De Wet Verbetering Poortwachter (WVP) stelt duidelijke eisen aan werkgevers en werknemers bij langdurig ziekteverzuim. Voldoe je niet aan deze re-integratieverplichtingen, dan kan het UWV bij de poortwachtertoets een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je als werkgever tot een jaar langer het loon moet doorbetalen. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties onbewust steken laten vallen in hun verzuimbegeleiding. In dit artikel beschrijven we zeven concrete signalen die erop wijzen dat jouw verzuimproces niet op orde is, zodat je tijdig kunt bijsturen.

Wanneer loopt jouw organisatie risico op sancties?

Het UWV beoordeelt aan het einde van twee jaar ziekte of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan aan re-integratie. Deze poortwachtertoets is het moment waarop alle inspanningen worden gewogen. Blijkt het verzuimdossier onvolledig, zijn stappen te laat gezet of ontbreekt de regie, dan volgt een loonsanctie van het UWV. Gemiddeld kost elke verzuimdag een werkgever zo’n 300 euro, dus een extra jaar loondoorbetaling loopt al snel op tot tienduizenden euro’s.

Het risico op sancties is het grootst wanneer meerdere van de onderstaande signalen tegelijk voorkomen. Herken je er een of meer? Dan is het verstandig om direct actie te ondernemen en je verzuimbegeleiding kritisch onder de loep te nemen.

1: Het verzuimdossier is onvolledig of niet actueel

Een compleet en actueel verzuimdossier vormt de ruggengraat van elke re-integratie. Het UWV verwacht dat alle contactmomenten, afspraken, adviezen van de bedrijfsarts en genomen stappen zorgvuldig zijn vastgelegd. Ontbreken er documenten of zijn verslagen niet bijgewerkt, dan kan het UWV concluderen dat je als werkgever onvoldoende inspanningen hebt geleverd.

In de praktijk gaat het vaak mis doordat leidinggevenden gesprekken voeren zonder deze vast te leggen, of doordat documenten verspreid staan over verschillende systemen. Een vaste casemanager die het verzuimproces coördineert, helpt om het dossier op orde te houden. Zorg ervoor dat elk gesprek, elke wijziging en elk advies direct wordt geregistreerd in een centraal systeem.

2: De probleemanalyse komt te laat of ontbreekt

Binnen zes weken na de eerste ziektedag moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. In deze beoordeling beschrijft de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel. De probleemanalyse vormt de basis voor het gehele re-integratietraject en bepaalt welke stappen werkgever en werknemer moeten zetten.

Wanneer de probleemanalyse te laat komt of helemaal ontbreekt, mist het plan van aanpak een stevig fundament. Het UWV ziet dit als een serieus verzuim in de WVP-verplichtingen. Zorg er daarom voor dat de bedrijfsarts tijdig wordt ingeschakeld en dat het eerste consult ruim binnen de termijn van zes weken plaatsvindt. Wacht niet af tot de deadline nadert.

3: Er is geen plan van aanpak binnen acht weken

Uiterlijk in de achtste week van het verzuim moeten werkgever en werknemer samen een plan van aanpak (PvA) opstellen. Dit document beschrijft concreet welke re-integratieactiviteiten worden ondernomen, wie waarvoor verantwoordelijk is en welk einddoel wordt nagestreefd. Het plan van aanpak bouwt voort op de probleemanalyse van de bedrijfsarts.

Veel organisaties onderschatten het belang van dit document of stellen het op als formaliteit zonder concrete afspraken. Het UWV toetst niet alleen of het PvA er is, maar ook of de inhoud realistisch en passend is bij de situatie. Een goed plan van aanpak bevat meetbare doelen, duidelijke termijnen en afspraken over werkaanpassingen of alternatieve werkzaamheden. Betrek de werknemer actief bij het opstellen, want ook de medewerker heeft re-integratieverplichtingen.

4: Bijstellingen en evaluaties worden overgeslagen

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat het plan van aanpak minimaal elke zes weken wordt geëvalueerd. Tijdens deze evaluaties beoordelen werkgever en werknemer of de afgesproken activiteiten effect hebben en of het plan moet worden bijgesteld. In de praktijk worden deze evaluatiemomenten regelmatig overgeslagen, uitgesteld of slechts oppervlakkig uitgevoerd.

Juist deze tussentijdse bijstellingen laten het UWV zien dat je als werkgever actief betrokken bent bij het re-integratieproces. Verandert de situatie van de werknemer, dan moet het plan van aanpak daarop worden aangepast. Documenteer elke evaluatie zorgvuldig en leg vast welke wijzigingen zijn doorgevoerd en waarom. Een casemanager verzuim kan deze evaluatiecyclus bewaken en ervoor zorgen dat geen enkel moment wordt gemist.

