De tijdlijn van de Wet Verbetering Poortwachter loopt van de eerste ziektedag tot en met week 104 en beschrijft stap voor stap welke re-integratieverplichtingen werkgever en werknemer moeten nakomen. Denk aan de ziekmelding bij het UWV in week 1, de probleemanalyse uiterlijk in week 6, het Plan van Aanpak in week 8, de eerstejaarsevaluatie rond week 52 en de WIA-aanvraag uiterlijk in week 93. Elke stap heeft een wettelijke deadline, en het missen daarvan kan leiden tot een loonsanctie van het UWV. Hieronder doorlopen we de volledige tijdlijn van week 1 tot 104 en beantwoorden we de belangrijkste vragen over het verzuimbegeleidingsstappenplan.

Welke verplichtingen gelden er in de eerste zes weken van verzuim?

In de eerste zes weken van verzuim moet de werkgever de ziekmelding uiterlijk op dag 4 doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts, en uiterlijk op de eerste dag bij het UWV als de werknemer een no-riskpolis heeft. Daarnaast moet de bedrijfsarts uiterlijk in week 6 een probleemanalyse opstellen die de basis vormt voor het verdere re-integratietraject.

Concreet ziet het ziekteverzuimstappenplan er in deze fase als volgt uit:

• Dag 1: De werknemer meldt zich ziek bij de werkgever. De werkgever registreert het verzuim.
• Uiterlijk dag 4: De werkgever geeft de ziekmelding door aan de arbodienst of bedrijfsarts.
• Week 1 tot 6: De bedrijfsarts of arboverpleegkundige beoordeelt de situatie en stelt vast of er sprake is van dreigend langdurig verzuim.
• Uiterlijk week 6: De bedrijfsarts levert de probleemanalyse op. Hierin staan de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop beschreven.

De probleemanalyse is een belangrijk document, omdat deze bepaalt welke richting de re-integratie opgaat. De bedrijfsarts kijkt niet alleen naar medische klachten, maar ook naar factoren op het gebied van werk, privé en persoon. Dat is relevant, want een aanzienlijk deel van langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak. Hoe eerder je als werkgever actief betrokken bent, hoe groter de kans op een vlot herstel.

Wat moet er gebeuren tussen week 6 en week 52 volgens de Poortwachter?

Tussen week 6 en week 52 stellen werkgever en werknemer samen een Plan van Aanpak (PvA) op, voeren ze de afgesproken re-integratieactiviteiten uit en evalueren ze het plan elke zes weken. Rond week 42 meldt de werkgever de werknemer ziek bij het UWV, en rond week 52 vindt de verplichte eerstejaarsevaluatie plaats.

Het Plan van Aanpak en de zeswekelijkse evaluaties

Uiterlijk in week 8, dus binnen twee weken na de probleemanalyse, moet het Plan van Aanpak klaar zijn. In dit document leggen werkgever en werknemer vast welke stappen ze nemen om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Denk aan aangepaste taken, opbouwschema’s, coaching of een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO). De casemanager bewaakt de voortgang en zorgt dat het plan elke zes weken wordt geëvalueerd en waar nodig wordt bijgesteld.

Deze zeswekelijkse evaluaties zijn geen formaliteit. Ze dwingen beide partijen om actief bezig te blijven met re-integratie en tijdig bij te sturen als het herstel anders verloopt dan verwacht.

De 42e-weeksmelding en eerstejaarsevaluatie

In week 42 ben je als werkgever verplicht om de langdurige ziekte te melden bij het UWV. Dit is een administratieve stap, maar vergeet hem niet: het UWV gebruikt deze melding om het dossier voor te bereiden op een eventuele WIA-aanvraag later in het traject.

Rond week 52 volgt de eerstejaarsevaluatie. Werkgever en werknemer blikken terug op het eerste ziektejaar en bepalen samen de koers voor het tweede jaar. Is re-integratie in het eigen werk (spoor 1) nog haalbaar, of moet je ook kijken naar werk bij een andere werkgever (spoor 2)? Dit is het moment om die keuze expliciet te maken en vast te leggen.

Hoe verloopt het re-integratietraject in het tweede ziektejaar?

In het tweede ziektejaar zetten werkgever en werknemer de re-integratieactiviteiten voort, met extra aandacht voor spoor 2 als terugkeer naar de eigen werkgever niet meer realistisch is. Uiterlijk in week 88 stelt de werkgever het re-integratieverslag op, en uiterlijk in week 93 dient de werknemer de WIA-aanvraag in bij het UWV.

Het tweede jaar kent de volgende belangrijke momenten:

1. Week 52 tot 78: Voortzetting van re-integratieactiviteiten. Als spoor 2 is ingezet, loopt een re-integratiebureau mee om passend werk bij een andere werkgever te vinden.
2. Week 88: De werkgever stelt het re-integratieverslag samen. Dit verslag bevat alle documenten uit het Poortwachter-dossier: de probleemanalyse, het Plan van Aanpak, de evaluaties en de eerstejaarsevaluatie.
3. Uiterlijk week 93: De werknemer dient de WIA-aanvraag in bij het UWV, inclusief het re-integratieverslag. Dit is de WIA-aanvraagtermijn die je niet mag missen.
4. Week 93 tot 104: Het UWV beoordeelt het re-integratieverslag en voert een WIA-keuring uit. Het UWV toetst of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd.

Na week 104 stopt in principe de loondoorbetalingsverplichting en volgt een WIA-beslissing. Afhankelijk van de mate van arbeidsongeschiktheid komt de werknemer in aanmerking voor een WGA-uitkering (bij 35 tot 80% arbeidsongeschiktheid of tijdelijk volledig) of een IVA-uitkering (bij volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid).

