Een probleemanalyse van de bedrijfsarts is een verplichte beoordeling waarin de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden tot werkhervatting en het verwachte herstel van een zieke werknemer vastlegt. Dit document vormt de basis voor het re-integratietraject en moet uiterlijk in de zesde week van het ziekteverzuim worden opgesteld, zoals de Wet Verbetering Poortwachter voorschrijft. De probleemanalyse geeft richting aan alle vervolgstappen die werkgever en werknemer samen zetten om terugkeer naar werk mogelijk te maken.

In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de probleemanalyse bij ziekteverzuim: wanneer deze wordt opgesteld, wat erin staat, hoe het document verschilt van een plan van aanpak, en hoe je als werkgever het maximale uit deze analyse haalt.

Wanneer moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen?

De bedrijfsarts moet de probleemanalyse uiterlijk in de zesde week van het ziekteverzuim opstellen. Dit is een wettelijke verplichting die voortvloeit uit de Wet Verbetering Poortwachter (WvP). De probleemanalyse vormt het startpunt van het formele re-integratietraject en moet klaar zijn voordat werkgever en werknemer samen het plan van aanpak opstellen.

In de praktijk verloopt het proces als volgt: zodra een medewerker zich ziek meldt, begint de klok te tikken. Binnen zes weken beoordeelt de bedrijfsarts de situatie en stelt de probleemanalyse op. Vervolgens hebben werkgever en werknemer twee weken de tijd om op basis van deze analyse een plan van aanpak te maken. Dat betekent dat het plan van aanpak uiterlijk in week acht gereed moet zijn.

Let op: als het verzuim langer duurt of de situatie verandert, kan de bedrijfsarts de probleemanalyse bijstellen. Denk aan een verslechtering van de gezondheid, een wijziging in de werksituatie of nieuwe inzichten over de oorzaak van het verzuim. In zulke gevallen is een actualisatie van de probleemanalyse nodig om het re-integratietraject op koers te houden.

Wat staat er precies in een probleemanalyse?

In een probleemanalyse beschrijft de bedrijfsarts de beperkingen van de werknemer, de mogelijkheden die er nog zijn om te werken, en een inschatting van het verwachte herstel. Het document bevat geen medische diagnose, maar richt zich op wat de medewerker wel en niet kan in relatie tot het werk.

Een probleemanalyse bevat doorgaans de volgende onderdelen:

• Aard van de beperkingen: welke functionele beperkingen heeft de werknemer? Denk aan beperkt kunnen zitten, concentratieproblemen of verminderde belastbaarheid.
• Mogelijkheden tot werkhervatting: welke taken of werkzaamheden kan de medewerker nog wel uitvoeren, eventueel in aangepaste vorm?
• Verwachte herstelduur: een prognose over wanneer (gedeeltelijke) terugkeer naar werk realistisch is.
• Oorzaken en beïnvloedende factoren: spelen er naast medische factoren ook werkgerelateerde of privéomstandigheden mee die het verzuim beïnvloeden?
• Advies voor re-integratie: concrete aanbevelingen over aanpassingen in het werk, begeleiding of interventies die het herstel bevorderen.

Belangrijk om te weten: de probleemanalyse is geen medisch dossier. De bedrijfsarts deelt alleen informatie die relevant is voor de re-integratie. Medische details blijven vertrouwelijk. Dit betekent dat je als werkgever geen diagnose te zien krijgt, maar wel duidelijke handvatten ontvangt om het re-integratietraject vorm te geven.

Hoe verschilt een probleemanalyse van een plan van aanpak?

De probleemanalyse is een medisch-arbeidskundige beoordeling door de bedrijfsarts, terwijl het plan van aanpak een gezamenlijk document is dat werkgever en werknemer samen opstellen op basis van die analyse. De probleemanalyse beschrijft het probleem en de mogelijkheden, het plan van aanpak beschrijft de concrete acties en afspraken om re-integratie te realiseren.

Het verschil wordt duidelijker als je naar de rolverdeling kijkt:

• Probleemanalyse: opgesteld door de bedrijfsarts, bevat een professioneel oordeel over beperkingen, mogelijkheden en herstelprognose. De werkgever en werknemer hebben hier geen directe invloed op.
• Plan van aanpak (PvA): opgesteld door werkgever en werknemer samen, op basis van de probleemanalyse. Hierin staan concrete afspraken over werkhervatting, aanpassingen, evaluatiemomenten en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Je kunt het zo zien: de probleemanalyse is de diagnose van de situatie, het plan van aanpak is het recept. Zonder een goede probleemanalyse mist het plan van aanpak een stevige basis. Beide documenten zijn verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter en worden door het UWV beoordeeld bij een eventuele WIA-aanvraag na twee jaar ziekte.

