Er is geen wettelijk vastgelegd maximum voor het aantal keren dat een werkgever mag bellen bij ziekte. Wel moet het contact redelijk en proportioneel zijn, en mag het de werknemer niet onder druk zetten of het herstel belemmeren. De Autoriteit Persoonsgegevens en de Wet verbetering Poortwachter geven kaders voor wat gepast is.

In de praktijk hangt de frequentie af van de fase van het verzuim, de aard van de klachten en de afspraken die werkgever en werknemer samen maken. Regelmatig contact is onderdeel van goede verzuimbegeleiding, maar er zit een grens aan wat redelijk is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over belcontact bij ziekte, van wat je wel en niet mag vragen tot hoe je het verzuimcontact professioneel inricht.

Welke regels gelden er voor contact tussen werkgever en zieke werknemer?

De Wet verbetering Poortwachter (WvP) verplicht werkgever en werknemer om samen actief te werken aan re-integratie. Dat betekent dat regelmatig contact onderdeel is van het verzuimproces. Er is geen specifieke wet die voorschrijft hoe vaak een werkgever mag bellen, maar het contact moet altijd redelijk, respectvol en gericht op werkhervatting zijn.

De belangrijkste regels en kaders voor contact bij ziekte komen uit verschillende bronnen:

• Wet verbetering Poortwachter: Werkgever en werknemer zijn beiden verantwoordelijk voor re-integratie. Regelmatig overleg hoort daarbij, onder meer voor het opstellen van een Plan van Aanpak en het bijhouden van de voortgang.
• Autoriteit Persoonsgegevens: De werkgever mag alleen vragen stellen die nodig zijn voor het inschatten van de werkmogelijkheden. Medische gegevens opvragen is niet toegestaan.
• Goed werkgeverschap (Burgerlijk Wetboek): De werkgever moet zich als goed werkgever gedragen. Dat betekent dat contact niet intimiderend, controlerend of buitensporig mag zijn.
• Verzuimprotocol: Veel organisaties leggen in een verzuimprotocol vast wanneer en hoe vaak er contact plaatsvindt. Dit protocol biedt duidelijkheid voor beide partijen.

Een werkgever die helemaal geen contact onderhoudt, loopt het risico op een loonsanctie van het UWV. Tegelijkertijd kan te intensief bellen leiden tot klachten en zelfs tot een verstoorde arbeidsrelatie. De balans vinden is daarom belangrijk.

Wat mag een werkgever wel en niet vragen tijdens een ziekmelding?

Een werkgever mag tijdens een ziekmelding vragen naar informatie die nodig is om het werk te organiseren en de re-integratie te starten. Vragen over de aard van de ziekte, de diagnose of de behandeling zijn niet toegestaan. De bedrijfsarts is de enige die medische informatie mag beoordelen.

Wat mag de werkgever wel vragen?

• Hoe lang de werknemer verwacht afwezig te zijn
• Of er lopende werkzaamheden zijn die overgedragen moeten worden
• Of de werknemer bereikbaar is en op welk adres hij of zij verblijft
• Of er aangepast werk mogelijk is (bijvoorbeeld minder uren of andere taken)
• Of het verzuim werkgerelateerd is (zonder door te vragen naar details)

Wat mag de werkgever niet vragen?

• Wat de werknemer precies mankeert of welke diagnose is gesteld
• Welke medicijnen de werknemer gebruikt
• Hoe de behandeling eruitziet of bij welke arts de werknemer onder behandeling is
• Of de werknemer psychische klachten heeft
• Details over privéomstandigheden die met de ziekte samenhangen

Wanneer een werknemer vrijwillig informatie deelt over de aard van de klachten, mag de werkgever deze informatie niet registreren in het personeelsdossier. Alleen de bedrijfsarts mag medische gegevens vastleggen en vertaalt deze naar functionele beperkingen en mogelijkheden in de probleemanalyse.

Wanneer wordt frequent bellen als onredelijk beschouwd?

Frequent bellen wordt als onredelijk beschouwd wanneer het contact geen duidelijk doel meer dient voor de re-integratie, wanneer de werknemer er aantoonbaar last van heeft, of wanneer het de indruk wekt van controle en wantrouwen in plaats van betrokkenheid. De context en de intentie achter het bellen bepalen of het redelijk is.

Er zijn verschillende situaties waarin belcontact de grens van het redelijke overschrijdt:

• Dagelijks bellen zonder aanleiding: Als er geen nieuwe ontwikkelingen zijn en er al afspraken staan, is dagelijks contact niet nodig en kan het als druk worden ervaren.
• Bellen buiten werktijden of in het weekend: Tenzij er een dringende reden is, hoort contact binnen normale werktijden plaats te vinden.
• Herhaaldelijk vragen naar medische details: Als de werkgever steeds opnieuw probeert te achterhalen wat de werknemer mankeert, is dat niet alleen onredelijk maar ook in strijd met de privacyregels.
• Contact dat herstel belemmert: Wanneer de bedrijfsarts aangeeft dat de werknemer rust nodig heeft en de werkgever toch blijft bellen, werkt dat herstel tegen.
• Druk uitoefenen om sneller terug te komen: Bellen met als doel de werknemer te overtuigen om eerder te starten dan medisch verantwoord is, valt onder onredelijk contact.

