Wanneer een medewerker na 104 weken ziekteverzuim nog steeds niet kan werken, sta je als werkgever voor een reeks belangrijke beslissingen. De loondoorbetalingsplicht loopt af, het UWV beoordeelt het re-integratiedossier en er moet duidelijkheid komen over de toekomst van het dienstverband. Dit zijn stappen die je zorgvuldig moet zetten, want fouten in dit proces kunnen leiden tot een loonsanctie of juridische complicaties. In dit artikel doorlopen we de zeven stappen die je als werkgever neemt wanneer een medewerker na 2 jaar niet kan werken, zodat je goed voorbereid bent op het einde van de wachttijd.

Wat gebeurt er na twee jaar ziekteverzuim?

Na 104 weken ziekteverzuim bereik je als werkgever een kantelpunt. De wettelijke loondoorbetalingsplicht eindigt en het UWV neemt de beoordeling over. Gedurende die twee jaar heb je samen met je medewerker gewerkt aan re-integratie volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Nu volgt de WIA-beoordeling, waarbij het UWV bepaalt of je medewerker recht heeft op een uitkering via de WGA of IVA.

Het einde van de wachttijd in de Ziektewet betekent niet automatisch dat het dienstverband stopt. Je hebt als werkgever nog steeds verplichtingen, en de keuzes die je nu maakt hebben gevolgen voor zowel de medewerker als de organisatie. Daarom is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Hieronder vind je de zeven stappen die je helpen om dit proces correct en zorgvuldig te doorlopen.

1: Evalueer het re-integratiedossier tijdig

Begin ruim voor het einde van de 104 weken met een grondige evaluatie van het re-integratiedossier. Dit dossier bevat alle documenten die je gedurende het verzuimtraject hebt opgebouwd: de probleemanalyse van de bedrijfsarts, het Plan van Aanpak, de bijstellingen, het arbeidsdeskundig onderzoek en de eerstejaarsevaluatie. Het UWV beoordeelt dit dossier om te bepalen of je als werkgever voldoende hebt gedaan aan re-integratie.

Controleer of alle verplichte documenten aanwezig en actueel zijn. Ontbrekende stukken of gaten in de verslaglegging vormen een risico op een loonsanctie, waardoor je tot een jaar langer loon moet doorbetalen. Start deze evaluatie minimaal drie maanden voor het einde van de wachttijd, zodat je eventuele tekortkomingen nog kunt herstellen.

Deze stap is vooral relevant voor organisaties die niet vanaf het begin een vaste casemanager hebben ingezet. Een casemanager bewaakt namelijk de voortgang en zorgt ervoor dat alle stappen volgens de Wet Verbetering Poortwachter worden uitgevoerd. Zonder die structuur loop je het risico dat documenten incompleet zijn.

2: Dien de WIA-aanvraag op tijd in

De WIA-aanvraag moet uiterlijk in week 93 van het verzuim worden ingediend bij het UWV. Dit is de verantwoordelijkheid van de medewerker, maar als werkgever heb je een actieve rol in het faciliteren van dit proces. Informeer je medewerker tijdig over de aanvraag en help waar nodig met het verzamelen van de benodigde documenten.

Bij de WIA-aanvraag hoort het re-integratieverslag, dat bestaat uit alle documenten uit het re-integratiedossier. Het UWV gebruikt dit verslag om te beoordelen of de re-integratie-inspanningen voldoende zijn geweest. Dien je de aanvraag te laat in, dan kan het UWV de loondoorbetalingsplicht verlengen.

Houd er rekening mee dat het UWV na ontvangst van de aanvraag tijd nodig heeft voor de beoordeling. Zorg dat je als werkgever bereikbaar bent voor eventuele vragen en dat je snel kunt reageren als het UWV aanvullende informatie opvraagt.

3: Laat een arbeidsdeskundig onderzoek uitvoeren

Een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) brengt in kaart welke mogelijkheden je medewerker nog heeft om te werken, gegeven de medische beperkingen. De arbeidsdeskundige kijkt naar de match tussen de belastbaarheid van de medewerker en de belasting van het werk. Dit onderzoek vormt een belangrijk onderdeel van het re-integratieverslag.

Het ADO geeft concrete adviezen over aanpassingen aan de werkplek, aangepaste taken of alternatieve functies binnen of buiten de organisatie. Als werkgever gebruik je deze adviezen om te bepalen welke herplaatsingsmogelijkheden realistisch zijn. Zorg dat het onderzoek actueel is op het moment van de WIA-aanvraag, zodat het UWV een helder beeld krijgt van de situatie.

Dit onderzoek is vooral waardevol wanneer er onduidelijkheid bestaat over wat de medewerker nog wel kan. Het biedt een objectieve basis voor gesprekken met de medewerker en voorkomt dat beslissingen worden genomen op basis van aannames.

4: Onderzoek herplaatsingsmogelijkheden intern

Als werkgever ben je verplicht om te onderzoeken of er binnen je organisatie een passende functie beschikbaar is voor de medewerker. Dit geldt zowel tijdens de re-integratie na 104 weken als bij een eventueel ontslag. De herplaatsingsplicht strekt zich uit tot functies die aansluiten bij de capaciteiten en beperkingen van de medewerker, eventueel met behulp van scholing of aanpassingen.