Wat gebeurt er als de probleemanalyse ontbreekt of te laat is?

Als de probleemanalyse ontbreekt of te laat wordt opgesteld, loopt de werkgever het risico op een loonsanctie van het UWV. Dit betekent dat je als werkgever verplicht kunt worden om tot een jaar langer het loon van de zieke medewerker door te betalen, bovenop de reguliere twee jaar loondoorbetaling bij ziekte.

Het UWV beoordeelt aan het einde van de twee ziektejaren of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd. Een ontbrekende of te late probleemanalyse is een duidelijk signaal dat het re-integratietraject niet volgens de regels is verlopen. De gevolgen kunnen aanzienlijk zijn:

• Loonsanctie: tot maximaal 52 weken extra loondoorbetaling, wat bij een gemiddeld salaris al snel tienduizenden euro’s kost.
• Vertraging in re-integratie: zonder probleemanalyse ontbreekt de basis voor een goed plan van aanpak, waardoor het hele re-integratieproces vertraging oploopt.
• Juridische kwetsbaarheid: bij geschillen over re-integratie sta je als werkgever zwakker als de wettelijk verplichte documenten niet op orde zijn.

Daarnaast kan een te late probleemanalyse het vertrouwen tussen werkgever en werknemer schaden. De medewerker kan het gevoel krijgen dat zijn of haar situatie niet serieus wordt genomen, wat het herstel juist belemmert. Zorg er daarom voor dat je arbodienst tijdig wordt ingeschakeld en dat de bedrijfsarts de probleemanalyse binnen de wettelijke termijn van zes weken opstelt.

Hoe kunnen werkgevers de probleemanalyse optimaal benutten?

Werkgevers benutten de probleemanalyse optimaal door het document niet als administratieve formaliteit te behandelen, maar als actief sturingsinstrument voor het re-integratietraject. Gebruik de analyse als leidraad voor gesprekken met de medewerker, als basis voor het plan van aanpak en als toetssteen bij evaluatiemomenten.

Bereid het gesprek met de bedrijfsarts goed voor

Voordat de bedrijfsarts de probleemanalyse opstelt, is het waardevol om relevante informatie aan te leveren. Denk aan een beschrijving van de werkzaamheden, de werkomgeving en eventuele signalen die je als leidinggevende hebt waargenomen. Hoe beter de bedrijfsarts de werksituatie begrijpt, hoe gerichter de probleemanalyse wordt.

Vertaal de analyse naar concrete acties

Lees de probleemanalyse zorgvuldig en bespreek de inhoud met je casemanager. Stel jezelf de volgende vragen:

• Welke aanpassingen in het werk zijn direct mogelijk op basis van de genoemde mogelijkheden?
• Zijn er interventies nodig, zoals coaching, werkplekaanpassingen of een arbeidsdeskundig onderzoek?
• Komt de verwachte herstelduur overeen met wat je in de praktijk ziet, en zo niet, is een bijstelling nodig?
• Spelen er niet-medische factoren mee die je als werkgever kunt beïnvloeden?

Door de probleemanalyse actief te gebruiken in het plan van aanpak en bij evaluatiegesprekken, houd je het re-integratietraject op koers en voorkom je verrassingen bij de WIA-beoordeling.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij de probleemanalyse

Bij ons staat een zorgvuldige en tijdige probleemanalyse aan de basis van elk re-integratietraject. Ons team van bedrijfsartsen en casemanagers werkt nauw samen om ervoor te zorgen dat de probleemanalyse niet alleen voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter, maar ook echt richting geeft aan het herstelproces.

Dit is wat je van ons kunt verwachten:

• Tijdige oplevering: wij bewaken de wettelijke termijnen en zorgen dat de probleemanalyse binnen zes weken klaarstaat.
• Brede blik op verzuim: onze bedrijfsartsen kijken verder dan alleen de medische kant. We betrekken ook werk, privé en persoonlijke factoren in de analyse, omdat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft.
• Vaste casemanager: je krijgt een vast aanspreekpunt dat het hele verzuimproces coördineert, van probleemanalyse tot plan van aanpak en evaluatie.
• Ondersteuning voor leidinggevenden: we helpen je om de probleemanalyse te vertalen naar concrete stappen en effectieve gesprekken met je medewerker.
• Korte lijnen: met ons compacte team van 45 professionals communiceer je direct met de mensen die ertoe doen.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Bekijk ons aanbod op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.