Als werkgever werk je samen met een casemanager en bedrijfsarts door duidelijke rollen af te spreken, regelmatig te overleggen en gezamenlijk een Plan van Aanpak op te stellen dat voldoet aan de Wet verbetering Poortwachter. De casemanager coördineert het proces, de bedrijfsarts beoordeelt de medische situatie en jij als werkgever bent verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding en re-integratie van je medewerker. Hoe die samenwerking er precies uitziet, welke taken bij jou liggen en wat je doet als je het ergens niet mee eens bent, lees je hieronder.

Wat is het verschil tussen een casemanager en een bedrijfsarts?

Een casemanager coördineert het volledige verzuimproces en bewaakt de voortgang, terwijl een bedrijfsarts medische beoordelingen uitvoert en adviseert over de beperkingen en mogelijkheden van een zieke medewerker. De casemanager is je vaste aanspreekpunt voor procesmatige vragen; de bedrijfsarts is de medisch specialist die bepaalt wat een medewerker wel en niet kan.

De rol van de casemanager

De casemanager houdt het overzicht over alle stappen in het verzuimtraject. Denk aan het bewaken van wettelijke termijnen, het afstemmen tussen jou en de medewerker, en het signaleren wanneer extra interventies nodig zijn. Een goede casemanager werkt op drie niveaus: met de medewerker zelf, met de leidinggevende en op organisatieniveau. Zo zorgt de casemanager ervoor dat niet alleen de klachten worden aangepakt, maar ook de onderliggende oorzaken van verzuim.

De rol van de bedrijfsarts

De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op waarin de aard van de beperkingen, de mogelijkheden en het verwachte herstel worden beschreven. Op basis van deze probleemanalyse stel je samen met je medewerker het Plan van Aanpak op. De bedrijfsarts mag geen diagnose met jou delen, maar adviseert wel concreet over wat de medewerker nog kan doen en welke aanpassingen nodig zijn. Daarnaast kan de bedrijfsarts doorverwijzen naar een arbeidsdeskundig onderzoek of andere specialisten wanneer dat nodig is.

Welke taken heeft de werkgever tijdens het verzuimtraject?

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het melden van verzuim, het voeren van regelmatige gesprekken met je medewerker, het opstellen en uitvoeren van het Plan van Aanpak en het faciliteren van re-integratie. De Wet verbetering Poortwachter legt deze verplichtingen vast en het UWV toetst na twee jaar of je voldoende hebt gedaan.

Concreet komen de volgende taken op je bord:

• Ziekmelding doorgeven aan je arbodienst, bij voorkeur op de eerste verzuimdag
• Contact houden met je medewerker en samen bespreken wat er nodig is voor herstel
• Plan van Aanpak opstellen op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts, uiterlijk in week acht
• Re-integratie faciliteren door aangepast werk aan te bieden, werkplekken aan te passen of andere passende functies te zoeken
• Voortgang evalueren en het Plan van Aanpak bijstellen wanneer de situatie verandert
• Verzuimdossier bijhouden zodat je bij een eventuele WIA-aanvraag kunt aantonen dat je aan alle verplichtingen hebt voldaan

Doe je als werkgever te weinig aan re-integratie, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je tot een jaar langer het loon van je zieke medewerker moet doorbetalen. Zorgvuldig samenwerken met je casemanager en bedrijfsarts helpt je om dit te voorkomen.

Hoe verloopt de communicatie tussen werkgever, casemanager en bedrijfsarts?

De communicatie verloopt via vaste contactmomenten en korte lijnen. De casemanager fungeert als spil tussen jou als werkgever, de medewerker en de bedrijfsarts. Je bespreekt procesmatige zaken met de casemanager en ontvangt medische adviezen via de bedrijfsarts, zonder dat medische details worden gedeeld die onder het beroepsgeheim vallen.

In de praktijk ziet dat er zo uit: na een ziekmelding neemt de casemanager contact met je op om de situatie in kaart te brengen. Vervolgens plant de casemanager een spreekuur bij de bedrijfsarts wanneer dat nodig is. Na het spreekuur ontvang je een advies met concrete aanbevelingen over de inzetbaarheid van je medewerker. De casemanager bespreekt dit advies met je en helpt bij het vertalen naar acties in het Plan van Aanpak.

