De probleemanalyse vormt de inhoudelijke basis voor het plan van aanpak. De bedrijfsarts stelt in de probleemanalyse vast welke beperkingen en mogelijkheden een zieke werknemer heeft, en op basis daarvan stellen werkgever en werknemer samen het plan van aanpak op met concrete afspraken over de re-integratie. Zonder een gedegen probleemanalyse mist het plan van aanpak richting en onderbouwing.

Deze koppeling is niet vrijblijvend: de Wet Verbetering Poortwachter schrijft beide documenten voor en het UWV beoordeelt na twee jaar ziekte of ze logisch op elkaar aansluiten. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de samenhang tussen de probleemanalyse en het plan van aanpak, zodat je als werkgever precies weet waar je aan toe bent.

Welke rol speelt de probleemanalyse binnen de Wet Verbetering Poortwachter?

De probleemanalyse is een verplicht document dat de bedrijfsarts uiterlijk in de zesde week van het ziekteverzuim opstelt. Hierin beschrijft de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden tot werkhervatting en het verwachte herstelverloop. Dit document vormt het startpunt van het re-integratietraject volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

Concreet beoordeelt de bedrijfsarts in de probleemanalyse de volgende punten:

• Welke functionele beperkingen de werknemer ervaart in relatie tot het werk
• Welke mogelijkheden er zijn om (aangepast) werk te verrichten
• Of er sprake is van een medische of niet-medische oorzaak van het verzuim
• Wat de verwachte duur van het herstel is
• Of er belemmeringen zijn voor re-integratie, bijvoorbeeld op het gebied van werk of privé

De probleemanalyse is daarmee meer dan een medisch rapport. Het geeft werkgever en werknemer een helder kader waarbinnen zij samen afspraken kunnen maken over de terugkeer naar werk. Zonder dit document ontbreekt de medische onderbouwing die nodig is om een passend plan van aanpak op te stellen. Het UWV controleert bij een eventuele WIA-aanvraag of de probleemanalyse tijdig en volledig is opgesteld als onderdeel van het re-integratiedossier.

Wat moet er in het plan van aanpak staan op basis van de probleemanalyse?

Het plan van aanpak vertaalt de bevindingen uit de probleemanalyse naar concrete re-integratieafspraken tussen werkgever en werknemer. Dit document moet uiterlijk in de achtste week van het ziekteverzuim klaar zijn en bevat doelen, acties en een tijdpad voor werkhervatting.

Op basis van de probleemanalyse neem je in het plan van aanpak minimaal de volgende onderdelen op:

1. Het einddoel van de re-integratie: volledige terugkeer in de eigen functie, aangepast werk of een andere functie, afhankelijk van wat de bedrijfsarts haalbaar acht.
2. Concrete activiteiten: welke stappen ondernemen werkgever en werknemer om het doel te bereiken? Denk aan aanpassing van werkuren, taken of werkplek.
3. Een tijdpad: wanneer worden welke stappen gezet en wanneer vindt evaluatie plaats?
4. De naam van de casemanager: de persoon die het verzuimproces coördineert en de voortgang bewaakt.
5. Afspraken over communicatie: hoe vaak en op welke manier houden werkgever en werknemer contact?

Het plan van aanpak moet logisch voortvloeien uit de probleemanalyse. Als de bedrijfsarts bijvoorbeeld aangeeft dat een werknemer beperkt belastbaar is door stressklachten, dan moeten de afspraken in het plan van aanpak gericht zijn op geleidelijke opbouw en het wegnemen van stressfactoren. Een plan van aanpak dat niet aansluit op de bevindingen van de bedrijfsarts mist onderbouwing en kan bij toetsing door het UWV problemen opleveren.

Wat gebeurt er als het plan van aanpak niet aansluit op de probleemanalyse?

Wanneer het plan van aanpak niet aansluit op de probleemanalyse, loopt de werkgever het risico op een loonsanctie van het UWV. Dit betekent dat de werkgever verplicht wordt om tot een jaar langer het loon van de zieke werknemer door te betalen, bovenop de reguliere twee jaar loondoorbetaling.

Het UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag het volledige re-integratiedossier. Daarbij kijkt het UWV specifiek of de stappen in het plan van aanpak logisch volgen uit de conclusies van de bedrijfsarts. Wanneer de probleemanalyse bijvoorbeeld aangeeft dat een werknemer geschikt is voor aangepast werk, maar het plan van aanpak geen concrete afspraken bevat over werkaanpassingen, beschouwt het UWV dit als onvoldoende re-integratie-inspanning.

