Bij een ziekmelding mag je als werkgever niet vragen naar de diagnose, de aard van de klachten of de oorzaak van de ziekte. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verbiedt het verwerken van medische gegevens door werkgevers. Alleen de bedrijfsarts mag medische informatie opvragen en beoordelen.

Dit betekent niet dat je als werkgever helemaal niets mag vragen. Er zijn wel degelijk vragen die je wél mag stellen, en die je zelfs móét stellen om aan je verplichtingen vanuit de Wet verbetering Poortwachter te voldoen. In dit artikel lees je precies welke vragen wel en niet mogen, wat de rol van de bedrijfsarts is en hoe je privacyovertredingen voorkomt bij verzuimbegeleiding.

Wat mag een werkgever wél vragen bij een ziekmelding?

Een werkgever mag bij een ziekmelding vragen naar de verwachte duur van het verzuim, of er lopende afspraken of werkzaamheden zijn die overgedragen moeten worden, en of de medewerker bereikbaar is. Daarnaast mag je vragen of de ziekte werkgerelateerd is en of de medewerker onder een vangnetregeling valt, zoals bij zwangerschap.

Concreet mag je als werkgever de volgende vragen stellen:

• Hoe lang verwacht de medewerker afwezig te zijn?
• Zijn er lopende taken of afspraken die overgedragen moeten worden?
• Is de medewerker bereikbaar voor contact?
• Heeft de ziekte een relatie met het werk?
• Valt de medewerker onder een vangnetregeling van het UWV?
• Kan de medewerker aangepast werk verrichten?

Deze vragen helpen je om het werk te organiseren en de eerste stappen in het verzuimproces te zetten. Ze geven je genoeg informatie om praktische maatregelen te nemen, zonder dat je de privacy van de medewerker schendt. Noteer de antwoorden op deze vragen zorgvuldig, want ze vormen de basis voor het verdere re-integratietraject.

Waarom mag een werkgever niet vragen naar de aard van de ziekte?

Een werkgever mag niet vragen naar de aard van de ziekte omdat medische gegevens bijzondere persoonsgegevens zijn onder de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens beschouwt het verwerken van gezondheidsgegevens door werkgevers als een ernstige privacyschending, ook wanneer een medewerker deze informatie vrijwillig deelt.

De reden hiervoor is dat er in de arbeidsrelatie sprake is van een machtsverhouding. Een medewerker kan zich onder druk gezet voelen om medische informatie te delen, zelfs als de werkgever het goedbedoeld vraagt. Daarom geldt: ook als een medewerker uit zichzelf vertelt wat er aan de hand is, mag je deze informatie niet registreren of opslaan in een verzuimsysteem.

Wat valt er precies onder verboden vragen?

Verboden vragen zijn alle vragen die direct of indirect informatie opleveren over de diagnose, symptomen, behandeling of medicatie van een medewerker. Denk aan vragen als “Wat heb je precies?”, “Welke medicijnen gebruik je?” of “Ben je bij een specialist geweest?”. Ook vragen over psychische klachten, zoals “Heb je last van een burn-out?”, zijn niet toegestaan.

Wat als de medewerker zelf informatie deelt?

Wanneer een medewerker uit eigen beweging vertelt over de diagnose of klachten, mag je daar als werkgever naar luisteren. Je mag deze informatie echter niet vastleggen, niet delen met collega’s en niet gebruiken bij beslissingen over het dienstverband. Noteer in het verzuimdossier uitsluitend de functionele beperkingen en mogelijkheden die de bedrijfsarts vaststelt in de probleemanalyse.

Wat is de rol van de bedrijfsarts bij ziekteverzuim?

De bedrijfsarts is de enige professional die medische informatie mag opvragen, beoordelen en vertalen naar functionele beperkingen en mogelijkheden voor werk. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op die de basis vormt voor het Plan van Aanpak en het verdere re-integratietraject.

Bij de verzuimbegeleiding vervult de bedrijfsarts meerdere taken. De bedrijfsarts beoordeelt of een medewerker daadwerkelijk arbeidsongeschikt is, welke beperkingen er zijn en welk werk de medewerker eventueel nog kan verrichten. Op basis van deze beoordeling adviseert de bedrijfsarts zowel de werkgever als de medewerker over de stappen richting herstel en werkhervatting.

Belangrijk om te weten: de bedrijfsarts deelt géén diagnose met de werkgever. De werkgever ontvangt alleen informatie over de functionele beperkingen, de verwachte herstelduur en adviezen voor re-integratie. Zo blijft de medische privacy van de medewerker gewaarborgd, terwijl de werkgever voldoende informatie heeft om het verzuimproces goed te begeleiden.