Breng alle beschikbare functies in kaart en toets deze aan het advies van de bedrijfsarts en de arbeidsdeskundige. Betrek hierbij ook functies die op korte termijn vrijkomen. Documenteer dit onderzoek zorgvuldig, want het UWV en de kantonrechter verwachten dat je kunt aantonen dat je serieus naar herplaatsing hebt gekeken.

Bij grotere organisaties zijn de mogelijkheden voor herplaatsing doorgaans ruimer dan bij kleinere bedrijven. Maar ook als je een kleiner bedrijf hebt, moet je aantoonbaar onderzoek doen. Denk daarbij ook aan re-integratie in het tweede spoor: het zoeken naar passend werk bij een andere werkgever.

5: Vraag een deskundigenoordeel aan bij twijfel

Loop je vast in het re-integratieproces of twijfel je of je als werkgever genoeg hebt gedaan? Dan kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Dit is een onafhankelijke beoordeling van de re-integratie-inspanningen, de arbeidsmogelijkheden van de medewerker of de passendheid van aangeboden werk.

Een deskundigenoordeel geeft je duidelijkheid voordat het UWV de definitieve beoordeling doet bij de WIA-aanvraag. Het helpt je om eventuele tekortkomingen in het dossier te identificeren en te herstellen. Zo verklein je het risico op een loonsanctie aanzienlijk.

Deze stap is met name nuttig wanneer er een verschil van inzicht bestaat tussen werkgever en medewerker over de re-integratiemogelijkheden, of wanneer je twijfelt aan het advies dat je hebt ontvangen. Het deskundigenoordeel biedt een objectief referentiepunt dat beide partijen verder helpt.

6: Bespreek de toekomst met de medewerker

Een open en eerlijk gesprek met je medewerker over de toekomst is een stap die je niet mag overslaan. Bespreek wat de uitkomsten van het re-integratietraject betekenen, welke mogelijkheden er nog zijn en wat de medewerker zelf wil. Dit gesprek verdient een zorgvuldige voorbereiding en een respectvolle toon.

Neem in het gesprek de uitkomsten van het arbeidsdeskundig onderzoek mee, de herplaatsingsmogelijkheden en de verwachte uitkomst van de WIA-beoordeling. Wees transparant over de scenario’s die op tafel liggen: terugkeer in aangepast werk, herplaatsing in een andere functie, of beëindiging van het dienstverband.

Vergeet niet dat achter elk dossier een mens staat. Twee jaar ziekte heeft impact op iemands leven, zelfvertrouwen en toekomstperspectief. Een goed gesprek draagt bij aan een waardig afscheid of een gemotiveerde terugkeer, en dat is voor beide partijen waardevol.

7: Neem een besluit over het dienstverband

Na het doorlopen van alle voorgaande stappen kom je bij het besluit over het dienstverband. Als de medewerker na 104 weken ziekteverzuim niet kan terugkeren in eigen of aangepast werk en herplaatsing niet mogelijk is, kun je als werkgever een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV of een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter.

Voordat je deze stap zet, controleer je of aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan. Het UWV toetst of je voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd, of herplaatsing daadwerkelijk onmogelijk is en of er geen opzegverbod geldt. Bij een positief besluit kun je het dienstverband beëindigen met inachtneming van de opzegtermijn en de transitievergoeding.

Houd er rekening mee dat je als eigenrisicodrager (ERD) voor de WGA ook na het einde van het dienstverband verantwoordelijk kunt blijven voor de re-integratie van je ex-medewerker. Laat je hierover goed adviseren, zodat je weet welke verplichtingen doorlopen.

Voorkom langdurig verzuim met proactieve begeleiding

De beste manier om te voorkomen dat je als werkgever na 104 weken voor deze complexe situatie staat, is door vanaf dag één actief te sturen op verzuimbegeleiding. Vroeg ingrijpen bij verzuim, aandacht voor werkdruk en stress, en het inzetten van een vaste casemanager maken het verschil tussen kortdurend en langdurig verzuim. Onderzoek laat zien dat een groot deel van langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, zoals problemen in de werksfeer of privésituatie. Door daar vroeg aandacht aan te besteden, voorkom je dat verzuim escaleert.

Investeer in duurzame inzetbaarheid door regelmatig een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) aan te bieden en leidinggevenden te trainen in het herkennen van signalen. Een gezonde werkcultuur waarin medewerkers zich gehoord voelen, verlaagt het verzuimrisico aanzienlijk.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij verzuimbegeleiding na 104 weken

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we werkgevers bij het volledige verzuimtraject, van de eerste ziekmelding tot en met de afronding na 104 weken ziekteverzuim. Onze aanpak richt zich op het voorkomen van langdurig verzuim én op het correct doorlopen van alle wettelijke stappen wanneer een medewerker na 2 jaar niet kan werken.

• Vaste casemanager die het re-integratiedossier bewaakt en zorgt dat je voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter
• Ervaren bedrijfsartsen in ons directieteam die probleemanalyses opstellen en medisch advies geven
• Arbeidsdeskundig onderzoek om de mogelijkheden van je medewerker objectief in kaart te brengen
• Begeleiding bij de WIA-aanvraag zodat het re-integratieverslag compleet en tijdig wordt ingediend
• Preventieve diensten gericht op het verlagen van werkdruk, stress en het bevorderen van duurzame inzetbaarheid

We werken met korte communicatielijnen en een compact team van 45 professionals, waardoor je altijd snel antwoord krijgt op je vragen. Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding voor een volledig overzicht van onze ondersteuning. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij arbodienst verzuimbegeleiding? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.