Naast financiële gevolgen heeft een gebrekkige aansluiting ook praktische nadelen:

• De re-integratie verloopt trager omdat de werknemer activiteiten uitvoert die niet passen bij de beperkingen
• De werknemer kan overbelast raken als het plan van aanpak te ambitieus is ten opzichte van de probleemanalyse
• Er ontstaat onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, wat leidt tot stagnatie in het verzuimproces

Zorg er daarom altijd voor dat je het plan van aanpak opstelt met de probleemanalyse als leidraad. Bespreek twijfels direct met de bedrijfsarts of de casemanager, zodat beide documenten op één lijn blijven.

Hoe vaak moeten de probleemanalyse en het plan van aanpak worden bijgesteld?

Het plan van aanpak moet minimaal elke zes weken worden geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. De probleemanalyse wordt opnieuw opgesteld wanneer de medische situatie van de werknemer verandert of wanneer de bedrijfsarts hier aanleiding toe ziet, bijvoorbeeld bij het eerstejaarsevaluatiemoment.

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat werkgever en werknemer regelmatig de voortgang van de re-integratie bespreken. Bij elke evaluatie stel je de vraag: kloppen de afspraken nog met de huidige situatie? Als de werknemer sneller herstelt dan verwacht, kun je het plan van aanpak versnellen. Verslechtert de situatie, dan is een nieuwe probleemanalyse door de bedrijfsarts nodig om de koers bij te stellen.

Belangrijke momenten waarop bijstelling aan de orde is:

• Bij elke zeswekelijkse evaluatie van het plan van aanpak
• Na een consult bij de bedrijfsarts waarin nieuwe inzichten naar voren komen
• Bij de eerstejaarsevaluatie, het verplichte evaluatiemoment na 52 weken ziekte
• Wanneer een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) nieuwe mogelijkheden of beperkingen aan het licht brengt
• Als de werknemer of werkgever aangeeft dat de huidige afspraken niet meer werkbaar zijn

Door beide documenten actueel te houden, bouw je aan een compleet en sluitend re-integratiedossier. Dit beschermt je als werkgever tegen een loonsanctie en zorgt ervoor dat de werknemer de juiste begeleiding krijgt.

Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van deze documenten?

De bedrijfsarts is verantwoordelijk voor het opstellen van de probleemanalyse. Het plan van aanpak is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer, waarbij de casemanager het proces coördineert en bewaakt dat alle stappen tijdig worden gezet.

De rol van de bedrijfsarts en de arbodienst

De bedrijfsarts beoordeelt de medische situatie en stelt vast welke beperkingen en mogelijkheden er zijn. Dit doet de bedrijfsarts onafhankelijk: de werkgever mag geen invloed uitoefenen op de inhoud van de probleemanalyse. In sommige gevallen ondersteunt een arboverpleegkundige de bedrijfsarts bij de verzuimbegeleiding. Deze werkt in taakdelegatie en kan bepaalde consulten overnemen, maar de eindverantwoordelijkheid voor de probleemanalyse blijft bij de bedrijfsarts.

De rol van werkgever, werknemer en casemanager

Het plan van aanpak stellen werkgever en werknemer samen op. De werkgever neemt hierin het initiatief en zorgt dat het document tijdig wordt opgesteld en ondertekend. De werknemer is verplicht om mee te werken aan de re-integratie en de afspraken in het plan van aanpak na te komen. De casemanager fungeert als spil in dit proces: deze persoon bewaakt de termijnen, signaleert knelpunten en zorgt dat de probleemanalyse en het plan van aanpak op elkaar blijven aansluiten.

Als werkgever ben je eindverantwoordelijk voor een compleet re-integratiedossier. Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat de probleemanalyse tijdig wordt aangevraagd bij de arbodienst en dat het plan van aanpak binnen de wettelijke termijn klaarligt.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met de probleemanalyse en het plan van aanpak

Bij Masters in Vitaliteit zorgen we ervoor dat de probleemanalyse en het plan van aanpak naadloos op elkaar aansluiten. Onze ervaren bedrijfsartsen stellen een gedegen probleemanalyse op, en onze vaste casemanagers begeleiden je bij het vertalen daarvan naar een werkbaar plan van aanpak. Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding voor een volledig overzicht. Dit bieden we je concreet:

• Tijdige probleemanalyse: onze bedrijfsartsen leveren de probleemanalyse binnen de wettelijke termijn van zes weken, zodat je direct aan de slag kunt met het plan van aanpak.
• Vaste casemanager: een vast aanspreekpunt dat het volledige verzuimproces coördineert, termijnen bewaakt en zorgt dat beide documenten actueel en op elkaar afgestemd blijven.
• Begeleiding op drie niveaus: we ondersteunen niet alleen de werknemer, maar ook de leidinggevende en de organisatie bij het vormgeven van een effectieve re-integratie.
• Compleet re-integratiedossier: we helpen je bij het opbouwen van een dossier dat voldoet aan alle eisen van de Wet Verbetering Poortwachter, zodat je het risico op een loonsanctie minimaliseert.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.