In een verzuimgesprek bespreek je de mogelijkheden van de medewerker om te werken, de verwachte duur van het verzuim, eventuele aanpassingen in het werk en de vervolgstappen richting herstel en re-integratie. Je mag als werkgever niet vragen naar de aard van de ziekte, maar richt je op wat de medewerker wél kan doen. Naast deze praktische onderwerpen spelen ook wettelijke verplichtingen vanuit de Wet verbetering Poortwachter een belangrijke rol. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het voeren van een goed verzuimgesprek.

Welke wettelijke verplichtingen gelden bij een verzuimgesprek?

Bij een verzuimgesprek gelden de regels uit de Wet verbetering Poortwachter (WvP). Deze wet schrijft voor dat werkgever en werknemer samen actief werken aan re-integratie. De werkgever moet het verzuim tijdig registreren, contact onderhouden met de medewerker en binnen vastgestelde termijnen stappen ondernemen om terugkeer naar werk te bevorderen.

Concreet betekent dit dat je als werkgever binnen de eerste week van ziekmelding het verzuim meldt bij de arbodienst of bedrijfsarts. Uiterlijk in week zes stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op, waarin de beperkingen en mogelijkheden van de medewerker worden vastgelegd. Op basis daarvan stel je samen met de medewerker uiterlijk in week acht een Plan van Aanpak (PvA) op.

Daarnaast is het belangrijk om te weten wat je als werkgever niet mag vragen tijdens een verzuimgesprek. Je mag geen vragen stellen over de diagnose, de aard van de klachten of de behandeling. Wel mag je vragen naar:

• De verwachte duur van het verzuim
• Of de medewerker aangepast werk kan verrichten
• Of het verzuim werkgerelateerd is
• Hoe je als werkgever kunt ondersteunen bij herstel

Houd je je niet aan deze verplichtingen? Dan loop je het risico op een loonsanctie van het UWV, waarbij je tot een jaar langer het loon moet doorbetalen.

Welke onderwerpen komen aan bod in het eerste verzuimgesprek?

In het eerste verzuimgesprek bespreek je de werkmogelijkheden van de medewerker, de verwachte verzuimduur, bereikbaarheid en de eerste afspraken over contact en vervolgstappen. Het doel is om snel duidelijkheid te scheppen over wat de medewerker nog kan en hoe jullie samen het herstel bevorderen.

Een goed eerste verzuimgesprek bevat de volgende onderwerpen:

1. Bereikbaarheid en contactafspraken: Waar is de medewerker bereikbaar en hoe vaak nemen jullie contact op?
2. Verwachte duur: Heeft de medewerker een inschatting van hoe lang het verzuim duurt?
3. Werkmogelijkheden: Kan de medewerker (deels) aangepast werk doen, eventueel vanuit huis?
4. Werkgerelateerde oorzaken: Speelt het werk een rol bij het verzuim? Denk aan werkdruk, conflicten of arbeidsomstandigheden.
5. Overdracht van werkzaamheden: Welke taken moeten worden overgedragen en aan wie?
6. Vervolgafspraak: Wanneer spreken jullie elkaar weer?

Houd het gesprek open en betrokken. Toon oprechte interesse in het welzijn van de medewerker zonder door te vragen naar medische details. Een goed eerste gesprek legt de basis voor een soepel verzuimtraject en voorkomt dat het verzuim onnodig lang duurt.

Hoe verschilt een verzuimgesprek van een re-integratiegesprek?

Een verzuimgesprek vindt plaats aan het begin van het ziekteverzuim en richt zich op de actuele situatie, bereikbaarheid en eerste werkmogelijkheden. Een re-integratiegesprek volgt later in het traject en gaat specifiek over de terugkeer naar werk, inclusief concrete aanpassingen, opbouwschema’s en het Plan van Aanpak.

Het verzuimgesprek

Het verzuimgesprek voer je kort na de ziekmelding. De toon is verkennend: je brengt in kaart wat er aan de hand is (zonder medische details), hoe lang het verzuim naar verwachting duurt en wat de medewerker op korte termijn nog kan. Dit gesprek is vaak informeel en gericht op het behouden van contact.

Het re-integratiegesprek

Het re-integratiegesprek is formeler en vindt plaats nadat de bedrijfsarts een probleemanalyse heeft opgesteld. In dit gesprek werk je samen met de medewerker aan het Plan van Aanpak. Je bespreekt concrete doelen, aanpassingen in het werk, een eventueel opbouwschema en de verantwoordelijkheden van beide partijen. De casemanager bewaakt de voortgang en zorgt dat alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden uitgevoerd.

Kort gezegd: het verzuimgesprek gaat over “wat is er nu aan de hand?”, terwijl het re-integratiegesprek draait om “hoe komen we samen tot werkhervatting?”

Welke fouten maken leidinggevenden vaak tijdens een verzuimgesprek?

De meest voorkomende fouten zijn het vragen naar de diagnose, het te lang uitstellen van het eerste gesprek, het tonen van te weinig betrokkenheid en het ontbreken van duidelijke afspraken. Deze fouten vertragen het herstel en kunnen leiden tot langdurig verzuim of juridische problemen.