Regelmatig overleg is belangrijk. Plan minimaal elke zes weken een evaluatiemoment in met je casemanager om de voortgang te bespreken. Verandert de situatie tussentijds? Neem dan direct contact op. Hoe sneller je signalen deelt, hoe effectiever de begeleiding. Bedenk daarbij dat ongeveer 40% van langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, zoals problemen op het werk of in de privésfeer. Juist die signalen kun jij als werkgever vroegtijdig oppikken en delen met de casemanager.

Wanneer moet de werkgever de bedrijfsarts inschakelen?

Je schakelt de bedrijfsarts in wanneer een medewerker zich ziek meldt en je twijfelt over de belastbaarheid, wanneer het verzuim langer dreigt te duren dan twee weken, of wanneer de Wet verbetering Poortwachter een medische beoordeling voorschrijft. Uiterlijk in week zes moet de bedrijfsarts een probleemanalyse hebben opgesteld.

Daarnaast zijn er situaties waarin je de bedrijfsarts eerder of tussentijds inschakelt:

• Bij frequent kort verzuim dat een patroon laat zien
• Wanneer je vermoedt dat werkgerelateerde factoren een rol spelen bij de klachten
• Als een medewerker zelf aangeeft behoefte te hebben aan een gesprek met de bedrijfsarts
• Bij dreigend langdurig verzuim, zodat je snel kunt starten met re-integratie
• Wanneer je twijfelt of het aangeboden werk passend is bij de beperkingen

Wacht niet te lang met het inschakelen van de bedrijfsarts. Vroeg ingrijpen verkort de verzuimduur en voorkomt dat situaties escaleren. Een medewerker heeft overigens ook altijd het recht om zelf een afspraak met de bedrijfsarts aan te vragen, ongeacht of jij als werkgever daar aanleiding voor ziet.

Wat kan een werkgever doen als hij het oneens is met het advies van de bedrijfsarts?

Als je het oneens bent met het advies van de bedrijfsarts, kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dit is een onafhankelijke second opinion over de arbeidsongeschiktheid van je medewerker of de re-integratie-inspanningen. Zowel jij als werkgever als de medewerker kunnen dit aanvragen.

Voordat je een deskundigenoordeel aanvraagt, is het verstandig om eerst het gesprek aan te gaan. Bespreek je twijfels met de casemanager, die kan verduidelijken hoe het advies tot stand is gekomen. Soms blijkt een verschil van inzicht te ontstaan door onduidelijke communicatie of ontbrekende context. De casemanager kan dan bemiddelen of een nieuw spreekuur bij de bedrijfsarts inplannen.

Kom je er samen niet uit, dan biedt het deskundigenoordeel van het UWV een formele uitweg. Het UWV beoordeelt dan onafhankelijk of de medewerker geschikt is voor het eigen of aangepaste werk, of de re-integratie-inspanningen voldoende zijn, of het aangeboden werk passend is. Dit oordeel is niet juridisch bindend, maar weegt zwaar bij een eventuele WIA-beoordeling of bij een arbeidsrechtelijk geschil.

Negeer een advies van de bedrijfsarts nooit zonder actie te ondernemen. Als je het advies naast je neerlegt zonder deskundigenoordeel en de re-integratie loopt vast, loop je het risico op een loonsanctie.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij verzuimbegeleiding en samenwerking

Bij ons krijg je als werkgever een vaste casemanager die het complete verzuimproces voor je coördineert en bewaakt. Onze aanpak richt zich niet alleen op de medische kant, maar ook op werk, privé en persoonlijke factoren die verzuim beïnvloeden. Met twee ervaren bedrijfsartsen in ons directieteam en een team van 45 professionals bieden we korte lijnen en deskundig advies.

Wat je van ons kunt verwachten:

• Een vaste casemanager die werkt op medewerker-, leidinggevende- en organisatieniveau
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1 met ons Vitaal Plus pakket, het meest gekozen door werkgevers
• Actieve ondersteuning van leidinggevenden, omdat de leidinggevende de grootste voorspeller is voor verzuim
• Focus op gedragsbeïnvloeding, want gedrag maakt vaak het verschil tussen ziek zijn en arbeidsongeschikt zijn
• Toegang tot een webportaal waar je de voortgang van het verzuimtraject kunt volgen

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding of neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.