Naast de bedrijfsarts kan ook een arboverpleegkundige een rol spelen in het verzuimproces. Deze verpleegkundige werkt in taakdelegatie van de bedrijfsarts en ondersteunt bij de begeleiding van medewerkers in verzuim. De casemanager coördineert vervolgens het gehele verzuimproces en bewaakt of alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden uitgevoerd.

Wat zijn de gevolgen als een werkgever toch verboden vragen stelt?

Wanneer een werkgever toch verboden vragen stelt en medische gegevens verwerkt, kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen die kan oplopen tot honderdduizenden euro’s. Daarnaast kan het leiden tot een verstoorde arbeidsrelatie, juridische procedures en reputatieschade voor de organisatie.

De gevolgen zijn onder te verdelen in verschillende categorieën:

• Financiële sancties: De Autoriteit Persoonsgegevens kan forse boetes opleggen voor het onrechtmatig verwerken van bijzondere persoonsgegevens.
• Juridische gevolgen: Een medewerker kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een schadevergoeding eisen via de rechter.
• Arbeidsrechtelijke risico’s: Een verstoorde vertrouwensrelatie kan leiden tot langduriger verzuim en hogere kosten. Bedenk dat elke verzuimdag gemiddeld 300 euro kost.
• Loonsanctie: Als het UWV oordeelt dat de werkgever het re-integratieproces niet correct heeft uitgevoerd, kan een loonsanctie volgen waarbij de werkgever tot een jaar langer het loon moet doorbetalen.

Het stellen van verboden vragen kan bovendien een signaal zijn van een bredere cultuur waarin privacy onvoldoende wordt gerespecteerd. Dit ondermijnt het vertrouwen van medewerkers en kan ertoe leiden dat zij minder open communiceren over hun mogelijkheden voor werkhervatting.

Hoe voorkom je als werkgever privacyovertredingen bij verzuim?

Je voorkomt privacyovertredingen door een duidelijk verzuimprotocol op te stellen, leidinggevenden te trainen in wat zij wel en niet mogen vragen, en de verzuimbegeleiding te laten coördineren door een professionele casemanager. Zorg dat alleen de bedrijfsarts medische beoordelingen uitvoert.

Met de volgende stappen bouw je een solide basis voor privacyproof verzuimbeleid:

1. Stel een verzuimprotocol op: Leg vast welke vragen leidinggevenden mogen stellen bij een ziekmelding en welke informatie zij mogen registreren.
2. Train leidinggevenden: Zorg dat elke leidinggevende weet welke vragen verboden zijn en hoe zij een ziekmelding correct afhandelen.
3. Schakel een casemanager in: Een vaste casemanager bewaakt het proces en zorgt dat alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden gezet.
4. Werk samen met een bedrijfsarts: Laat medische beoordelingen altijd over aan de bedrijfsarts en baseer je re-integratiebeleid op de probleemanalyse.
5. Beveilig verzuimgegevens: Sla verzuiminformatie op in een beveiligd systeem en beperk de toegang tot geautoriseerde personen.

De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim. Door leidinggevenden goed te informeren over privacyregels en hen te ondersteunen bij het voeren van het juiste gesprek, creëer je een werkcultuur waarin medewerkers zich veilig voelen en sneller herstellen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimbegeleiding

Bij Masters in Vitaliteit begrijpen we dat verzuimbegeleiding meer is dan alleen het volgen van regels. We ondersteunen werkgevers bij het opzetten van een correct en effectief verzuimproces, waarbij de privacy van medewerkers altijd gewaarborgd blijft. Onze aanpak richt zich op vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon, omdat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft.

Dit bieden wij concreet:

• Vaste casemanager: Een persoonlijk aanspreekpunt dat het volledige verzuimproces coördineert en ervoor zorgt dat alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden uitgevoerd.
• Deskundige bedrijfsartsen: Ons directieteam bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen die garant staan voor medisch correcte beoordelingen en adviezen.
• Training voor leidinggevenden: We ondersteunen het management bij het voeren van de juiste gesprekken, zodat privacyovertredingen worden voorkomen.
• Drie pakketten op maat: Van Vitaal Basis voor wettelijke verplichtingen tot Vitaal Totaal voor volledige ontzorging, inclusief spreekuren en taakgedelegeerden. Bekijk ons volledige aanbod van diensten en pakketten voor meer informatie.
• Webportaal: Overzichtelijk inzicht in het verzuimproces, zonder dat medische gegevens onnodig worden gedeeld.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen met professionele verzuimbegeleiding? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.