5: Spoor twee wordt te laat of niet ingezet

Wanneer terugkeer in de eigen functie of bij de eigen werkgever niet meer haalbaar is, moet je als werkgever re-integratie bij een andere werkgever opstarten. Dit wordt spoor twee genoemd. Veel werkgevers wachten hier te lang mee, vaak in de hoop dat de werknemer alsnog intern kan terugkeren. Dat is begrijpelijk, maar het UWV verwacht dat je tijdig beide sporen verkent.

De richtlijn is om uiterlijk na het eerste ziektejaar te beoordelen of spoor twee nodig is, maar in veel gevallen is het verstandig om hier al eerder mee te starten. Een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) kan helpen bepalen of het eigen werk nog passend is gezien de beperkingen. Wordt spoor twee te laat ingezet, dan is dat een veelvoorkomende reden voor een loonsanctie van het UWV. Laat je hierover tijdig adviseren door de bedrijfsarts of een arbeidsdeskundige.

6: De bedrijfsarts wordt niet regelmatig geconsulteerd

De bedrijfsarts speelt een centrale rol in de ziekteverzuimbegeleiding. Deze arts bepaalt de medische beperkingen, adviseert over belastbaarheid en stelt de probleemanalyse op. Toch zien we regelmatig dat organisaties de bedrijfsarts alleen inschakelen op de verplichte momenten en tussentijdse consulten overslaan.

Regelmatig contact met de bedrijfsarts zorgt ervoor dat het re-integratietraject aansluit bij de actuele gezondheidssituatie van de werknemer. Bij veranderingen in de belastbaarheid kan de bedrijfsarts het advies bijstellen, wat weer doorwerkt in het plan van aanpak. Het UWV verwacht dat de bedrijfsarts gedurende het gehele verzuimtraject betrokken blijft. Plan daarom vaste consulten in en schakel de bedrijfsarts ook tussentijds in wanneer de situatie daarom vraagt.

7: De regie over het verzuimproces ontbreekt

Dit is misschien wel het meest voorkomende signaal: niemand houdt het overzicht. Termijnen worden gemist, documenten raken zoek en leidinggevenden weten niet precies wat er van hen wordt verwacht. Zonder duidelijke regie over het verzuimproces vallen alle andere stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter als een kaartenhuis in elkaar.

Goede regie betekent dat er een vast aanspreekpunt is dat alle deadlines bewaakt, alle betrokken partijen aanstuurt en het complete dossier beheert. Een ervaren casemanager verzuim vervult precies deze rol. Deze professional werkt op drie niveaus: met de medewerker, de leidinggevende en de organisatie. Daarnaast is het belangrijk om te beseffen dat de leidinggevende de grootste voorspeller is van verzuim. Investeer daarom ook in het ondersteunen van je management bij het voeren van goede verzuimgesprekken en het signaleren van risico’s.

Voorkom sancties met professionele verzuimbegeleiding

Herken je een of meer van bovenstaande signalen in jouw organisatie? Dan is het tijd om je verzuimbegeleiding te versterken. De Wet Verbetering Poortwachter laat weinig ruimte voor fouten, en de financiële gevolgen van een loonsanctie zijn aanzienlijk. Gelukkig kun je met de juiste aanpak veel problemen voorkomen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimbegeleiding

Als gecertificeerde arbodienst ondersteunen we organisaties bij het opzetten en uitvoeren van een waterdicht verzuimproces dat volledig voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter. Onze aanpak richt zich niet alleen op het naleven van de regels, maar ook op het daadwerkelijk versnellen van herstel en re-integratie.

Concreet bieden we het volgende via onze diensten op het gebied van verzuim:

• Vaste casemanager die alle termijnen bewaakt, het dossier op orde houdt en werkt op het niveau van medewerker, leidinggevende en organisatie
• Tijdige inzet van de bedrijfsarts voor probleemanalyses, tussentijdse consulten en bijstellingen van het re-integratieadvies
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1 met ons Vitaal Plus pakket, zodat je direct grip hebt op het proces
• Ondersteuning van leidinggevenden bij het voeren van effectieve verzuimgesprekken en het creëren van een gezonde werkcultuur
• Compleet webportaal waarin alle documenten, evaluaties en afspraken centraal worden vastgelegd

Met twee ervaren bedrijfsartsen in ons directieteam en een team van 45 professionals garanderen we korte lijnen en deskundig advies. We weten dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft en stemmen onze begeleiding daarop af. Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat? Neem contact met ons op voor een gesprek over je verzuimaanpak.