelijk, efficiënt en wettelijk correct. Het bespaart je tijd, voorkomt fouten en geeft je inzicht in wat er speelt binnen je organisatie. Of je nu een kleine werkgever bent die net begint met gestructureerd verzuimbeheer, of een grotere organisatie die verzuim actief wil terugdringen, de juiste portal past bij jouw situatie.

Bij Masters in Vitaliteit werken we met een verzuimportal die alle functies biedt die je nodig hebt voor professionele full service dienstverlening. Onze klanten krijgen toegang tot het systeem als onderdeel van onze dienstverlening, inclusief persoonlijke ondersteuning van een vaste casemanager. Zo combineer je de voordelen van een slim systeem met de expertise van ervaren professionals. Wil je weten hoe wij je kunnen helpen met verzuimbegeleiding? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.