Hieronder de valkuilen die we in de praktijk het vaakst tegenkomen:

• Vragen naar de diagnose: Dit mag wettelijk niet. Leidinggevenden die doorvragen naar klachten of behandelingen schenden de privacy van de medewerker.
• Te lang wachten met contact: Hoe langer je wacht met het eerste gesprek, hoe groter de afstand wordt. Neem bij voorkeur binnen twee dagen contact op.
• Alleen focussen op terugkeerdatum: Een verzuimgesprek is geen onderhandeling over wanneer iemand terugkomt. Richt je op wat de medewerker wél kan.
• Geen concrete afspraken maken: Zonder duidelijke vervolgafspraken verslapt het contact en duurt het verzuim langer.
• Te weinig empathie tonen: Een zakelijke toon zonder oprechte interesse werkt demotiverend en vergroot de afstand.
• Het gesprek vermijden uit ongemak: Sommige leidinggevenden vinden verzuimgesprekken lastig en stellen ze uit. Dit werkt averechts.

Onderzoek laat zien dat de leidinggevende een van de grootste voorspellers is voor de duur van verzuim. Een goed gevoerd verzuimgesprek maakt het verschil tussen een snelle terugkeer en langdurige uitval. Investeer daarom in de gespreksvaardigheden van je leidinggevenden.

Wanneer moet de bedrijfsarts worden ingeschakeld bij verzuim?

De bedrijfsarts moet uiterlijk in de zesde week van het verzuim worden ingeschakeld om een probleemanalyse op te stellen. Bij complexe situaties, twijfel over de belastbaarheid of een vermoeden van werkgerelateerde oorzaken is het verstandig om de bedrijfsarts al eerder te betrekken.

Volgens de Wet verbetering Poortwachter is de probleemanalyse in week zes een harde verplichting. Maar wachten tot week zes is niet altijd verstandig. Schakel de bedrijfsarts eerder in wanneer:

• Het verzuim dreigt langer te duren dan twee weken
• Er sprake is van psychische klachten zoals stress of burn-out
• De medewerker en leidinggevende het niet eens worden over werkmogelijkheden
• Er een arbeidsconflict speelt dat het verzuim beïnvloedt
• De medewerker frequent kort verzuimt

De bedrijfsarts beoordeelt de medische beperkingen en adviseert over wat de medewerker wel en niet kan. Dit advies vormt de basis voor het Plan van Aanpak en beschermt zowel werkgever als werknemer. Daarnaast kan een arboverpleegkundige in taakdelegatie van de bedrijfsarts medewerkers begeleiden en adviseren over preventie en inzetbaarheid.

Hoe bereid je een effectief verzuimgesprek voor?

Een effectief verzuimgesprek bereid je voor door het verzuimdossier door te nemen, je vragen op te stellen, de wettelijke kaders te kennen en een rustige gespreksomgeving te kiezen. Goede voorbereiding zorgt ervoor dat het gesprek doelgericht verloopt en dat je concrete afspraken maakt.

Gebruik dit stappenplan om je voor te bereiden:

1. Bekijk het verzuimverleden: Is er sprake van frequent verzuim? Zijn er eerdere afspraken gemaakt die je moet opvolgen?
2. Stel je vragen van tevoren op: Denk na over wat je wilt bespreken. Focus op werkmogelijkheden, bereikbaarheid en ondersteuning.
3. Ken de wettelijke kaders: Weet wat je wel en niet mag vragen. Vermijd vragen over diagnose en behandeling.
4. Kies het juiste moment en de juiste plek: Plan het gesprek op een rustig moment en zorg voor privacy. Een telefoongesprek kan ook, maar een persoonlijk gesprek heeft de voorkeur bij langer verzuim.
5. Stel je open en empathisch op: Bereid je mentaal voor om te luisteren. Het gesprek is geen verhoor, maar een dialoog.
6. Noteer afspraken direct: Leg na het gesprek de gemaakte afspraken vast en deel deze met de medewerker.

Door je goed voor te bereiden, voer je het gesprek met vertrouwen en creëer je een basis voor effectieve verzuimbegeleiding. Dit helpt je om het verzuim kort te houden en de medewerker op een prettige manier te begeleiden naar herstel.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimbegeleiding

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we leidinggevenden en HR-professionals bij het voeren van effectieve verzuimgesprekken en het opzetten van een gedegen verzuimbeleid. We weten dat ongeveer 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, en daarom richten we ons op meer dan alleen het medische verhaal.

Wat we concreet voor je organisatie doen:

• Vaste casemanager: Vanaf de eerste verzuimdag heb je een vast aanspreekpunt dat het volledige verzuimproces coördineert en bewaakt
• Begeleiding op drie niveaus: We ondersteunen de medewerker, de leidinggevende én de organisatie bij het terugdringen van verzuim
• Deskundige bedrijfsartsen: Ons directieteam bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen die korte lijnen en snelle schakelmomenten garanderen
• Training en advies: We helpen leidinggevenden met het voeren van goede verzuimgesprekken en het herkennen van signalen die tot verzuim kunnen leiden
• Volledige ontzorging: Van wettelijke verplichtingen tot preventief advies, wij zorgen dat je organisatie voldoet aan de Wet verbetering Poortwachter. Bekijk ons volledige aanbod van diensten voor verzuimbegeleiding voor meer informatie

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen met professionele verzuimbegeleiding? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.