Wat redelijk is, verschilt per situatie. Bij kortdurend verzuim is een enkel telefoontje op de eerste dag en eventueel een vervolgcontact vaak voldoende. Bij langdurig verzuim is wekelijks of tweewekelijks contact gebruikelijker, afgestemd op de fase van het re-integratietraject en de afspraken in het Plan van Aanpak.

Wat kan een werknemer doen bij te veel belcontacten van de werkgever?

Een werknemer die vindt dat de werkgever te vaak belt, kan dit het beste eerst bespreekbaar maken met de leidinggevende of HR-afdeling. Lukt dat niet, dan kan de werknemer de bedrijfsarts inschakelen, een klacht indienen bij de ondernemingsraad, of in het uiterste geval juridisch advies inwinnen.

Het is verstandig om stapsgewijs te werk te gaan:

1. Bespreek het direct: Geef aan dat je het contact als te frequent ervaart en stel samen een contactmoment vast dat voor beide partijen werkt. Leg dit bij voorkeur schriftelijk vast.
2. Schakel de casemanager in: Een casemanager kan bemiddelen en helpen om duidelijke afspraken te maken over de frequentie en het doel van het contact.
3. Raadpleeg de bedrijfsarts: De bedrijfsarts kan tijdens het spreekuur adviseren over wat passend contact is, zeker als het veelvuldige bellen het herstel belemmert. Dit advies weegt zwaar voor de werkgever.
4. Dien een klacht in: Als het gesprek en de bemiddeling niet helpen, kan de werknemer een formele klacht indienen bij de HR-afdeling of de ondernemingsraad.
5. Zoek juridisch advies: Bij aanhoudend onredelijk contact kan een werknemer een arbeidsrechtadvocaat raadplegen of contact opnemen met het Juridisch Loket.

Het is belangrijk om het contact niet volledig te weigeren. De Wet verbetering Poortwachter verplicht ook de werknemer om mee te werken aan re-integratie. Wie helemaal niet bereikbaar is, riskeert een loonstop. Het gaat om het vinden van een werkbare balans.

Hoe richt een werkgever het verzuimcontact professioneel in?

Een werkgever richt verzuimcontact professioneel in door vooraf duidelijke afspraken vast te leggen in een verzuimprotocol, contactmomenten te plannen op vaste tijdstippen, en het gesprek altijd te richten op mogelijkheden en werkhervatting in plaats van op controle of de aard van de klachten.

Goed georganiseerde verzuimbegeleiding voorkomt misverstanden en draagt bij aan een sneller herstel. De volgende richtlijnen helpen daarbij:

• Stel een verzuimprotocol op: Leg vast wanneer de eerste contactmomenten plaatsvinden (bijvoorbeeld op dag 1 en dag 3), hoe vaak er daarna gebeld wordt, en wie het aanspreekpunt is.
• Wijs een vast contactpersoon aan: Een vaste casemanager of leidinggevende zorgt voor continuïteit en voorkomt dat de werknemer steeds opnieuw zijn of haar verhaal moet doen.
• Focus op mogelijkheden: Vraag wat de werknemer nog wel kan doen in plaats van wat er niet kan. Dit maakt het gesprek constructief en toekomstgericht.
• Respecteer de privacy: Vraag niet naar de diagnose of behandeling. Laat medische beoordelingen over aan de bedrijfsarts.
• Leg afspraken vast: Noteer na elk contactmoment kort wat er besproken is en welke vervolgafspraken er zijn gemaakt. Dit helpt bij de voortgang van het re-integratietraject.
• Train leidinggevenden: Zorg dat leidinggevenden weten wat ze wel en niet mogen vragen, en hoe ze een ondersteunend gesprek voeren. De leidinggevende is namelijk een van de grootste voorspellers van de duur van verzuim.

Door verzuimcontact professioneel en gestructureerd aan te pakken, voelt de werknemer zich gesteund in plaats van gecontroleerd. Dat versterkt het vertrouwen en vergroot de kans op een succesvolle terugkeer naar werk.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimbegeleiding

Bij Masters in Vitaliteit weten we dat goed verzuimcontact het verschil maakt tussen een snelle terugkeer en langdurige uitval. Wij ondersteunen werkgevers en werknemers bij elke stap van het verzuimproces, met een aanpak die gericht is op gedragsbeïnvloeding en duurzame inzetbaarheid. Omdat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, kijken we verder dan alleen de gezondheidsklachten.

Dit bieden wij concreet:

• Vaste casemanager: Elke organisatie krijgt een vast aanspreekpunt dat het verzuimproces coördineert, de voortgang bewaakt en zorgt dat alle stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter worden uitgevoerd.
• Begeleiding op drie niveaus: Onze casemanagers werken met de werknemer, de leidinggevende én de organisatie om het verzuim effectief aan te pakken.
• Deskundige bedrijfsartsen: Ons directieteam bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen die garant staan voor medisch-inhoudelijke kwaliteit en korte lijnen.
• Training voor leidinggevenden: We helpen managers om het verzuimgesprek professioneel te voeren en een gezonde werkcultuur te creëren.
• Flexibele pakketten: Van Vitaal Basis (wettelijke verplichtingen) tot Vitaal Totaal (volledige ontzorging), afgestemd op de behoeften van je organisatie. Bekijk ons volledige aanbod van diensten en pakketten voor meer informatie.

Wil je weten hoe wij jullie organisatie kunnen ondersteunen bij professionele verzuimbegeleiding? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe we samen het verzuim verlagen en de vitaliteit verhogen.