Wat zijn de gevolgen als werkgever of werknemer zich niet aan de Poortwachter houdt?

Als de werkgever de Poortwachterverplichtingen niet nakomt, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat de werkgever tot maximaal een jaar langer het loon moet doorbetalen, bovenop de reguliere twee jaar. Voor de werknemer kan het UWV de WIA-uitkering geheel of gedeeltelijk weigeren bij onvoldoende medewerking aan re-integratie.

De loonsanctie is de meest voorkomende en meest ingrijpende consequentie voor werkgevers. Het UWV legt deze op wanneer het oordeelt dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn geweest. Veelvoorkomende redenen zijn:

• Te laat opstellen van de probleemanalyse of het Plan van Aanpak
• Onvoldoende onderzoek naar mogelijkheden voor spoor 2
• Geen of te weinig zeswekelijkse evaluaties
• Een onvolledig re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag

Bedenk dat elke verzuimdag gemiddeld 300 euro kost. Een loonsanctie van een jaar betekent dus een forse financiële strop. Daarnaast kan de werknemer de werkgever aanspreken op nalatigheid, wat de arbeidsrelatie verder onder druk zet.

Voor werknemers geldt dat zij verplicht zijn om mee te werken aan hun re-integratie. Weigert een werknemer passend werk of werkt deze niet mee aan het Plan van Aanpak, dan mag de werkgever het loon opschorten of zelfs stopzetten. Het is daarom in het belang van beide partijen om de tijdlijn Wet Verbetering Poortwachter nauwgezet te volgen.

Wanneer is het verstandig om een deskundigenoordeel aan te vragen?

Een deskundigenoordeel bij het UWV vraag je aan wanneer werkgever en werknemer het niet eens zijn over de re-integratie-inspanningen, de passendheid van aangeboden werk of de mate van arbeidsongeschiktheid. Het is een onafhankelijk advies dat helpt om een patstelling te doorbreken en het re-integratieproces weer vlot te trekken.

Typische situaties waarin een deskundigenoordeel nuttig is:

• De werknemer vindt dat het aangeboden werk niet passend is, terwijl de werkgever daar anders over denkt.
• De werkgever twijfelt of de werknemer voldoende meewerkt aan re-integratie.
• Er is verschil van inzicht over het advies van de bedrijfsarts.
• De re-integratie stagneert en geen van beide partijen weet hoe verder.

Wacht niet te lang met het aanvragen van een deskundigenoordeel. Hoe langer een conflict onopgelost blijft, hoe groter de vertraging in de Poortwachter-tijdlijn. Bovendien weegt het UWV bij de WIA-beoordeling mee of partijen tijdig actie hebben ondernomen om knelpunten op te lossen. Een deskundigenoordeel toont aan dat je als werkgever serieus werk maakt van je re-integratieverplichtingen.

Hoe voorkom je als werkgever vertraging in de Poortwachter-tijdlijn?

Je voorkomt vertraging door vanaf dag 1 een vaste casemanager aan te wijzen, alle deadlines actief te bewaken en het contact tussen werknemer, leidinggevende en bedrijfsarts goed te organiseren. Proactief handelen in de eerste weken voorkomt dat je later in het traject achter de feiten aanloopt.

De volgende maatregelen helpen je om grip te houden op het verzuimproces:

• Stel een vaste casemanager aan die het volledige traject coördineert en alle termijnen bewaakt.
• Plan de zeswekelijkse evaluaties vooruit in de agenda, zodat ze niet worden vergeten.
• Zorg voor een compleet dossier vanaf het begin. Leg elk gesprek, elke afspraak en elke bijstelling van het Plan van Aanpak vast.
• Betrek de leidinggevende actief bij het re-integratieproces. De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim en speelt een belangrijke rol bij het creëren van de juiste voorwaarden voor terugkeer.
• Schakel tijdig een arbeidsdeskundige in als er twijfel is over de passendheid van het werk of als spoor 2 overwogen moet worden.

Veel werkgevers onderschatten hoeveel administratieve en inhoudelijke stappen de Wet Verbetering Poortwachter van week 1 tot 104 bevat. Een gestructureerde aanpak met duidelijke verantwoordelijkheden maakt het verschil tussen een soepel re-integratietraject en een kostbare loonsanctie.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met de Wet Verbetering Poortwachter

Wij ondersteunen werkgevers bij elke stap van de Poortwachter-tijdlijn, van de eerste ziekmelding tot de WIA-aanvraag. Onze aanpak is erop gericht om vertraging te voorkomen, het dossier op orde te houden en medewerkers zo snel en duurzaam mogelijk terug te laten keren naar werk.

Wat we concreet voor je doen:

• Vaste casemanager die het volledige verzuimtraject coördineert en alle Poortwachter-deadlines bewaakt
• Ervaren bedrijfsartsen die de probleemanalyse tijdig opstellen en medewerkers begeleiden bij herstel en re-integratie
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1 met ons Vitaal Plus pakket, inclusief toegang tot ons webportaal voor dossieropbouw
• Advies aan leidinggevenden over hun rol in het re-integratieproces en het voorkomen van verzuim
• Arbeidsdeskundig onderzoek wanneer er twijfel is over passend werk of de inzet van spoor 2

Bekijk ons volledig aanbod van verzuim- en re-integratiediensten om te zien hoe wij je kunnen ondersteunen. Wil je zeker weten dat je als werkgever aan alle re-integratieverplichtingen voldoet en een loonsanctie voorkomt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij je kunnen ontzorgen bij de verzuimbegeleidingstijdlijn.